Portail documentaire SaaS et TMA

Le titulaire fournit une solution SaaS paramétrable, interopérable, évolutive et sécurisée constituant le socle central de gestion, d’indexation, de diffusion et d’accès unifié aux ressources documentaires internes et externes, physiques ou numériques. Le portail couvre la collecte, le traitement, l’indexation, la diffusion, la consultation et le pilotage, en privilégiant le référencement des contenus, les métadonnées, les liens vers les sources et l’agrégation des informations plutôt que leur duplication.

La solution doit couvrir notamment :

• La gestion et l’administration des ressources documentaires, le catalogage, l’indexation, la GED, la recherche, l’éditorial, la diffusion, les statistiques et l’administration de la plateforme.
• Les fonctionnalités d’intelligence artificielle, notamment la synthèse et l’analyse documentaire.
• La création, la publication et la diffusion de contenus, les alertes personnalisées, les lettres d’information, la commande de publications, le bulletinage, l’automatisation de tâches et la gestion des droits d’accès.
• La recherche fédérée, le moissonnage et les API avec des sources telles que HAL, Cairn, les réservoirs de métadonnées, Cafeyn, Europresse et les outils de veille, ainsi que les interfaces avec Microsoft 365/SharePoint, Jalios, Drupal 11, Teams, Outlook et RSS.

Projet, intégration et migration

Les prestations comprennent l’analyse de l’existant et des besoins, le cadrage fonctionnel et technique, la conception, le paramétrage du logiciel socle, les développements spécifiques, les interfaces, les éditions, l’hébergement, l’exploitation, les tests, la recette, la mise en production, la formation, la documentation et le conseil.

Le titulaire fournit les environnements de développement, d’intégration, de recette, de formation et de production nécessaires. Il rédige notamment les spécifications d’échange, le dossier d’architecture, le dossier d’exploitation, les dossiers d’installation et les procédures associées. Il réalise les tests unitaires et d’intégration et assiste l’AFD pour les tests techniques, de performance, de charge, de sécurité et fonctionnels. La recette technique des interfaces relève du titulaire ; les recettes fonctionnelle et d’intégration sont conduites par l’AFD avec les moyens fournis par le titulaire.

La reprise porte sur 5 bases CINDOC — DURA_LEX, SED_LEX, CEFEB, SCHERZO et VIDEOCEF — et 4 thésaurus : entités citées, géographique, matière et Xavier. Elle inclut les notices, métadonnées, documents numériques liés et relations entre notices, avec environnement de test, migrations d’essai, validation AFD, simulations, règles de gestion, remédiation éventuelle, suivi et plan de reprise.

La formation est dispensée en français et adaptée aux profils utilisateurs quotidiens, utilisateurs occasionnels, administrateurs fonctionnels et administrateurs techniques. Elle comprend notamment l’administration fonctionnelle et le catalogage, l’indexation, la recherche et les fonctions d’IA, la gestion éditoriale, la diffusion, les statistiques, l’administration technique et l’exploitation. Les supports sont validés par l’AFD et le transfert de compétences doit rendre les équipes autonomes.

Volumétrie et interfaces

Le dimensionnement vise environ 3 500 agents du Groupe AFD en France et à l’international, sur plusieurs sites et fuseaux horaires, avec 4 documentalistes et 2 administrateurs DSI. La performance attendue est un temps de réponse inférieur à 3 secondes pour 80 % des pages et traitements. Seuls les administrateurs sont habilités à contacter le support du titulaire ; les autres demandes sont prises en charge par l’AFD.

Les intégrations utilisent les API officielles et documentées, respectent les limites de débit, prévoient la gestion des erreurs et des reprises, notamment par mécanismes de nouvelle tentative et de file d’erreurs, et font l’objet d’une documentation des contrats d’interface tenue à jour.

SaaS, hébergement et sécurité

L’accès s’effectue par Internet sécurisé HTTPS, avec respect des politiques d’accès AFD, authentification SSO/SAML, API sécurisées, comptes de service documentés et traçabilité des accès des intervenants. Le titulaire décrit les environnements, leur localisation physique, le monitoring, les journaux, les alertes et les performances.

