Remise, collecte et affranchissement du courrier et des colis

Le titulaire récupère les envois auprès des services postaux et les remet à cinq sites de la collectivité, à raison d’un passage par jour aux jours et horaires prévus. Le contexte indique environ 260 000 plis réceptionnés sur une année.

Les passages et volumes estimatifs sont les suivants :

• Parc de l’Étoile, Strasbourg : du lundi au vendredi, entre 7 h 30 et 8 h ; 1 000 à 2 000 plis.
• Presqu’île André Malraux, Strasbourg : du mardi au samedi, entre 7 h 45 et 8 h 30 ; environ 800 plis.
• Lingolsheim : du mardi au samedi, entre 8 h 30 et 9 h ; environ 800 plis.
• Rue Kuhn, Strasbourg : du mardi au samedi, entre 8 h 15 et 9 h ; environ 800 plis.
• Médiathèque de Schiltigheim : du mardi au samedi. Le CCTP fixe le passage entre 8 h 45 et 9 h 45 ; le DPGF indique 7 h 45–8 h 15, ce qui constitue une incohérence à clarifier. Environ 800 plis.

La remise s’effectue auprès d’une personne habilitée. À Schiltigheim, en cas d’absence, le courrier peut être déposé dans la boîte aux lettres désignée. Aucun dépôt extérieur n’est admis sans représentant de la collectivité. La livraison est limitée aux adresses listées ; aucun mécanisme de dérivation n’est prévu pour d’autres adresses. Un pli mal adressé peut être retourné aux services postaux. En cas d’accès impossible, le titulaire contacte le référent du site.

Continuité, traçabilité et sécurisation

Le titulaire assure la continuité de la remise sur tous les sites et met en place un plan de continuité d’activité en cas d’aléa. Il mobilise des moyens de remplacement, signale sans délai les perturbations et rétablit un service conforme dans un délai maximal de 2 heures ouvrées.

Le suivi permet d’identifier les dates et heures de prise en charge et de remise. Un reporting détaillé est fourni sur demande ou selon une fréquence convenue ; la preuve de remise peut prendre la forme d’une signature, d’un émargement ou d’un enregistrement électronique. Les plis sont transportés dans des contenants sécurisés et les biens confiés sont couverts par une assurance responsabilité civile professionnelle.

En cas de perte, détérioration, retard ou erreur de distribution imputable au titulaire, celui-ci informe la collectivité, diligente des recherches et récupère puis livre tout pli mal dirigé dans un délai maximal de 2 heures ouvrées après signalement. Il apporte la preuve du dépôt auprès de l’opérateur postal. Un support téléphonique ou numérique en français est disponible au minimum de 8 h 30 à 18 h, du lundi au vendredi hors jours fériés.