Achat et maintenance de photocopieurs numériques

Le marché porte sur des appareils neufs, non reconditionnés et sans pièce recyclée, ainsi que sur leur maintenance, leurs consommables et leur remplacement si nécessaire. Une variante obligatoire prévoit la location et la maintenance du parc.

Parc et caractéristiques des appareils

Cinq types sont prévus : photocopieurs couleur et monochromes A3, de 50 à 60 pages/minute ou de 20 à 30 pages/minute, et photocopieur monochrome A4 d’au moins 26 pages/minute. Les quantités, consommations mensuelles moyennes et lieux de mise en service sont indiqués dans l’annexe du CCP.

Les appareils A3 prennent en charge les originaux A6 à A3, le papier de 60 à 200 g/m², le recto verso automatique A4/A3 sans perte de vitesse, le zoom de 25 à 400 % et les multicopies de 1 à 999. Ils comprennent un chargeur recto verso d’au moins 50 pages, le tri décalé, l’agrafage d’au moins 50 feuilles et, selon le type, quatre bacs de 500 feuilles A3 ou A4 et un plateau manuel d’environ 100 feuilles. Le type 1 couleur dispose en plus d’une capacité totale de 5 000 feuilles A4 et 500 feuilles A3, de profils CMJN et de la séparation des couleurs d’accompagnement ; il doit être compatible avec une encre permanente pour les arrêtés d’archives. Pour les types 2 à 4, la compatibilité avec l’encre permanente est à préciser. Le type 5 est un appareil A4, avec papier de 60 à 120 g/m² et bac d’au moins 500 feuilles, posé sur une table sans meuble support.

Les appareils assurent l’impression et la numérisation réseau. Le scanner restitue les documents en couleur, notamment en PDF ou JPEG, les transmet par courriel ou vers un serveur de fichiers et intègre obligatoirement l’OCR pour produire des PDF recherchables ou des fichiers bureautiques. Les types 1 à 4 prévoient notamment Wi-Fi et impression/récupération depuis PC, tablettes et smartphones ; les appareils disposent aussi d’une interface USB pour imprimer ou récupérer des documents numérisés. Toute application nécessaire aux fonctions Wi-Fi doit être incluse ou utilisable sans coût supplémentaire.

Le réseau doit gérer au minimum TCP/IP et disposer d’un connecteur RJ-45 à 100 Mb/s minimum, d’un disque dur et de mémoire vive ; des pilotes sont fournis pour Windows Server 2012 et les postes Windows 10 et 11. Les fonctions comprennent l’impression protégée par code, la gestion des utilisateurs, la limitation de la couleur et des quotas, ainsi que le relevé des compteurs. Au moins 20 codes utilisateurs doivent pouvoir être gérés par appareil. Les appareils prévoient également veille automatique et commande automatique des toners.

Installation, formation et maintenance

La livraison comprend déballage, installation, raccordements électriques et Ethernet, mise en ordre de marche, nettoyage et reprise des emballages, sans supplément. L’attestation confirmant que les appareils sont neufs et sans pièces recyclées est remise à la livraison ; la documentation d’utilisation et d’entretien est fournie en français. Les anciens appareils ne peuvent être enlevés qu’après installation des nouveaux. Une offre de reprise peut être proposée. La formation comporte un module pour les utilisateurs et un module pour le personnel informatique (dépannage de premier niveau et gestion des appareils) ; les candidats précisent durée et contenu, et les séances se déroulent sur chaque site d’installation.

La maintenance couvre pièces défectueuses, nettoyage, main-d’œuvre, déplacements et consommables nécessaires, notamment toner, tambour et agrafes ; papier et supports spéciaux sont exclus. Les pièces remplacées sont reprises par le titulaire. Les programmes et fichiers présents sur l’appareil doivent être sauvegardés avant intervention. La maintenance préventive est réalisée au moins une fois par trimestre, avec information de la personne publique au moins une semaine à l’avance.

• Intervention sur site dans un délai maximal de 8 heures ouvrées après demande ; remise en fonctionnement dans les 24 heures suivant le signalement. Les plages d’intervention diffèrent entre services municipaux et écoles.
• Si l’appareil n’est pas réparé sous 10 jours ouvrés, remplacement définitif par un appareil de gamme équivalente, sans incidence financière. En cas d’indisponibilité, un prêt identique peut être demandé ; les pannes répétitives imposent un remplacement aux performances au moins égales.
• Les consommables usagés sont collectés régulièrement et recyclés par le titulaire, qui décrit son processus dans l’offre.
• En cas de remplacement du disque dur, celui-ci est démonté sur place et remis contre récépissé au service informatique de la Ville pour destruction. Le matériel est garanti pendant toute la durée du marché.