Photocopieurs multifonctions et maintenance Gespage

Le besoin prévisionnel porte sur 14 multifonctions couleur A4/A3, en configurations adaptées à des volumes trimestriels indicatifs et non contractuels : 2 modèles A4 à 30 ppm (1 500 à 9 000 pages), 4 modèles A3 à 25 ppm (1 500 à 25 000), 2 modèles A3 à 35 ppm (10 000 à 40 000), 1 modèle A3 à 50 ppm (15 000 à 60 000) et 5 modèles A3 à 65 ppm (25 000 à 90 000). Les équipements doivent être neufs, réseau, et assurer copie, impression et numérisation couleur.

Configurations principales :

• Modèle A : chargeur recto-verso en un passage de 30 feuilles, cassette universelle d’au moins 250 feuilles, alimentation manuelle de 50 feuilles jusqu’à 160 g/m² et écran tactile.
• Modèles B à D : chargeur recto-verso en un passage de 100 feuilles, deux alimentations universelles d’au moins 500 feuilles, magasin A4 grande capacité d’au moins 1 200 feuilles et alimentation manuelle de 100 feuilles ; le grammage maximal indiqué est de 220 g/m² pour B et C, et de 160 g/m² pour D.
• Modèle E : chargeur de 100 feuilles, alimentations papier et alimentation manuelle de 100 feuilles jusqu’à 160 g/m², écran tactile et finisseur externe avec agrafage multiposition jusqu’à 50 feuilles et mode livret. La description technique mentionne deux alimentations universelles de 500 feuilles, tandis que la ligne correspondante du BPU en indique quatre.

Tous les matériels doivent gérer le recto-verso automatique, le papier de 60 à 80 g/m² en cassette et les supports spéciaux courants ; ils sont configurés en noir par défaut. Sont exigés notamment Ethernet RJ45 et USB, impression et numérisation directes PDF/JPEG depuis une clé USB, possibilité de désactiver le port USB, PCL6 et PS3 ou émulation, remontées SNMP public V2 ou ultérieur et compatibilité avec Gespage. La compatibilité annoncée couvre Windows 10 à partir de 20H2, Windows 11 et versions ultérieures, ainsi que Windows Server 2016, 2019, 2022 et ultérieurs ; le réseau pédagogique est décrit comme s’appuyant sur Windows Server 2012 R2, point à vérifier pour l’intégration.

Les configurations supplémentaires peuvent inclure finisseurs et cassettes. Le chiffrage obligatoire des prestations supplémentaires porte notamment sur les finisseurs internes, les lecteurs de badges et les e-terminaux Gespage. Point de vigilance : le CCTP vise des finisseurs supplémentaires pour C et D, alors que les libellés du BPU prévoient des finisseurs A3 respectivement hors C et hors D ; le BPU indique aussi un finisseur interne pour C dans sa configuration de base.

Déploiement, intégration et formation

Le déploiement est prévu en une phase. Chaque commande donne lieu à un calendrier détaillant les étapes et dates de livraison, d’installation et de formation, avec mise en service au plus tard dans les six semaines ouvrées ; les matériels commandés au plus tard le 15 octobre doivent être en production avant le 21 décembre. Le titulaire prévoit des interlocuteurs dédiés au suivi commercial, au projet, à la facturation et au support technique, ainsi qu’une réunion de cadrage.

Au démarrage, un ou plusieurs appareils neufs de la première commande sont installés pour le maquettage. Une journée de formation et d’accompagnement de l’équipe informatique permet de définir pilotes, configuration standard, environnement de l’écran tactile, paramètres réseau et fonctionnement de Gespage (authentification, impression différée, numérisation et quotas). La configuration est ensuite clonée sur le parc ; l’appareil de maquettage est relivré, aux frais du titulaire, à son emplacement d’utilisation final. Une nouvelle maquette ou sa modification peut être demandée en cours de marché.

Le titulaire assure transport, déchargement, installation, mise en ordre de marche, tests et évacuation des emballages. Les tests comprennent copie noir et blanc et couleur, accessoires, impression depuis les postes proches, numérisation vers dossier partagé et courriel, authentification Gespage et libération des impressions et scans. Chaque livraison donne lieu à un bon indiquant notamment matériel, numéro de série, emplacement, date et réserves ; une documentation d’utilisation et d’entretien en français est fournie.

