Planification des activités du SA2I

Le lot couvre le BEXIE (13 personnes) et la direction du service (un adjoint et deux chargés de mission), à Fontenay-aux-Roses. La prestation organise les tâches d’expertise et d’étude, les activités transverses du bureau et le plan de charge individuel.

Pour chaque expertise, le planning reprend notamment l’analyse préalable, les échanges techniques, les principales étapes de l’instruction et la finalisation du document. L’ASNR fournit un déroulé type et une charge usuelle par tâche, à adapter à chaque affaire selon sa complexité et son étendue. Le suivi est structuré par thématique, par affaire et, pour les expertises, par objet (réacteurs, laboratoires/usines, installations de défense). Les congés, missions, congrès, formations et autres activités susceptibles d’interférer sont intégrés; le soumissionnaire présente sa méthode de suivi du plan de charge individuel.

La collecte des informations auprès des collaborateurs du BEXIE et de l’échelon central concerné est mensuelle. Chaque entretien individuel est estimé à 15 minutes en moyenne. Un remontage complet et une validation du planning ont lieu chaque mois lors d’un échange d’environ une heure avec le chef de bureau et son adjointe.

Le prestataire prépare et anime ensuite une réunion mensuelle de reporting avec le chef de service, son adjoint « expertise » et le chef du BEXIE. Elle présente l’avancement des affaires en cours, les échéances et leurs évolutions, ainsi que le plan de charge de l’ensemble des collaborateurs sur trois mois glissants. Le planificateur signale les chemins critiques, difficultés de séquencement et surcharges, et propose des ajustements pour fiabiliser les plannings. Il présente également le bilan des affaires finalisées, de type schéma temps-temps, et une analyse succincte des dérives et difficultés rencontrées.

Livrables mensuels :

• Un extrait des tâches du planning pour chaque collaborateur.
• Une extraction par objet, un planning global et un plan de charge global.
• Pour chaque affaire finalisée, une analyse du bilan du point de vue de la planification.

Modalités transverses

La prestation peut être réalisée à distance ou sur le site de Fontenay-aux-Roses. Les accès au site sont soumis aux formalités de contrôle en vigueur. Avant le démarrage, une réunion d’information et une inspection commune préalable conduisent à l’établissement écrit d’un plan de prévention. Aucune habilitation n’est requise au titre du cahier des charges; les locaux sont tertiaires et hors zone radiologique. Le CCAP prévoit néanmoins une enquête administrative avec retour favorable pour le personnel ayant accès au système d’information ou se rendant physiquement sur les sites concernés.

La base de planification existante sous MS Project est communiquée au début du marché; les extractions sont fournies au format PDF et les plannings généraux également sous MS Project. Le choix de l’outil pourrait être remis en question en 2028 dans le cadre de la politique de solutions informatiques souveraines. L’ASNR met à disposition un ordinateur portable, un accès limité aux ressources utiles, un VPN, une messagerie et l’outil de téléconférence en vigueur; un bureau peut être mis à disposition selon les besoins. Chaque version informatique des documents et plannings diffusés est archivée et tenue à disposition de l’ASNR; les fichiers MS Project d’origine sont classés à chaque mise à jour sur un répertoire réseau de l’ASNR.

Le titulaire fournit son organisation qualité avec l’offre. Avant exécution, la réunion d’enclenchement traite notamment du planning en cours, des interlocuteurs, des documents disponibles, des échanges et de l’archivage, de la revue de contrat et du plan d’assurance qualité, soumis à l’acceptation du SA2I. Une revue de contrat a lieu chaque semestre. Les documents sont validés par l’encadrement technique du prestataire; l’acceptation des livrables par l’ASNR est formalisée par un bordereau mensuel signé par les chargés d’affaires des deux parties.