Production et construction de pavillons français

Le titulaire conçoit, produit, transporte, construit et démonte les pavillons français organisés par Business France dans le cadre d’un accord-cadre mono-attributaire sans minimum garanti. La prestation comprend également la maintenance pendant les salons, le nettoyage après montage et démontage, le stockage et la maintenance des éléments standard et sur mesure entre les salons, ainsi que les assurances correspondantes.

Les pavillons peuvent être répartis en blocs sur un même site ou implantés dans plusieurs halls ou sections de halls. Les surfaces et la liste des salons sont indicatives et peuvent évoluer ; les surfaces définitives sont communiquées en amont de chaque montage. Les pavillons construits par le prestataire officiel de l’organisateur sont exclus.

Versions et aménagements

Six versions doivent être prises en compte : Basic, Shared, Premium, Pod, French Buzz et Workstation. Les espaces peuvent intégrer des sections commerciales ou institutionnelles nécessitant une identification particulière, notamment par les couleurs, la signalétique haute et la signalétique au niveau des stands.

Le titulaire propose les solutions techniques et matériaux appropriés, avec possibilité de substitution ou d’adaptation des dimensions à condition de conserver le rendu attendu et le concept de pavillon. Des modifications de mobilier, signalétique, éclairage ou autres éléments peuvent être demandées selon les besoins des exposants.

Études, graphisme et validation

Les études s’appuient sur le formulaire quantitatif et qualitatif, les plans détaillés, les vues 3D et le dossier de logos fournis par Business France. Des vues 3D en couleur des différentes versions sont produites à partir des implantations et servent à la validation du design par les exposants, les organisateurs ou le lieu d’exposition.

Le titulaire met en place une équipe dédiée parlant au moins anglais, avec un interlocuteur unique pour Business France ; un chef de projet francophone est apprécié. Il décrit son organisation avant, pendant et après les salons, ses ressources internes et sous-traitées, ses moyens de production, son ingénierie, sa présence locale et sa capacité à gérer plusieurs salons simultanément.

Les fichiers graphiques sont échangés via E-Evenement ou une plateforme équivalente. Une équipe contrôle les fichiers à leur réception, signale immédiatement les erreurs, réalise les travaux d’exécution nécessaires à l’adaptation aux supports et produit les impressions ainsi que les épreuves soumises à Business France. Toute épreuve finale doit être transmise pour validation au plus tard une semaine avant le montage.

Logistique, commandes et livrables

Le titulaire assure le transport, le stockage et l’entretien des éléments de pavillon ; il précise notamment les entrepôts, transporteurs et modalités de maintenance du mobilier stocké. Sur demande, il passe également pour le compte de Business France les commandes techniques auprès de l’organisateur ou de ses prestataires officiels : électricité, fluides, internet, élingage, nettoyage et prestations similaires.

Pour chaque salon, les commandes peuvent porter sur l’aménagement initial, les commandes supplémentaires des exposants, les prestations techniques et les ajustements tardifs. Le titulaire fournit les éléments nécessaires à l’établissement de la commande initiale et remet une liste finale des commandes dans les 15 jours ouvrés suivant le salon, détaillant les services réalisés, les surfaces effectivement équipées, les commandes et les paiements déjà reçus.

Montage, maintenance et conformité

Le titulaire respecte le calendrier opérationnel de l’organisateur et, lorsqu’il existe, celui transmis par Business France. Il vérifie à l’arrivée la conformité et l’état des espaces attribués, fait constater les anomalies par l’organisateur et restitue les espaces dans leur état d’origine au départ.

Un responsable est physiquement présent pendant le montage et le premier jour du salon. Pendant le salon, une équipe compétente en électricité, menuiserie, médias, graphisme et mobilier assure la maintenance ; elle doit pouvoir intervenir dans un délai de 30 minutes. Le titulaire prévoit également une équipe pluridisciplinaire disponible avant l’ouverture et le matin du premier jour pour assister les exposants et résoudre les incidents imprévus.

L’alimentation électrique est activée, sauf règle contraire de l’organisateur, 30 minutes avant l’ouverture et coupée 30 minutes après la fermeture. Un responsable santé-sécurité reste présent sur site ou à proximité pendant le montage, le salon et le démontage. Le titulaire prend en charge les démarches d’approbation auprès des autorités compétentes, les documents nécessaires, l’évaluation des risques et, si nécessaire, la vérification de la structure par un bureau d’études agréé.

Les différences entre les pièces contractuelles concernant l’anticipation des surfaces doivent être prises en compte : les spécifications mentionnent une confirmation au moins 90 jours avant le montage, tandis que le modèle contractuel mentionne 60 jours. Les coûts imposés par l’organisateur pour la construction et les jours supplémentaires de montage ou démontage nécessaires relèvent du titulaire.

Qualité, responsabilité et continuité

Le titulaire est tenu d’une obligation de résultat et corrige à ses frais les erreurs ou non-conformités. Il maintient les effectifs, la qualité et les délais jusqu’au dernier jour du contrat, fournit les comptes rendus demandés par le comité de suivi et reste l’interlocuteur et le responsable de ses sous-traitants. Toute sous-traitance nécessite l’accord préalable de Business France et une déclaration DC4.

Les services non réalisés ne sont pas rémunérés. Des pénalités peuvent notamment s’appliquer en cas de retard de montage, de fin de montage après l’ouverture, de défaut de finition, de non-conformité des plans, matériaux, mobiliers ou dimensions, ou de maintenance insuffisante.