Prestations postales de collecte, affranchissement et acheminement de plis et colis

Le titulaire prend en charge le courrier entrant et sortant, son affranchissement lorsqu’il n’a pas été réalisé en interne, puis son acheminement vers les services postaux. Le besoin porte en moyenne sur 1 584 plis par an, volume indicatif susceptible de varier notamment lors des événements.

La boîte postale de l’Acheteur, située 2 place de Bretagne, est relevée du lundi au vendredi et les plis sont déposés au siège entre 9 h et 9 h 30. Les collectes sortantes ont lieu les jours ouvrés au siège et au Château des ducs de Bretagne, entre 14 h et 15 h. Le titulaire fournit en nombre suffisant et en bon état les bacs, chemises et pochettes nécessaires au tri, au conditionnement et au stockage. Le tri distingue les services généraux, le CSE, le tourisme, l’accueil, la communication, les Machines et les projets ; au Château, il distingue la librairie, la direction, l’édition et les expositions.

Les plis sont déposés au bureau de La Poste Nantes Bretagne avant sa fermeture, le jour même de la collecte. L’affranchissement suit le tri de l’Acheteur et, par défaut, le tarif le moins élevé. Pour les recommandés, la preuve de dépôt est retournée à l’Acheteur le lendemain du dépôt.

Navette et courses express

La navette intersites dessert le siège, le Château, les Machines de l’île et la HAB Galerie, les mardis et jeudis. L’offre précise l’un des deux itinéraires possibles : siège–Château–Machines–HAB Galerie–siège, ou siège–HAB Galerie–Machines–Château–siège. L’itinéraire retenu devient contractuel ; toute modification nécessite la validation expresse de l’Acheteur.

Des courses ponctuelles peuvent transporter plis, documents, matériels ou marchandises entre les sites et d’autres lieux de l’Acheteur. Les demandes peuvent passer par la plateforme, téléphone ou courriel. Une course est réalisée dans la journée ; pour une demande urgente, le délai maximal demandé peut être d’une demi-journée ou d’une heure. Les demandes peuvent notamment concerner la livraison de bons à tirer aux imprimeurs ou le transport de palettes.

Suivi, support et continuité

Le titulaire fournit un suivi quotidien exploitable et un récapitulatif mensuel par site, avec distinction possible des secteurs d’activité. Les états indiquent les types de plis, volumes, grammages ou tranches de poids et les éléments de suivi nécessaires. Un interlocuteur dédié et son suppléant sont joignables par téléphone et courriel du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h hors jours fériés.

Une plateforme sécurisée permet l’accès par comptes de sites, la consultation de l’historique des envois et les demandes de courses express. Le titulaire en assure la disponibilité, le fonctionnement, la maintenance et la sécurité des données. Il signale le jour même les incidents susceptibles d’affecter le service et les mesures correctives. Il assure la garde des plis dès leur collecte jusqu’à leur dépôt au bureau de poste et doit pouvoir justifier la date et l’heure de dépôt.