Production et construction du pavillon français

Le marché porte sur la production et la construction d’un pavillon français d’exposition : fabrication, transport, montage et démontage, entretien pendant le salon, nettoyage après montage et démontage, ainsi que maintenance et stockage entre les salons des éléments spécifiques ou standard réalisés pour Business France. Le titulaire fournit aussi les assurances correspondantes. Le marché n’assure aucun volume minimum; les salons, surfaces et configurations peuvent évoluer. Les salons couverts excluent ceux d’Italie relevant des contrats Global Europe ou Food Europe.

Les plans définitifs et informations propres à chaque salon sont transmis au titulaire 5 à 6 semaines avant le montage. Les dimensions proposées sont adaptables si le rendu final reste conforme au concept. L’offre comprend des vues 2D et 3D; les vues 3D servent aussi à l’approbation par les exposants et l’organisateur ou le site. Une équipe dédiée, parlant au moins anglais et dotée d’un interlocuteur unique, assure le suivi avant, pendant et après les salons. Un chef de projet francophone est souhaité.

Éléments et quantités de référence

Le formulaire quantitatif de référence est établi pour une surface totale de 744 m²; ces quantités sont susceptibles d’évoluer selon la configuration de chaque salon.

• Sol : panneaux mélaminés blancs brillants sur plateforme réglable (744 m²); protection PVC pendant le montage et l’installation des exposants (800 m²). Une moquette gris clair sur plancher bois avec bordure aluminium figure en option, sans quantité renseignée.
• Cloisons : cloisons bois blanches de 2,50 m de haut et 10 cm d’épaisseur, avec plinthes hautes et basses de 10 cm (245 ml). Les panneaux doivent permettre la fixation de produits ou supports par ruban adhésif, Velcro, agrafes, clous ou vis; la structure reste masquée. Le formulaire prévoit aussi 49 unités de cloisons de réserve de 2,50 m, avec porte verrouillable, patère et dimensions indiquées de 1 × 1 m; réserve doublée à partir de 18 m². Sont également prévus 7 ml de paroi blanche de finition supérieure, une porte pleine verrouillable, et des éléments en verre dépoli ou miroir sans quantité positive renseignée.
• Structures et graphisme : poutres hautes de 1 m × 2 m de longueur adaptée aux îlots, avec raccordement électrique, éclairage LED et voile alvéolaire masquant les câbles (190 ml); 24 caissons lumineux mobiles pour logo français de 2 × 0,80 m; 55 enseignes de tête rétroéclairées, à double face, de 3 × 0,50 × 0,10 m, avec logos exposant et France, numéro de stand découpé et éclairage LED sur les deux faces. Les fichiers graphiques sont fournis par Business France ou les exposants. L’équipe contrôle leur qualité dès réception, signale immédiatement les fichiers incorrects, adapte les visuels aux supports et cloisons, réalise les impressions nécessaires et transmet les épreuves à Business France pour approbation au plus tard une semaine avant le montage.
• Mobilier : notamment 65 tables rondes blanches de Ø 0,70/0,80 m, 195 chaises blanches, 30 tabourets hauts, 58 comptoirs d’information de 1 × 0,50 × 1,10 m avec logo en façade, un comptoir personnalisé pour Business France et 14 vitrines-comptoirs avec tiroirs pour l’espace French Buzz. Les ensembles d’espace partagé prévoient tables, chaises et rangements; les équipements associés comprennent notamment fontaines à eau, machines à café et accessoires, réfrigérateur de 250 l, poubelles et patères. Pour les stands exposants de 8, 9, 12 m² et plus, le mobilier décrit inclut comptoir avec logo, table, trois chaises, prise 5 A, petite corbeille et réserve verrouillable de 1 m², doublée à partir de 18 m². Plusieurs autres articles figurent au bordereau avec une quantité nulle ou non renseignée.
• Électricité et éclairage : câblage, tableaux, alimentation et raccordements compris dans l’installation, avec câbles et tableaux dissimulés aux visiteurs et exposants; pose possible des câbles dans une goulotte en partie haute des cloisons. Quantités de référence : 230 spots LED sur poutres hautes, 380 bandes LED pour les graphismes français, 24 raccordements de logos, 400 spots sur cloisons et 120 prises multistandards 5 A. Une prise 24 h pour réfrigérateur est également inscrite; les tableaux principaux de 30 A / 380 V et 15 A / 380 V n’ont pas de quantité renseignée.

Organisation sur site et vérifications

Le titulaire vérifie les informations techniques auprès du salon ou du centre d’exposition, contrôle à l’arrivée la conformité et l’état des espaces attribués, et signale tout problème à l’organisateur. Il soumet le projet aux autorités compétentes et fournit les documents requis; il produit une évaluation des risques si l’organisateur la demande. Les tâches d’ingénierie et, le cas échéant, le contrôle de la structure par un bureau d’études agréé sont sous sa responsabilité.

Une équipe multidisciplinaire est mobilisée la veille de l’ouverture jusqu’au moins midi le jour d’ouverture pour aider à l’installation des exposants et traiter les problèmes imprévus; le formulaire prévoit au minimum deux personnes, dont un électricien, par hall jusqu’à la fin de la journée d’ouverture. Le titulaire assure la maintenance pendant le salon : présence à l’ouverture, puis capacité d’intervention sur site dans un délai de 30 minutes les autres jours, avec compétences adaptées notamment en électricité, menuiserie et équipements médias. Sauf règle contraire du salon, l’alimentation électrique est mise en marche une demi-heure avant l’ouverture et arrêtée une demi-heure après la fermeture. Le formulaire prévoit trois jours de maintenance sur site et un jour de nettoyage avant le salon pour les pavillons des halls 16 et 21.

Le titulaire contrôle les commandes techniques auprès des organisateurs ou prestataires officiels à la demande de Business France, après information et accord préalable, et tient un relevé final des commandes et demandes des exposants. Il vérifie également l’inventaire des espaces au départ, puis veille à ce qu’il corresponde à celui constaté à l’arrivée.