Pilotage opérationnel et logistique des List Techdays 2027

Le titulaire assure l’accompagnement complet du CEA-List pour la préparation, la réalisation et la restitution des List Techdays 2027. La mission couvre la coordination des prestataires et sous-traitants, la gestion opérationnelle sur site, le reporting, le montage, l’exploitation, le démontage et le bilan post-événement. Les foodtrucks des déjeuners sont directement contractualisés et financés par le CEA-List ; leur implantation, leurs flux et leurs besoins électriques et matériels doivent néanmoins être coordonnés par le titulaire.

Le titulaire établit un rétroplanning complet, un planning opérationnel, les feuilles de service et le dossier de régie. Il coordonne les équipes du CEA-List, les exposants, les prestataires logistiques, audiovisuels, de sécurité et de restauration. Des réunions sont prévues mensuellement à partir de janvier 2027, puis chaque semaine un mois avant l’événement. Chaque réunion donne lieu à un compte rendu transmis pour validation sous une semaine.

Scénographie et aménagement

La scénographie reprend à l’identique ou quasi-identique les grands principes de l’édition 2025, en privilégiant la réutilisation des fonds de stands, structures, mobiliers, habillages et supports existants. Un inventaire du mobilier et des structures doit être réalisé au plus tard 3 semaines après la contractualisation. Toute évolution scénographique majeure est soumise à justification et validation préalable du CEA-List.

Le titulaire conçoit et coordonne les espaces d’accueil, vestiaires, talks, plénières, démonstrateurs, exposition, restauration, circulation et détente. Il fournit notamment :

• Plans d’implantation 2D et 3D, vues d’ambiance, rendus scénographiques, plans techniques et de circulation, zoning détaillé et intégration des contraintes électriques, audiovisuelles et logistiques.
• Signalétique intérieure et extérieure, pose et dépose, orientation des visiteurs, identification des espaces et habillage cohérent du parcours.
• Accueil, scan des badges, orientation, help desk, vestiaire, remise des pass, tours de cou et supports de communication.
• Préparation des locaux, retrait du mobilier existant, montage, démontage, remise en état et nettoyage des salles et des zones d’intervention.

Le dispositif doit accueillir environ 500 personnes par jour. Le Techshow comprend environ 30 stands organisés en îlots thématiques dans les atriums des bâtiments 861 et 863 et les salles annexes. Le mobilier existant recensé comprend 33 fonds de stand standard de 130 × 245 cm, 4 fonds grand format de 182 × 245 cm, 36 panneaux présentoirs de 68 × 117 cm, 28 stèles de 110 × 70 × 70 cm et 5 stèles de 75 × 80 × 80 cm. Le titulaire fournit notamment les panneaux en plexiglas manquants et les nouveaux stickers imprimés.

Communication graphique

Le titulaire décline la charte graphique 2025, en français et, le cas échéant, en anglais, à partir des contenus fournis par le CEA-List et les exposants. Les supports comprennent notamment une plaquette A5 d’environ 20 pages, environ 20 flyers A4, affiches, bannières internet, catalogue des exposants sous PowerPoint, supports numériques, signalétique, éléments d’invitations et d’emailing, fonds de scène, habillage graphique des stands et masque PowerPoint. Les fichiers sources vectoriels sont remis pour réutilisation lors des éditions futures. Les impressions peuvent être commandées sur BPU.

Audiovisuel

Les moyens techniques et humains couvrent les deux journées : 2 écrans de retour pour les orateurs, 10 écrans de retransmission pour les salles annexes, 10 micros HF, 1 micro-cravate, 3 caméras plateau, une régie, l’éclairage de l’amphithéâtre et 45 écrans avec connectiques pour les stands. Une retransmission en direct des plénières est prévue par écrans ou streaming accessible sur téléphone mobile.

L’amphithéâtre du bâtiment 862 comprend 172 places, deux espaces modulables et deux vidéoprojecteurs existants. Les salles de talks comprennent deux espaces de 90 personnes et un espace de deux salles de 85 personnes, avec une surface totale maximale de 121 m² pour les salles 24/25/26. La zone de pitchs du hall 863 reçoit un écran, une connectique, un micro et environ 20 chaises ou poufs. Un stand simple comprend un écran 55 pouces et sa connectique ; un stand double comprend deux écrans 55 pouces et leurs connectiques.

Restauration

Le titulaire prend financièrement, organisationnellement et logistiquement en charge les cocktails de clôture, les cafés d’accueil et le café permanent. Le cocktail du jour 1 est prévu pour 450 personnes ; le café d’accueil pour 500 personnes le jour 1 et 400 personnes le jour 2 ; le café permanent concerne 500 personnes par jour, avec réassort et entretien régulier. Les horaires prévisionnels sont 08h30–10h00 pour les cafés et 17h00–18h00 pour le cocktail du jour 1. Le cocktail du jour 2 pour 350 personnes et les participants supplémentaires relèvent du BPU.

Les déjeuners foodtrucks concernent 400 à 500 personnes pendant 2 heures, avec 100 places assises simultanées. Le titulaire en coordonne l’implantation, les flux et le prestataire mandaté par le CEA-List. Le matériel de restauration doit être écoresponsable autant que possible ; les repas de son personnel sont à sa charge.

Sécurité, qualité et contrôles

L’installation complète doit être achevée au plus tard le 31 mai 2027 à 20h00. Les horaires d’ouverture du site sont 07h00–20h45. Toute intervention hors horaires convenus ou en période non ouvrée nécessite les autorisations prévues au plan de prévention.

Une inspection commune préalable et un plan de prévention sont requis avant toute intervention. Le titulaire fournit les plannings, modes opératoires, listes d’intervenants, procès-verbaux de réaction au feu ou certificats d’ignifugation, fiches techniques et certificats de conformité électriques. Les raccordements sont validés par la maintenance du site ; les opérations électriques sont réalisées par du personnel habilité. Un bureau de contrôle agréé réalise la vérification électrique initiale et le rapport sans non-conformité est remis avant 17h le dernier jour de montage.

Les équipements doivent être conformes aux normes françaises ou européennes en vigueur et les matériaux aux exigences de réaction au feu des ERP. Le titulaire applique les normes ISO 9001 et ISO 14001 en vigueur, établit un plan qualité particulier et remet les livrables en PDF et format natif, compatibles avec les outils du CEA. Les contrôles techniques et procès-verbaux d’un organisme agréé sont à sa charge.