Production et construction de pavillons d’exposition

Production, transport, montage et démontage des pavillons français prévus pour le Mobile World Congress. La surface estimée pour l’édition 2027 est de 344 m² ; elle peut ensuite augmenter ou diminuer. Les stands peuvent être réunis en blocs ou répartis entre plusieurs halls ou sections de halls. Les espaces commercialisés par Business France, des régions ou des associations professionnelles peuvent nécessiter des couleurs et une signalétique spécifiques, en partie haute et au niveau des stands.

Deux configurations doivent être chiffrées : courbe rétroéclairée et structure suspendue. Les plans et dimensions proposés peuvent évoluer, sous réserve que le rendu final respecte les demandes. Des substitutions sont possibles si le rendu demeure conforme. Les dessins, vues 3D, meubles sur mesure et éléments graphiques de référence sont indiqués dans les annexes techniques.

Les vues 3D doivent couvrir les configurations Basic, Essential, Lightbox, Workstation, Pedestal, Food et Wine. Elles servent à vérifier la compréhension du concept et peuvent être transmises aux exposants et aux organisateurs ou au lieu d’exposition pour approbation. Les informations et plans définitifs propres à chaque salon sont prévus 5 à 6 semaines avant le montage.

Réalisation, maintenance et prestations associées

Le prix au mètre carré comprend la production, le transport, le montage et le démontage, la maintenance pendant le salon, le nettoyage à la fin du montage et du démontage, ainsi que la maintenance et le stockage intersalons des éléments standard et sur mesure spécialement réalisés pour Business France et les assurances pertinentes.

Une équipe doit rester à la disposition du représentant de Business France pendant le salon pour les besoins de maintenance, notamment en électricité, menuiserie, graphisme et mobilier. Les commandes techniques auprès du salon ou de ses prestataires officiels — par exemple fluides, accrochage, électricité, internet ou nettoyage — sont distinctes du prix au mètre carré. À la demande de Business France, le titulaire peut les passer après accord préalable de l’interlocuteur concerné ; elles font l’objet d’une commande séparée. Le nettoyage pendant le salon est cité parmi les commandes techniques, tandis que le nettoyage de fin de montage et de démontage est inclus dans le prix au mètre carré.

Graphisme et coordination

Une équipe dédiée doit contrôler les fichiers reçus, signaler immédiatement les problèmes de format et préparer les fichiers d’exécution pour adapter les visuels aux supports et cloisons. Les épreuves finales des visuels à imprimer sont soumises à l’approbation de Business France au plus tard une semaine avant le début du montage. Les échanges peuvent utiliser la plateforme E-Evenement ou une autre plateforme, telle que OneDrive ou SharePoint. Le titulaire décrit son organisation avant, pendant et après les salons ainsi que le stockage et le transport des éléments, notamment les entrepôts, transporteurs et modalités de maintenance du mobilier stocké. Une équipe dédiée doit parler au moins anglais et comprendre un interlocuteur unique pour le compte ; un chef de projet francophone est apprécié.

Les exigences de calendrier diffèrent selon les pièces : les spécifications prévoient la confirmation de la participation au moins 90 jours avant le montage, tandis que le modèle de contrat prévoit la confirmation de la superficie au moins 60 jours avant celui-ci. Les dates et surfaces des salons peuvent être modifiées. Le périmètre indiqué exclut les salons en Espagne couverts par les contrats Global Europe ou Food Europe, ainsi que les pavillons réalisés par le prestataire officiel des organisateurs ; le modèle de contrat formule par ailleurs une exclusion plus large pour les salons organisés par Business France en Europe.