Parc d’impression et gestion des flux d’impression

Le lot porte sur la mise en œuvre d’un service Managed Print Services couvrant les sept établissements : audit initial, inventaire, analyse des usages, calcul du coût complet, rationalisation du parc, déploiement et exploitation des outils de gestion des flux, supervision centralisée, reporting et pilotage de la performance.

L’audit initial est réalisé dans les 90 jours calendaires suivant la notification et couvre les sept établissements, avec une mission spécifique à Marie-Galante intégrant les transports maritime ou aérien. Il comprend l’inventaire physique certifié, les volumes N&B et couleur sur 12 mois, les taux d’utilisation, le TCO par site, la cartographie des flux, l’analyse des pratiques d’impression et un plan de rationalisation chiffré.

Les livrables sont remis selon le calendrier suivant :

• L1, inventaire certifié par établissement, avec marque, modèle, numéro de série, localisation, âge, compteurs, état et contrat actuel : J+60, Excel et PDF.
• L2, analyse des usages par équipement, service et établissement, incluant N&B, couleur, A3, recto-verso et pics d’activité : J+70, PDF.
• L3, TCO actuel et baseline, avec coûts annuels et coûts à la page N&B et couleur : J+75, Excel et PDF.
• L4, plan d’optimisation avec actions, gains, calendrier, investissements et priorisation par ROI : J+90, PPT et PDF.
• L5, tableau des KPI baseline co-signé par le GHT et le titulaire : J+90, Excel signé.

Le plan d’optimisation est soumis au COPIL dans les 30 jours suivant sa remise. Le GHT dispose d’un droit d’amendement et de refus ; après validation, le plan devient une obligation contractuelle. Les décisions structurantes, notamment le remplacement d’équipements ou la modification des points d’impression, nécessitent l’accord préalable du GHT.

Au CHU de Guadeloupe, le titulaire maintient et fait évoluer l’environnement PaperCut existant, dont les licences appartiennent au CHU ; aucun serveur concurrent ni remplacement de PaperCut n’est admis. Dans les six autres établissements, le logiciel est choisi par le titulaire sous réserve d’une interopérabilité certifiée avec PaperCut MF, d’une consolidation dans un tableau de bord GHT, de l’impression sécurisée par badge ou PIN et de l’export permanent des données, qui restent la propriété du GHT.

L’outil de supervision, déployé aux frais du titulaire sur les sept sites, fournit l’inventaire temps réel, les compteurs toutes les 24 heures, les alertes de consommables au seuil de 15 %, le déclenchement du réapprovisionnement, la gestion des tickets et des SLA, les tableaux de bord par GHT, établissement et service, le calcul des KPI et l’export CSV, Excel et PDF avec API. Les données sont hébergées dans l’Union européenne dans des conditions conformes au RGPD. Le GHT dispose d’un accès permanent, illimité et sans surcoût, et récupère l’intégralité des données sur demande ou sous 30 jours en fin de marché.

La maintenance de l’OGF comprend les mises à jour, correctifs de sécurité, nouvelles versions nécessaires, support aux administrateurs et compatibilité avec les évolutions de PaperCut. Le logiciel détecte et identifie les pages blanches et permet leur exclusion des volumes facturables. Les consommables sont inclus dans le prix au clic, réapprovisionnés automatiquement et stockés sur chaque site. Le titulaire collecte et recycle 100 % des consommables usagés et remet les bordereaux de suivi des déchets.

Le pilotage comprend un tableau de bord mensuel consolidé, un rapport par site avant le 10 du mois suivant, un rapport trimestriel de recommandations, un comité de suivi semestriel et le suivi du TCO par rapport à la baseline. Les objectifs de réduction sont de 5 % du volume global en année 1 et de 20 % en année 3, au moyen de politiques d’impression, quotas, impression sécurisée et sensibilisation. Le rapport annuel de réduction est soumis à validation contradictoire.

Le titulaire désigne un référent sécurité sous 15 jours, assure la veille et les correctifs de sécurité, signale les incidents sous 24 heures et applique les exigences de configuration sécurisée, de protection des données, d’effacement et de destruction des supports.