Location et maintenance de photocopieurs multifonctions

La prestation porte sur la location de 13 photocopieurs multifonctions neufs, avec leurs accessoires, leur installation et leur maintenance complète. Le parc comprend 12 appareils pour la Ville — mairie, centre technique, crèche et écoles — et un appareil pour le CCAS.

Installation et fonctionnalités

Le titulaire assure le transport, la livraison, le déballage, l’installation, la mise en service et la configuration des appareils, ainsi que leur raccordement au réseau informatique. Les matériels, logiciels et câbles de connexion nécessaires sont compris. Le raccordement est en TCP/IP câblé sur prise RJ45 ; la configuration réseau est communiquée par la Ville. Les équipements doivent être installés et utilisables au 1er mars 2027. Le transport et l’installation dans les étages sans ascenseur sont à la charge du titulaire.

Les appareils doivent être neufs, récents, conformes aux normes françaises et européennes applicables pendant le marché et certifiés Energy Star au minimum. Ils sont notamment équipés de pilotes d’impression et de numérisation PCL et PS pour Windows 10/11 et Server, d’une carte réseau intégrée, d’un manuel d’utilisation, d’un registre de maintenance et d’une étiquette d’identification avec les coordonnées de l’assistance technique.

Les fonctions minimales comprennent :

• des magasins réglables pour A4 paysage, A4 portrait et A3, d’une capacité minimale de 500 feuilles, ainsi qu’un passe-copie réglable ;
• l’impression recto-verso, un chargeur d’originaux recto-verso et la numérisation couleur vers un partage SMB ou par courriel, en PDF ou JPG, y compris sur les appareils noir et blanc ;
• le relevé automatique des compteurs et la commande automatique des consommables par LAN ;
• une interface web d’administration permettant de consulter l’état des appareils, y compris ceux situés hors du LAN, et une gestion des priorités des tâches sans blocage mutuel de l’impression et de la numérisation ;
• pour les appareils couleur, le réglage par défaut en noir et blanc, ainsi que la possibilité de codes d’accès et de limites de copies par utilisateur.

Maintenance, consommables et réception

La maintenance préventive et corrective inclut pièces, outillage, déplacements, main-d’œuvre et consommables autres que le papier et les supports spéciaux : encre noire et couleur, agrafes, bacs de récupération, entre autres. Un jeu de consommables d’avance est prévu par appareil. Le titulaire assure également les mises à jour de firmware, la récupération des consommables usagés, ainsi que l’assistance liée à l’usage des machines, notamment la réinstallation du scanner, l’ajout d’ordinateurs ou d’utilisateurs, la mise à jour des pilotes et la reconnexion réseau. Les interventions ont lieu du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h et de 14 h à 17 h ; une solution de télémaintenance peut être proposée.

Les passages de maintenance préventive sont planifiés au moins une semaine à l’avance, avec information de la Ville sur la date, l’heure et la durée prévue. En cas d’indisponibilité supérieure à 48 heures ouvrées après signalement, le titulaire doit mettre gratuitement à disposition un appareil de capacité équivalente. En cas de troubles persistants, le pouvoir adjudicateur peut demander le remplacement sans frais de l’appareil défectueux.

La réception prévoit une mise en ordre de marche dans les 30 jours suivant la livraison, puis une vérification d’aptitude sous 30 jours à compter de la notification du procès-verbal de mise en ordre de marche. La vérification de service régulier dure 30 jours : le cumul des indisponibilités imputables à chaque équipement ne doit pas dépasser 2 % de sa durée d’utilisation effective ; la décision est notifiée dans les 7 jours. Les emballages sont repris après installation, les pièces changées après intervention sont récupérées, et les appareils sont démontés et enlevés en fin de marché.

Des prestations supplémentaires peuvent être proposées : extinction programmée des 13 photocopieurs (sans simple mise en veille), magasins papier de plus grande capacité pour V1 et V2, et proposition libre d’options utiles.