Achat et maintenance de systèmes d'impression

Le lot porte sur l’achat et la maintenance de photocopieurs multifonctions neufs, la reprise de maintenance de deux Sharp BP50C55 existants et le déploiement d’une solution logicielle d’accounting pour piloter les accès, les impressions, les copies et les numérisations sur les sites du Logis Cévenols.

Parc existant et équipements complémentaires

Les deux Sharp BP50C55, numéros de série 45073485 et 45073975, doivent être maintenus pendant au moins quatre ans, avec possibilité d’extension jusqu’à six ans sous conditions. Une solution alternative composée de deux matériels reconditionnés équivalents peut être proposée si la maintenance des équipements existants ne peut être garantie. Le lot comprend également :

• deux lecteurs de badges, un par équipement repris ou reconditionné, compatibles avec l’accounting et les badges RFID/NFC 13,56 MHz MIFARE DESFire EV3 ;
• un finisseur livret compatible avec l’un des deux équipements ;
• la fourniture, l’installation, le paramétrage, les licences éventuelles, les essais et la mise en service de ces équipements complémentaires.

Matériels neufs

Les configurations doivent intégrer le recto verso automatique, les connexions Ethernet RJ45 et USB, les fonctions USB to Print et Scan to USB en PDF/JPEG, les langages PCL6 et PS3 ou émulé, la compatibilité Windows 11 et supérieur, macOS X et supérieur, Windows Server 2019 et 2022 et supérieur, ainsi que la supervision SNMP v3 et ultérieure. Les copieurs doivent être fabriqués avec au moins 20 % de matières ou composants recyclés et accepter notamment du papier de 60 à 120 g/m² en cassette.

Les modèles et quantités indicatives sont les suivants :

• modèle A : un MFP noir A4, 25 pages/minute, chargeur recto verso mono-passe de 30 feuilles, cassette universelle d’au moins 250 feuilles, alimentation manuelle de 50 feuilles jusqu’à 160 g/m² et écran tactile ;
• modèle B : un MFP couleur A4, 25 pages/minute, chargeur mono-passe de 100 feuilles, trois cassettes d’au moins 250 feuilles, alimentation manuelle de 50 feuilles jusqu’à 160 g/m², lecteur RFID/NFC et meuble support ;
• modèle C : trois MFP couleur A3, au moins 20 pages/minute, chargeur mono-passe de 100 feuilles, deux cassettes d’au moins 500 feuilles, alimentation manuelle de 100 feuilles jusqu’à 160 g/m², lecteur RFID/NFC et meuble support ; les variantes C’ comprennent un finisseur d’agrafage interne multipositions ;
• modèle D : trois MFP couleur A3, au moins 30 pages/minute, avec chargeur de 100 feuilles, deux cassettes d’au moins 500 feuilles, alimentation manuelle de 100 feuilles, lecteur RFID/NFC et meuble support ; les variantes D’ comprennent un finisseur d’agrafage interne multipositions.

Les matériels doivent être compatibles avec la solution d’accounting proposée, sans restriction fonctionnelle et sans surcoût d’interface non prévu.

Déploiement, livraison et reprise

Le titulaire désigne un interlocuteur commercial, un chef de projet, un interlocuteur administratif et un référent technique. Il organise une réunion de cadrage, un calendrier de déploiement par bon de commande et une migration en mode projet avec le service informatique. Le délai maximal de mise en service est de six semaines ouvrées après le bon de commande.

Une machine neuve de la première commande sert de maquette. Elle permet de standardiser les pilotes, l’écran tactile et la configuration réseau, puis de tester l’accounting, l’authentification, le follow me printing, la numérisation et les quotas. La configuration est ensuite clonée sur le parc ; le matériel de maquettage est relivré à l’emplacement final aux frais du titulaire. Une journée d’accompagnement au déploiement est incluse.

La livraison comprend le transport, le déchargement, l’installation, la mise en ordre de marche, les tests de copie, d’impression, de numérisation, des accessoires et de l’authentification. Les emballages sont repris et évacués. Les matériels remplacés appartenant au Logis Cévenols sont repris gratuitement pour destruction, démantèlement ou reconditionnement conforme aux normes DEEE.

Maintenance et accounting

La maintenance couvre les réglages, les pannes, les dysfonctionnements informatiques, les visites préventives, les déplacements, la main-d’œuvre, les pièces et les consommables hors papier. Elle comprend un matériel de remplacement équivalent sous 24 heures ouvrées en cas de panne bloquante dépassant le délai de résolution. Les délais contractuels sont de huit heures ouvrées pour l’intervention et huit heures ouvrées pour la maintenance corrective ; les incidents majeurs de la solution d’accounting doivent être résolus sous quatre heures ouvrées et les incidents mineurs sous huit heures ouvrées.

La facturation de la flotte repose sur les impressions noires et couleur réellement relevées, à terme échu, sans forfait ni engagement de volume. Les numérisations ne sont jamais facturées ni comptabilisées dans les compteurs. Les consommables et relevés sont gérés automatiquement. La maintenance applicative de l’accounting, préventive, corrective et évolutive, inclut le support et l’installation des versions logicielles.

La solution doit fonctionner on premise sur serveur Windows, gérer environ onze équipements avec une variation possible de plus ou moins deux licences, les sept sites interconnectés, les badges, l’Active Directory ou LDAP, les quotas, l’administration web, le follow me printing, la rétention sécurisée des travaux, le scan to mail, scan to me et scan to SMB, ainsi que les politiques par utilisateur ou groupe. Une solution de serveur distant ou d’agent local doit maintenir les fonctions essentielles sur les sites externes en cas de rupture de communication.

Les formations comprennent au moins une journée de transfert de compétences pour trois administrateurs maximum, la formation au pied des machines et au moins une journée répartie en dix sessions de 45 minutes pour des groupes de huit utilisateurs maximum. Deux mouvements de parc sont inclus ; les mouvements supplémentaires couvrent le déconditionnement, la manutention, le transport et la réinstallation, dans un délai maximal de 20 jours ouvrés.