Permanences d’aide aux démarches administratives et numériques

La prestation accompagne les personnes dans l’accès à l’information et aux droits, les démarches administratives et les services numériques. Elle comprend une permanence d’une demi-journée (3 h) dans chaque arrondissement concerné ; la fréquence est à déterminer avec chaque arrondissement. D’autres lieux de l’arrondissement peuvent être retenus selon les besoins repérés avec les acteurs locaux.

Accueil et accompagnement des usagers

Les personnes peuvent être orientées spontanément par les agents d’accueil. Le prestataire repère leur besoin, explique les informations utiles et les accompagne dans leurs démarches, en ligne ou non. Cela peut inclure la lecture et la compréhension d’un courrier, la rédaction à destination d’une administration, l’impression ou la numérisation d’un document, le tri de papiers, la constitution d’un dossier ou la création d’un compte sur un service en ligne, notamment Doctolib ou le site des impôts.

L’accompagnement vise aussi à instaurer une relation de confiance, à prévenir les ruptures de parcours et à orienter la personne vers l’interlocuteur adapté — administration, association, centre social ou autre acteur local — jusqu’à la transmission effective. Il comprend une aide personnalisée à la prise en main des démarches numériques et, si nécessaire, l’orientation vers des médiateurs numériques ou des espaces connectés. Les offres locales dans les domaines social, santé, loisirs, culture, sport, éducation et accueil de jeunes enfants sont également à faire connaître.

Coordination et suivi

Le prestataire recense les partenaires du territoire et suit leurs actualités pour partager les informations utiles aux équipes concernées et aux partenaires. Il contribue aux rencontres annuelles ou bisannuelles avec les acteurs de proximité et assure le lien avec le référent des permanences d’accès aux droits. Des points d’étape associent les responsables concernés, notamment sur l’évolution des besoins et l’orientation des situations.

La méthode comprend une animation collaborative pour définir des indicateurs, notamment sur les thèmes de non-recours repérés, le suivi des orientations et l’effectivité des droits.

Reporting et organisation

Les prestations donnent lieu à des fiches récapitulatives d’entretien, au recueil des indicateurs et à un bilan annuel d’activité destiné à alimenter le diagnostic d’analyse d’impact. Le calendrier est projeté lors de la réunion de lancement avec les arrondissements volontaires ; les permanences sont ensuite déclenchées par bons de commande pour s’adapter aux besoins saisonniers. Le calendrier doit être respecté et toute indisponibilité signalée 7 jours à l’avance, sauf arrêt maladie justifié et impossibilité de remplacement. Un bureau est mis à disposition pour les permanences et la communication du dispositif est assurée par la mairie concernée.