Prise de notes et rédaction de projets de procès-verbaux

Le titulaire assiste à toutes les réunions ordinaires ou extraordinaires du CSE, du comité de groupe et du conseil d’administration (CA). Il délègue un rédacteur compétent, équipé pour enregistrer la séance et prendre des notes de qualité. Le même rédacteur est prévu pour l’ensemble des réunions, sauf impossibilité majeure ou modification tardive de la date prévisionnelle. Pour les séances du CA, un enregistrement audio est également transmis par voie électronique le jour même.

Le rythme prévisionnel est d’au moins une réunion ordinaire du CSE par mois, au moins une du comité de groupe par an et au moins quatre séances du CA par an ; des réunions extraordinaires peuvent s’ajouter. Les séances du CSE se tiennent généralement sur une journée, démarrent à 9 h 30 et comportent une interruption méridienne. Les réunions du comité de groupe et du CA durent au maximum 3 heures. Elles peuvent se tenir en présentiel ou à distance.

Rédaction des projets

À partir des notes prises en séance, le rédacteur produit un projet de procès-verbal pour chaque réunion. Les réunions du CSE et du comité de groupe donnent lieu à une synthèse, avec plusieurs variantes proposées, dont une synthèse classique et une plus réduite. Pour le CA, le projet peut être une synthèse ou un compte rendu exhaustif. Les formats indicatifs du bordereau sont d’environ 4 pages pour une synthèse brève, 6 pour une synthèse standard, 8 pour un compte rendu révisé et 14 pour un compte rendu exhaustif.

La rédaction doit être de qualité (orthographe et syntaxe) et fidèle aux propos retranscrits. Les projets sont remis sous format numérique modifiable, de type Word, dans un délai garanti n’excédant pas 10 jours ouvrés après la réunion. La transmission se fait par courriel au secrétaire de l’instance concernée ; pour les réunions du CSE, une copie est adressée simultanément à l’interlocuteur de la direction des ressources humaines.

Les procès-verbaux sont soumis ultérieurement à l’approbation des instances concernées. Le titulaire est tenu au secret professionnel et à la confidentialité des renseignements, documents et données recueillis ; il ne peut les utiliser à d’autres fins et doit restituer les données confiées à la fin de la prestation.