Organisation et coordination de Toques et Porcelaine 2027

Le prestataire conçoit le programme opérationnel, mobilise et accompagne les intervenants et partenaires, et assure la coordination avec les services de la Ville. Il prévoit des moyens humains suffisants pour les actions simultanées et détaille les modalités de mise en œuvre, les partenariats, les rétro-plannings, les moyens techniques et les besoins d’appui municipal. Un calendrier est élaboré avec la Ville et validé par elle.

Sites, installations et animations

Le périmètre prévoit des chalets et un podium principal sur une place, une seconde place avec un autre podium, des démonstrations aux halles centrales, une halle des savoir-faire et des actions de valorisation de la porcelaine. Les emplacements proposés sont soumis à validation. La Ville peut mettre à disposition et installer jusqu’à 60 chalets, des tentes de 3 × 3 m ou 5 × 5 m, des podiums, tables et chaises. Le prestataire prévoit les autres structures, matériels et postes de cuisine nécessaires, ainsi que des places assises et abritées pour le public des démonstrations. Il propose l’habillage esthétique des chalets et stands, notamment des espaces porcelainiers.

Pour les installations CTS ou scéniques envisagées, l’offre comporte le registre ou extrait du registre de sécurité, la nature de l’activité, l’effectif attendu, un plan, les modalités d’implantation et de liaisonnement au sol adaptées aux charges d’exploitation, les aménagements intérieurs et la description des installations techniques.

Le programme comprend la mobilisation de chefs invités étoilés et/ou médiatiques, leurs déplacements, hébergements, repas et cachets éventuels, ainsi que leur accueil et accompagnement. Les démonstrations sont réparties entre les sites, animées avec un intervenant spécialisé et associent notamment porcelainiers, producteurs et élèves des deux lycées hôteliers locaux, avec défraiement à prévoir pour ces derniers. Des animations complémentaires peuvent prendre la forme d’ateliers, concours, expositions, concerts, marché de producteurs ou activités autour de la porcelaine et des savoir-faire régionaux.

Repas, billetterie et production audiovisuelle

Le prestataire organise trois repas payants : un déjeuner, un dîner de gala pour environ 250 convives et un brunch. Il assure la logistique des repas, notamment produits et boissons, mobilier, vaisselle, nappage, décoration, cuisine et matériel professionnel, traiteur, éclairage et nettoyage. Pour le dîner de gala, il sollicite les porcelainiers pour la vaisselle, en assure la récupération, l’installation et la restitution. Il suit les réservations des trois repas et transmet à la Ville la liste nominative des convives du gala.

Il met en place et gère une billetterie en ligne compatible avec le site de la manifestation, réalisé et alimenté par la Ville. Il organise la captation des démonstrations et livre une émission PAD titrée au format .mov, a minima 720p à 35 Mb/s, avec son stéréo à −12 dB peak, ainsi qu’une vidéo full HD mp4 en 1920 × 1080, 720p, à 5 Mb/s, d’une taille maximale de 2 Go. Les marques de produits et d’entreprises partenaires ne doivent pas apparaître dans les images, y compris pendant les démonstrations.

Coordination sur site et prestations annexes

Les prestations comprennent la régie générale, avec permanence sur site, signalement rapide des incidents, suivi des participants, accompagnement de leur installation et relais quotidien avec l’équipe de gardiennage de nuit. Un agent SSIAP assure une présence mobile pendant les périodes d’ouverture au public, de l’installation au démontage. Le prestataire prépare et accompagne techniquement et logistiquement les artistes, négocie et rédige leurs contrats et avance leurs cachets. Il assure également la sonorisation des espaces extérieurs, la régie son, les playlists et l’intervention d’un speaker.

Sont aussi inclus la fourniture, la distribution, le ramassage et le lavage de gobelets réutilisables fabriqués en nombre suffisant et dans des tailles adaptées, ainsi que la fourniture et le lavage de petites assiettes en porcelaine pour les restaurateurs des chalets. Une proposition détaillée de kits de dégustation vendus sur place est attendue. Le nettoyage et la propreté comprennent le vidage des cendriers, le nettoyage des mange-debout, le ramassage des papiers et déchets, le remplacement des sacs fournis par la Ville dans les collecteurs, l’entretien du bungalow sanitaire et l’évacuation des déchets issus du démontage.

Le prestataire accompagne la mobilisation des partenaires professionnels, co-anime le comité de pilotage et participe aux comités techniques. Il établit un bilan à présenter aux partenaires. La communication générale, les relations presse, les partenariats médias, le site internet, la signalétique et les plans d’implantation relèvent de la Ville ; le prestataire lui transmet les éléments de programme et les informations relatives aux intervenants.