Appui à l’organisation de conférences

L’agence PCO assure, pour le compte du CEA, la coordination des événements et la gestion financière des sponsors, exposants et inscriptions individuelles. Elle facture et encaisse les inscriptions, suit les paiements et impayés, effectue les relances et met en place un secrétariat dédié avec adresse électronique et numéro de téléphone. Des reportings financiers détaillent factures, avoirs et encaissements. Un bilan définitif est remis au plus tard trois mois après l’événement. Le titulaire reverse au CEA les sommes encaissées pour son compte au plus tard trois mois après le dernier jour de la conférence, sur présentation d’une facture. Le cahier des charges prévoit également des reversements sous 15 jours après réception des factures pour les sommes concernées par les prestations des partenaires.

Plateformes et services numériques

Mise en place d’une plateforme d’inscription propriétaire, en anglais et accessible 24 h/24, avec URL dédiée et formulaires distincts pour participants externes, sponsors/exposants et participants internes. Elle comprend notamment les codes de réduction et d’invitation, les inscriptions aux événements payants, un paiement sécurisé, des listes de participants protégées par mot de passe et un tableau de bord organisateur en temps réel (catégories de participants, pays d’origine, inscriptions et chiffre d’affaires). Les plateformes dédiées aux rendez-vous d’affaires et à la gestion des invités permettent le suivi des demandes, agendas, confirmations et réservations.

Une plateforme sécurisée permet aux intervenants de déposer leurs présentations. Après validation par le CEA-Leti, celles-ci sont transmises aux participants inscrits environ dix jours après l’événement, sous réserve qu’ils aient rempli le questionnaire de satisfaction fourni par le CEA-Leti.

Accueil, badges et rendez-vous

L’accueil des participants comprend vestiaire, remise des badges et kits, inscriptions et paiements de dernière minute, orientation, comptage et prise en charge spécifique des VIP. Le titulaire coordonne les hôtesses, leurs plannings et leur briefing, assure un commissariat général et un secrétariat sur site, et met en place l’application d’émargement, le matériel d’impression et de réédition des badges ainsi qu’un dispositif de récupération des badges.

Le cahier des charges prévoit un volume estimatif de 1 500 badges pour l’impression sur site. Les badges comportent des catégories de participants et des pictogrammes indiquant les accès autorisés. L’accueil réduit du lundi requiert deux personnes de l’agence ; d’autres postes sont prévus pour l’amphithéâtre, Grenoble INP, les chapiteaux, les rendez-vous d’affaires et les deux réceptions, dont cinq hôtesses utilisant des scanettes pour le contrôle d’accès et la tenue des vestiaires. Le CEA-Leti fournit les plateaux-repas des hôtesses pendant les trois jours de l’événement.

La plateforme de rendez-vous d’affaires propose profils et recherche multicritères, demandes acceptées ou refusées, ajout des rendez-vous confirmés à l’agenda, notifications et relances. Une personne dédiée assure sur site pendant trois jours l’organisation et le suivi de ces rendez-vous.

Invités, intervenants et prestations optionnelles

Pour les invités et intervenants, le titulaire gère les formulaires, les listes, les réservations hôtelières et de transport, les bons d’échange, les billets et l’assistance avant, pendant et après le déplacement. Les plafonds de frais communiqués aux invités sont de 500 € depuis la France, 1 000 € depuis l’Europe et 2 000 € depuis l’Asie ou les États-Unis ; les transports principaux peuvent être en avion, train ou voiture. L’hébergement à proximité de la Maison Minatec est à privilégier.

La tranche optionnelle porte sur un système de contrôle d’accès par douchette, téléphone ou outil équivalent, destiné à mesurer l’affluence, contrôler les entrées aux conférences et ateliers et tracer le parcours des visiteurs, avec description des modalités de collecte, de gestion et de sécurisation des données.

Les prestations hors forfait confiées à des tiers — par exemple confection de mallettes et badges, traiteur ou transport — nécessitent un devis détaillé accepté par le CEA et un ordre de service préalable. Le titulaire ne peut les commencer sans cet ordre.