Sur le réseau administratif (environ 40 utilisateurs), les pilotes sont déployés poste à poste et un raccourci Scan to SMB installé sur chaque poste. Sur le réseau pédagogique (environ 250 utilisateurs), le lycée déploie les pilotes par GPO ; le titulaire fournit les pilotes, un pilote universel, déclare les nouveaux multifonctions sur le serveur et prévoit une demi-journée d’accompagnement. La formation comprend le transfert de compétences à l’équipe informatique sur les équipements (au moins une demi-journée, jusqu’à 3 personnes) et la prise en main des utilisateurs : formation au pied de l’appareil puis sessions d’au moins 30 minutes par machine pour des groupes de 8 personnes maximum. Un synoptique personnalisé peut être demandé ; une solution gratuite d’apprentissage à distance est souhaitée.

Maintenance des équipements

Le contrat couvre le parc proposé : réglages, réparations et dysfonctionnements matériels ou liés à la connexion informatique, visites préventives si nécessaires, déplacements, main-d’œuvre, pièces et consommables hors papier. Les relevés automatiques portent sur les impressions noir et couleur ; les scans ne sont pas comptabilisés comme pages d’impression. Les volumes moyens indicatifs sont d’environ 343 400 pages noir et 106 500 pages couleur par trimestre.

Le titulaire ouvre un ticket numéroté avec date et heure, et propose au minimum téléphone et courriel pour signaler les incidents. Le délai de maintenance corrective est de 8 heures ouvrées. En cas de panne bloquante non résolue dans le délai admis, un appareil de remplacement équivalent est mis à disposition sous 24 heures ouvrées ; enlèvement, livraison, installation et prêt sont à la charge du titulaire. Les consommables doivent être livrés de manière à maintenir les équipements en état de fonctionnement ; un stock tampon de toners validé peut éviter les pénalités en cas de rupture. Les carnets d’entretien retracent incidents et interventions ; une solution extranet de suivi est souhaitée.

La rotation de parc inclut deux mouvements ; les mouvements supplémentaires sont prévus au BPU. Le fournisseur assure déconditionnement, manutention, transport et réinstallation dans la limite du site d’implantation du lycée. Un comité de pilotage annuel examine les volumes, pannes, disponibilité et besoins de rotation.

Gespage et contrôle des impressions

Le titulaire maintient la solution Gespage existante, la met à jour, connecte les équipements, assure sa maintenance applicative et installe des licences supplémentaires. Dix matériels sont concernés par l’authentification par badge et la libération des impressions ; le lycée dispose de dix licences utilisées sur le réseau pédagogique. L’administration à distance par interface web et l’identification par badge, code PIN et/ou identifiants Windows adossés à l’Active Directory sont attendues. La gestion des utilisateurs doit pouvoir être automatisée autant que possible, avec groupes, règles et statistiques par service ou matériel.

La solution couvre la rétention des travaux, leur sélection avant impression, le « follow-me printing » et la suppression automatique des travaux non récupérés. Pour la numérisation, sont attendus Scan to me, Scan to mail avec recherche dans l’annuaire ou saisie manuelle, et Scan to SMB avec droits Active Directory. L’OCR vers formats éditables et la compression des fichiers sont appréciés. Les administrateurs doivent pouvoir contrôler et restreindre copie, impression et scan selon utilisateurs ou groupes, quantités, couleur, types de documents et destinations.

La tierce maintenance applicative comprend le préventif, le correctif, l’évolutif, le support technique et l’installation des versions mineures et majeures. Le délai maximal de prise en charge est de 16 heures ouvrées pour un incident mineur et de 8 heures ouvrées pour un incident majeur interrompant totalement les services. La formation des administrateurs à Gespage dure au minimum une demi-journée et concerne au maximum 3 personnes.

Location et évolution du parc

Le titulaire indique les prix d’achat, coefficients de financement et valeurs de rachat de chaque matériel. À l’échéance, le lycée choisit les appareils qu’il acquiert et ceux qu’il restitue. Des équipements supplémentaires peuvent être ajoutés sans allonger l’échéance commune. Le parc peut évoluer par suppression, ajout ou remplacement ; une fiche de suivi indique le numéro de série et les emplacements d’enlèvement et de nouvelle implantation.