Assistance à la gestion de projets d’exploitation

La prestation apporte un appui continu au suivi des activités des installations : reporting, maîtrise des coûts et des délais, et assistance à la préparation et au déroulement des consultations. Le périmètre couvre les activités de maintien en conditions opérationnelles, les études et travaux liés aux exigences de sûreté et de réglementation, ainsi que les projets de recherche et développement.

Reporting et suivi d’activité. Mise en place et actualisation d’indicateurs et d’un tableau de bord pour le service, les groupes et les installations, avec note de support. Les indicateurs incluent notamment jalons et actions, cahiers des charges finalisés, marchés engagés, avancement budgétaire, disponibilité et maintenance des installations, demandes d’expérimentation et demandes de travaux. Sont aussi prévus un reporting mensuel du service, la mise à jour mensuelle du suivi des marchés à venir ou en cours, la participation aux réunions mensuelles de présentation des marchés prévisionnels au service commercial, des notes d’organisation et l’appui aux schémas directeurs LG/HERA, CD et LE. Les tableaux de bord sont d’abord établis sous Excel ou Access avec macros ; le titulaire propose ensuite leur intégration aux outils du CEA.

Maîtrise des coûts. Création et tenue à jour du suivi pluriannuel des dépenses d’achats externes, vérification mensuelle avec le contrôle de gestion et suivi des consommations de deux accords-cadres. La mission comprend l’élaboration et le suivi mensuel des ASF et ordres de service pour la facturation, des analyses et alertes budgétaires, ainsi que l’établissement et l’actualisation d’une projection des coûts sur cinq ans. Elle couvre aussi les notes d’évolution et d’hypothèses, les demandes budgétaires, et l’assistance aux transferts de coûts de fin d’année.

Le volume indicatif porte sur environ 450 marchés de moins de 50 k€, 25 marchés entre 50 k€ et 300 k€, un marché supérieur à 300 k€, environ 15 eOTP et un budget annuel de service d’environ 10 M€. Les livrables comprennent notamment le tableau des dépenses créé puis actualisé 12 fois par an, les ASF/ordres de service mensuels, 12 analyses annuelles, un tableau PMLT créé puis actualisé mensuellement, quatre notes d’évolution par an et trois demandes budgétaires par an. Le suivi doit permettre la traçabilité des hypothèses et modifications, l’analyse des coûts par nature de dépense et eOTP et l’alerte sur les dérives par type de financement. Les tableaux sont améliorés par filtres, tableaux croisés, automatisations et représentations graphiques ; une intégration ultérieure à Power BI et aux outils du projet CONVERGENCE est proposée.

Maîtrise des délais. Création d’un organigramme des tâches reliant coûts et délais, avec note explicative, et tenue d’un planning directeur mensuel sous Microsoft Project. Le planning regroupe, par installation, les jalons, activités réglementaires, maintenance annuelle, travaux de jouvence et autres travaux, réaménagements et projets de R&D. Il sert également au suivi de la coactivité et des indisponibilités, à la planification des marchés supérieurs à 50 k€, à l’établissement du PMLT et à la planification des schémas directeurs. Chaque tâche comporte au minimum un prédécesseur et un successeur dont la pertinence est réévaluée à chaque mise à jour ; les jalons structurants sont identifiés. Sont également produits une note annuelle d’hypothèses et quatre notes annuelles d’évolution du planning.

Assistance aux consultations. Préparation de cahiers des charges ou fiches d’expression de besoin à partir des modèles existants, et constitution de projets de dossiers de consultation comprenant notamment DPGF, projet de marché et règlement de consultation. La mission inclut une proposition justifiée d’entreprises à consulter, l’estimation documentée des montants, une présentation du marché et la création des demandes d’achat FEBIA. Le volet déroulement comprend l’accompagnement des visites de soumissionnaires, les comptes rendus et listes de participants, l’organisation et le suivi des soutenances, les questions aux candidats, le tableau de suivi questions/réponses et la préparation de l’analyse technique des offres. La volumétrie ferme indiquée comprend 16 cahiers des charges/FEB et documents associés, 16 dossiers de consultation et 50 demandes de devis et d’achat par an pour les commandes provisionnelles. Les délais prévus incluent 20 jours ouvrables après demande pour un cahier des charges/FEB, 10 jours ouvrables pour les demandes de devis et d’achat, et des remises de dossiers liées aux réunions, visites et réception des livrables. Pendant le déroulement d’une consultation, le titulaire ne se substitue pas au CEA.

Des prestations complémentaires sur prix unitaires peuvent porter sur la préparation ou le déroulement d’une consultation et l’analyse des risques marchés : rédaction d’une analyse de risque, matrice des exigences, présentation au pré-CLAMA et préparation des réponses pour le CLAMA. Des prestations modificatives liées à l’objet du marché peuvent également être définies par fiche sur devis préalable.

Organisation et qualité. Le responsable de prestation doit avoir une formation ingénieur/master 2 et une expérience senior en gestion de projet et management. Pour les postes 1 à 3, les intervenants justifient d’au moins quatre ans d’expérience dans les métiers concernés ; pour le poste 4, le profil demandé est ingénieur/master 2 généraliste, mécanique, procédés ou électrique, avec au moins quatre ans d’expérience en gestion d’affaires techniques. Le titulaire fournit un plan de management, organise ses contrôles internes et assure la continuité des compétences. Les livrables suivent le circuit BPO puis BPA ; le CEA dispose de 10 jours ouvrés pour ses observations et le titulaire de 5 jours ouvrés pour les intégrer. Le titulaire collecte de façon proactive les données nécessaires auprès des équipes et interfaces, et relance les contributeurs si besoin.