Les données sont hébergées dans l’Union européenne, sans transit ni stockage hors de la zone autorisée, y compris chez les sous-traitants d’hébergement. Le fournisseur doit démontrer les certifications ou équivalences ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 et SOC 2 Type II. Le fournisseur SaaS et le titulaire TMA agissent comme sous-traitants RGPD et fournissent un DPA conforme à l’article 28, ainsi que la documentation de la portabilité et de la suppression des données en fin de contrat.

Le titulaire documente les habilitations, le provisionnement et le dé-provisionnement, les SLA de l’éditeur, la disponibilité garantie, les fenêtres de maintenance, les notifications d’incident, les escalades, la politique de releases, les impacts des mises à jour, les tests de non-régression et les responsabilités en cas d’incident post-mise à jour. Il applique les exigences de sécurité AFD et de protection des systèmes d’information sensibles, fournit un PCA, teste sa bascule et sa reprise au moins annuellement et maintient la résilience, la sécurité et l’intégrité des sauvegardes.

Maintenance et support

La TMA comprend la prise en charge, le support de niveau 2, la maintenance corrective et préventive, la maintenance évolutive, l’expertise technique ou fonctionnelle, le pilotage, la gestion de crise et la réversibilité. Le titulaire est le point d’entrée unique des demandes et assure les relations avec l’éditeur et l’hébergeur.

Le support de niveau 2 traite les questions fonctionnelles ou techniques, les comportements inattendus, les règles de gestion, les corrections ponctuelles de données, les échanges avec l’éditeur et les extractions. La maintenance corrective couvre les anomalies du socle, des paramétrages, développements spécifiques, interfaces et éditions, jusqu’au test et à la validation en production par l’AFD ; un contournement doit être proposé dans le délai applicable pour une anomalie bloquante lorsque la correction nécessite un délai supplémentaire.

La maintenance préventive comprend le suivi de l’état de santé de la plateforme, les contrôles réguliers des composants, performances et versions, les conseils d’amélioration, les alertes, les préconisations et la mise à jour de la documentation. Chaque intervention est consignée avec contrôles, problèmes constatés, solutions, préconisations, opérations réalisées, alertes et prochaines échéances.

La maintenance évolutive est déclenchée sur cahier des charges, devis et commande d’unités d’œuvre. Toute demande supérieure à 10 jours donne lieu à une réunion de clarification, avec compte rendu validé par l’AFD. Elle comprend cadrage, spécifications, conception, développement, paramétrage, tests unitaires, d’intégration, de recette interne, de déploiement et de maintien des performances, documentation, formation et livraison pour recette.

Les demandes et anomalies sont suivies dans l’outil ITSM de l’AFD, avec JIRA pour les tickets et Squash TM pour les campagnes de tests. Le support, la maintenance corrective, la maintenance évolutive et l’expertise sont assurés en heures ouvrées, du lundi au vendredi de 9 h à 18 h. Le forfait de MCO couvre le pilotage transverse, le support niveau 2 et les maintenances corrective et préventive ; la maintenance évolutive est valorisée en UO jour ; l’expertise mobilise des profils d’expert et de consultant fonctionnel ou technico-fonctionnel, en région parisienne ou hors région parisienne.

Gouvernance, qualité et réversibilité

Le titulaire assure la composition et l’encadrement des équipes, la continuité des compétences, la planification, le suivi des charges, la gestion des risques, les comités, les tableaux de bord, la gestion de crise et les plans de progrès. Le PAQ, les RACI, les procédures, les plans de tests, les dossiers d’architecture, de paramétrage, d’installation, d’exploitation, les manuels, les supports de formation et la base de connaissances sont élaborés ou maintenus en français et soumis à validation AFD.

L’AFD peut auditer les tickets, le code, la documentation, le PAQ, les maintenances, les plannings, la cybersécurité, le PCA et la sûreté. Le titulaire transmet annuellement les rapports d’audit de l’éditeur, documente le chiffrement TLS 1.2 minimum en transit et au repos, les sauvegardes, la rétention, la géo-redondance, les possibilités de restauration et les délais RPO/RTO.

La réversibilité comprend le plan initial et ses mises à jour, l’inventaire et le transfert des données, configurations, personnalisations, documents, compétences et moyens techniques, les formations, les travaux en binôme, les démonstrations, la documentation complète, le suivi par comités et la garantie d’une reprise sans interruption ni dégradation du service.