Planification des activités du SA2I

Le lot porte sur les activités du LEF à Cadarache, avec 16 permanents et 4 à 6 personnels temporaires (intérimaires, CDD, doctorants, apprentis, post-doctorants et stagiaires). Le planning doit permettre de suivre les tâches par personne, installation ou dispositif et programme expérimental.

Il couvre les tâches liées aux programmes expérimentaux — préparation, exécution et analyse des essais, avec leurs interfaces — ainsi que les opérations particulières ou d’exploitation des installations : maintenance, contrôles périodiques, travaux et rénovations, en identifiant leurs interfaces avec les programmes. Il intègre aussi les participations du SA2I à des programmes internationaux réalisés hors ASNR, les formations et missions des salariés, et les dates de congrès avec leurs dates de soumission.

La collecte d’informations auprès des collaborateurs est hebdomadaire, en fin de semaine. Elle précède le point de validation avec le chef de laboratoire, prévu le vendredi; le chef de laboratoire présente ensuite le planning au point laboratoire hebdomadaire du lundi matin.

Le planning général est mis à jour chaque semaine et chaque version validée par le chef du LEF est archivée. Les livrables comprennent :

• Un planning personnalisé par collaborateur, sur un mois glissant.
• Un planning des deux semaines à venir, organisé par installation ou dispositif.
• Un planning simplifié servant de support visuel au point du lundi matin, couvrant le mois en cours et le mois suivant, subdivisés en semaines. Il fait apparaître les tâches majeures des principales installations expérimentales et les informations générales (visites, événements, réunions, etc.); son contenu est défini avec le chef du LEF et peut évoluer au fil des semaines.

Le prestataire prépare et anime chaque mois une réunion de reporting avec le chef de service, son adjoint « R&D » et le chef du LEF. Elle examine les jalons annuels du volet expérimentation et leurs évolutions depuis la réunion précédente, en exposant notamment les causes de retard et les points durs; le prestataire propose les ajustements permettant de fiabiliser les plannings. Le SA2I fournit la liste des jalons en début d’année civile; ils sont classés par type 0, 1 ou 2 et comportent une date cible et une date de réalisation effective ou cible. Le tableau de synthèse indique, pour chaque jalon, l’état (en attente, en cours, terminé), le rang, le programme expérimental de rattachement, l’intitulé, le responsable, les dates cible et révisée, les décalages en jours par rapport à la cible et à la réunion précédente, ainsi que les causes d’évolution. Il comporte les retards moyens des jalons de types 1 et 2, en indicateurs effectifs (jalons terminés) et prospectifs (jalons terminés et en cours).

Modalités transverses

La prestation peut être réalisée à distance ou sur le site de Cadarache. Les accès au site sont soumis aux formalités de contrôle en vigueur. Avant le démarrage, une réunion d’information et une inspection commune préalable conduisent à l’établissement écrit d’un plan de prévention. Aucune habilitation n’est requise au titre du cahier des charges; les locaux sont tertiaires et hors zone radiologique. Le CCAP prévoit néanmoins une enquête administrative avec retour favorable pour le personnel ayant accès au système d’information ou se rendant physiquement sur les sites concernés.

La base de planification existante sous MS Project est communiquée au début du marché; les extractions sont fournies au format PDF et les plannings généraux également sous MS Project. Le choix de l’outil pourrait être remis en question en 2028 dans le cadre de la politique de solutions informatiques souveraines. L’ASNR met à disposition un ordinateur portable, un accès limité aux ressources utiles, un VPN, une messagerie et l’outil de téléconférence en vigueur; un bureau peut être mis à disposition selon les besoins. Chaque version informatique des documents et plannings diffusés est archivée et tenue à disposition de l’ASNR; les fichiers MS Project d’origine sont classés à chaque mise à jour sur un répertoire réseau de l’ASNR.

Le titulaire fournit son organisation qualité avec l’offre. Avant exécution, la réunion d’enclenchement traite notamment du planning en cours, des interlocuteurs, des documents disponibles, des échanges et de l’archivage, de la revue de contrat et du plan d’assurance qualité, soumis à l’acceptation du SA2I. Une revue de contrat a lieu chaque semestre. Les documents sont validés par l’encadrement technique du prestataire; l’acceptation des livrables par l’ASNR est formalisée par un bordereau mensuel signé par les chargés d’affaires des deux parties.