Production et construction de pavillons français

Versions et solutions d’aménagement

Sept versions doivent être proposées : Basic, Essential, Lightbox, Workstation, Pedestal, Food et Wine. Une tarification distincte est attendue pour les salons de la côte Ouest et de la côte Est, notamment pour les zones de San Francisco, Las Vegas, Los Angeles et Anaheim d’une part, et New York, Boston, Atlanta, Chicago, Miami, Orlando, Austin et Philadelphia d’autre part.

Les dimensions indiquées dans les documents de conception sont proposées et peuvent être actualisées dans l’offre. Une substitution est possible si le rendu final reste identique aux attentes initiales. L’offre doit présenter :

• des vues 2D et 3D en couleur des différentes versions et implantations ;
• une description détaillée de la construction, des matériaux, couleurs et mesures ;
• une brochure de mobilier avec photographies, dimensions et prix ;
• des photographies ou vidéos des mobiliers et matériaux proposés ;
• les solutions de transport, stockage, entretien du mobilier stocké et localisation des entrepôts.

Les vues 3D pourront être transmises aux exposants, organisateurs et sites d’exposition pour validation des projets. Les fichiers graphiques des exposants sont récupérés via E-Evenement ou une autre plateforme d’échange convenue. Le titulaire doit contrôler immédiatement leur qualité, signaler les fichiers incorrects, adapter les fichiers aux cloisons et supports, produire les impressions nécessaires et soumettre les épreuves d’impression à Business France.

Organisation, montage et exploitation

Le titulaire met en place une équipe dédiée parlant au moins anglais, avec un interlocuteur unique pour Business France. Un chef de projet francophone est apprécié. L’organisation doit couvrir les phases avant, pendant et après les salons, avec des ressources permettant de gérer plusieurs salons simultanément et de coordonner les opérations graphiques, logistiques et techniques.

Le titulaire doit prendre contact avec les équipes techniques des centres d’exposition, obtenir les informations nécessaires à la construction, soumettre le projet aux autorités compétentes et fournir les documents requis. Il prend en charge, sur demande et après accord préalable, les commandes techniques auprès des organisateurs ou de leurs prestataires officiels, notamment pour les fluides, l’élingage, l’électricité, l’internet et le nettoyage quotidien.

À l’arrivée sur site, il vérifie la conformité et l’état des espaces attribués et fait constater les problèmes par l’organisateur. Au départ, il veille à ce que l’inventaire soit identique à celui de l’arrivée. Il doit également fournir une évaluation des risques lorsque l’organisateur la demande et désigner un responsable santé-sécurité présent sur site ou à proximité pendant le montage, le démontage et toute la durée du salon.

Maintenance et assistance sur site

La maintenance doit assurer le bon fonctionnement du pavillon pendant toute la durée du salon. Le responsable maintenance participe à l’installation et est présent à l’ouverture du premier jour. Les autres jours, une ou plusieurs personnes doivent pouvoir intervenir dans un délai de 30 minutes pour les réparations électriques ou structurelles, la signalétique, le mobilier, les téléviseurs, les équipements médias et autres dispositifs défaillants.

Une équipe pluridisciplinaire doit rester disponible de la veille de l’ouverture jusqu’au moins midi le jour d’ouverture pour aider à l’installation des exposants et résoudre les problèmes imprévus. L’alimentation électrique est allumée une demi-heure avant l’ouverture et éteinte une demi-heure après la fermeture, sauf disposition contraire du règlement du salon. Un stock suffisant de mobilier supplémentaire doit être disponible pendant le montage et le premier jour pour répondre aux commandes sur site.

Le titulaire est responsable des études d’ingénierie et fait contrôler, si nécessaire, la structure par un bureau d’études agréé. Il respecte les calendriers opérationnels des organisateurs et de Business France, les réglementations locales d’environnement, de santé et de sécurité, ainsi que les exigences techniques des sites d’exposition.

Prototype et évolution

Un prototype est demandé au titulaire sélectionné, sous réserve de confirmation, avec au maximum un prototype de chaque mobilier personnalisé, de chaque type de superstructure ou signalétique, ainsi qu’un groupe de 4 stands ou un bloc en demi-îlot pour les versions Wine, Food, Essential et Basic. Les options techniques pourront être modifiées après réalisation du prototype ; les modifications générant un coût supplémentaire sont ajoutées aux éléments chiffrés.

Les layouts, informations et surfaces définitifs sont susceptibles d’évoluer. Business France peut ajouter ou retirer des salons, modifier les zones et les surfaces, modifier certains éléments d’aménagement ou commander des prestations similaires. Le titulaire doit maintenir la qualité des matériaux, du mobilier, des finitions et des délais jusqu’au dernier jour du contrat.