Fourniture de périodiques papiers et électroniques

Le marché couvre la fourniture et la livraison titre par titre de périodiques français et étrangers, en version papier, électronique ou couplée, ainsi que les prestations associées. Il comprend les abonnements, les renouvellements et la fourniture de numéros isolés papier, récents ou anciens, à la demande ou pendant un abonnement. Les périodiques diffusés exclusivement et les bouquets négociés par le consortium national Couperin sont exclus.

Gestion des abonnements et des commandes

Le titulaire fournit un interlocuteur francophone disposant d’une adresse électronique et d’une ligne téléphonique dédiées, joignable de 9 h à 17 h du lundi au vendredi. Les demandes écrites reçoivent une réponse sous 48 heures ouvrées. Une réunion de lancement est prévue et des rencontres annuelles peuvent être demandées.

Les abonnements et renouvellements peuvent être gérés par courriel ou via une interface professionnelle. Chaque commande fait l’objet d’un accusé de réception et d’un suivi en ligne. Le titulaire transmet l’état annuel des abonnements à renouveler au plus tard 90 jours ouvrables avant la fin de l’année et dispose de 15 jours ouvrables pour formuler ses remarques. Les devis sont transmis sous trois jours ouvrables.

L’interface, mise gratuitement à disposition, doit notamment permettre :

• la gestion de comptes et sous-comptes pour les structures acheteuses ;
• la recherche multicritère par titre, ISSN ou éditeur ;
• l’affichage des tarifs et de la TVA ;
• le suivi des commandes, des réclamations, des factures et des avoirs ;
• l’export des paniers, commandes, factures et catalogues dans un format courant.

Une base bibliographique actualisée indique au minimum l’ISSN, le titre, la périodicité, l’éditeur, les prix, les parutions, les numéros, les suspensions, les changements de titre et le support. Pour les ressources électroniques, elle précise notamment l’URL, les modalités d’accès, le nombre éventuel d’utilisateurs simultanés et les archives disponibles. Une formation présentielle ou à distance doit être proposée au moins une fois par an, avec un mode d’emploi en français.

Le titulaire décrit ses capacités d’EDI avec le logiciel documentaire Alma pour les commandes, les réclamations et les données de facturation, ainsi que l’assistance technique nécessaire à la mise en place et à la maintenance de ces échanges. Toute interruption de la base ou de l’interface doit être signalée et rétablie sous 48 heures au plus.

Livraison et suivi

Les livraisons sont effectuées sur les différents sites de l’Université selon les indications de chaque bon de commande ; l’adresse de livraison peut différer de l’adresse de facturation. Aucune livraison n’est possible pendant les fermetures estivale et de fin d’année, dans la limite respective de cinq et deux semaines.

À défaut d’engagement plus favorable du titulaire, les délais maximum sont les suivants :

• France métropolitaine : 10 jours ouvrables après notification du bon de commande ;
• Royaume-Uni, Allemagne et Pays-Bas : 20 jours ouvrables ;
• péninsule Ibérique et zone italienne : 30 jours ouvrables ;
• autres pays d’Europe et États-Unis/Canada : 40 jours ouvrables ;
• reste du monde : 60 jours ouvrables.

Selon la périodicité, le délai à compter de la parution est fixé au jour même pour les quotidiens ou hebdomadaires, au lendemain matin pour les quotidiens du soir, à huit jours ouvrables pour les mensuels, à quinze jours ouvrables pour les trimestriels ou semestriels et à trente jours ouvrables pour les annuels. Toute impossibilité de fournir un titre doit être signalée sous trois jours ouvrés, avec son motif.

Les numéros manquants sont réclamés aux éditeurs dès réception de la réclamation ; leur confirmation est transmise sous une semaine. Les périodiques papier défectueux ou non conformes sont retournés et remplacés aux frais du titulaire. En cas d’arrêt de publication ou de résiliation acceptée par l’éditeur, les périodes non servies donnent lieu à un avoir.

Périodiques électroniques et statistiques

Le titulaire signale les abonnements couplés, active les accès électroniques et prend en compte les changements d’adresses IP. La mise en ligne intervient sous 15 jours maximum après réception du bon de commande signé et des informations d’accès. La livraison est acquise après validation de l’accès par la structure acheteuse ; un accès invalide peut entraîner le refus de paiement du titre concerné.

Le titulaire propose des statistiques d’utilisation, de préférence selon le standard COUNTER, et fournit gratuitement au moins annuellement, ou ponctuellement sur demande, les statistiques de commandes et l’évolution pluriannuelle des coûts dans un format tabulé.

Emballages et conformité

Les périodiques sont conformes aux normes françaises homologuées ou équivalentes. Les emballages doivent répondre à des critères écologiques, protéger les produits pendant le transport et comporter en français le lieu de livraison. Le transport reste sous la responsabilité du titulaire jusqu’à la livraison.