Photocopieurs multifonctions et maintenance

Mise à disposition de 8 photocopieurs multifonctions couleur, en location ou en acquisition, avec logiciels associés, déploiement et maintenance. Une PSE porte sur 2 copieurs noir et blanc pour écoles maternelles. Les appareils doivent être neufs, de génération actuelle, conformes aux normes européennes et non reconditionnés; pièces neuves d’origine constructeur ou équivalentes, disponibles pendant le marché.

Les volumes de copie sont estimatifs et non contractuels. Point à clarifier pour la PSE : le descriptif technique indique 110 000 copies N&B pour P1 et 90 000 pour P2, tandis que le tableau financier indique respectivement 20 000 et 40 000.

Profils des appareils

• Profil A — 5 copieurs couleur, 45 pages/minute minimum : fonctions copie, impression réseau, numérisation couleur et fax; 4 sources papier (3 magasins A4, A4R et A3, plus passe-copie), recto verso automatique des originaux et des copies en A4/A3, impression à 600 dpi minimum et zoom de 25 à 400 %. Acceptation de papier à partir de 65 g/m²; capacités et grammages par magasin à préciser. Finition avec tri décalé et agrafage 1 ou 2 points, stockage interne d’au moins 20 Go et 15 boîtes personnelles; première copie en 10 secondes maximum en N&B et 15 secondes en couleur; port USB.
• Profil B — 1 copieur couleur répondant au profil A, à 55 pages/minute minimum, avec grammages jusqu’à 350 g/m² en recto et 256 g/m² en recto verso automatique. Finition par agrafage multipositions de 50 feuilles minimum et livrets de 15 feuilles minimum avec piqûre à cheval; impression de flyers et bord à bord, stockage d’au moins 160 Go et fax.
• Profil C — 2 copieurs couleur scolaires, à 30 pages/minute minimum, sans fax. Trois sources papier (2 magasins A4 et A3, plus passe-copie), chargeur recto verso par retournement admis, recto verso des copies, 600 dpi minimum et zoom de 25 à 400 %. Aucun module de finition n’est exigé; tri décalé ou électronique suffisant, agrafage simple facultatif. Première copie en 12 secondes maximum en N&B et 15 secondes en couleur; au moins 5 boîtes personnelles et USB. Le volume mensuel recommandé par le constructeur doit couvrir au moins la moyenne du site. Impression N&B par défaut, couleur autorisée par code et quotas N&B/couleur activés à l’installation.
• Profil D — PSE de 2 copieurs N&B, à 25 pages/minute minimum : numérisation couleur vers messagerie, dossier réseau et clé USB; 4 sources papier, recto verso automatique des originaux et des copies en A4/A3; 600 dpi minimum, zoom de 25 à 400 %, première copie en 10 secondes maximum, 5 boîtes personnelles et identification, comptage et quotas par utilisateur.

Logiciels, numérisation et sécurité

Pilotes PCL 6 et PostScript 3 ou équivalents, compatibles avec Windows 11 et les versions de Windows Server prises en charge par Microsoft (2019, 2022, 2025 et ultérieures). Impression à tester depuis les logiciels métiers, avec mise en page exacte. Numérisation couleur à 600 dpi minimum, recto verso, vers messagerie, dossier réseau SMB et clé USB; formats PDF, PDF compact, PDF/A, PDF texte OCR, JPEG et TIFF au minimum. Envoi Microsoft 365 par OAuth 2.0 ou relais équivalent maintenu par le titulaire, avec carnet d’adresses LDAP/Entra ID ou équivalent. OCR vers Word et Excel, détection des pages blanches et création d’un fichier par page pour une liasse; ces trois fonctions ne sont pas exigées pour le profil C.

Identification par code et éventuellement badge, comptage par utilisateur et service, droits couleur, quotas et impression sécurisée après identification sur l’appareil. Logiciel de statistiques par copieur, utilisateur et service. Chiffrement du stockage, effacement sécurisé, HTTPS, TLS 1.2 minimum et SNMPv3; désactivation des services inutiles, changement des mots de passe administrateur par défaut et mises à jour de sécurité pendant le marché. Les certifications de sécurité ou équivalents sont à indiquer.

Déploiement et accompagnement

Livraison, câbles, installation, paramétrage réseau, pilotes, messagerie, carnets d’adresses, codes, quotas, veille et télé-relève. Tests d’impression, de numérisation et, le cas échéant, de fax depuis les postes et logiciels métiers. Documentation utilisateur en français auprès de chaque appareil; documentation d’administration et identifiants remis au service compétent. Vérification contradictoire du fonctionnement après installation, puis vérification de service régulier sur 15 jours ouvrés; une panne bloquante déclenche une nouvelle période de 15 jours ouvrés. Formation sur site d’au moins une demi-journée par site, ainsi qu’une formation des référents à l’administration, aux statistiques et au dépannage de base; support en français.

Le titulaire enlève à ses frais les 9 copieurs existants, avec leurs consommables, après mise en service des nouveaux appareils, effacement sécurisé des données et traitement dans une filière agréée.

Consommables et maintenance

Fourniture des toners, tambours, unités de développement, agrafes, bacs de récupération et autres consommables, hors papier et énergie. Réapprovisionnement déclenché par télé-relève afin d’éviter les interruptions, avec un consommable d’avance par couleur et par appareil; livraison par colis identifié. Reprise des consommables usagés et pièces remplacées pour traitement en filière agréée.

La maintenance couvre main-d’œuvre, déplacements, pièces d’usure, consommables, mises à jour des micrologiciels, pilotes et logiciels associés, adaptations liées à l’évolution de Microsoft 365, assistance au paramétrage réseau et déplacement ponctuel d’un appareil entre bâtiments (au maximum une fois par an et par appareil). Un appareil de remplacement est prévu si la panne ne peut être réparée sur place. Sont exclues les réparations dues à une faute d’utilisateur, un usage non conforme ou une défectuosité des installations de la collectivité; la preuve incombe au titulaire et toute intervention non couverte nécessite un devis accepté par écrit.

Visite préventive sur chaque appareil au moins une fois par trimestre : vérifications, nettoyage, réglages, pièces d’usure et mises à jour. Pour les interventions curatives, exigences minimales de 4 heures ouvrées pour l’intervention sur site, 8 heures ouvrées pour le rétablissement et 2 jours ouvrés après l’intervention pour fournir un appareil de remplacement équivalent. Heures ouvrées : du lundi au vendredi, de 8 h à 18 h, hors jours fériés, y compris ceux d’Alsace-Moselle. Chaque intervention donne lieu à un rapport numéroté et daté; un tableau de bord trimestriel indique compteurs, interventions et respect des délais.

Le titulaire limite l’accès aux données aux seules opérations de maintenance. En cas de remplacement d’un support de stockage, il le laisse à la collectivité ou le détruit avec certificat. Avant tout enlèvement, il efface les données selon une méthode reconnue et remet un certificat par numéro de série. En fin de marché, les appareils loués sont repris; les appareils acquis restent propriété de la collectivité et peuvent être enlevés puis recyclés gratuitement à sa demande. Concours à la transition avec un éventuel titulaire suivant pendant les trois derniers mois du marché.