Paie externalisée

Architecture et responsabilités

• Maintien des référentiels maîtres : données administratives/contractuelles et organisationnelles gérées dans le SIRH référent ; temps, absences et plannings gérés dans la GTA référente ; calculs de paie et DSN réalisés dans le SI de paie du titulaire.
• Faible ressaisie : intégration automatisée des flux issus des systèmes maîtres, traçabilité et journalisation des échanges.

Interfaces et échanges de données

• Interfaçage prioritaire par API, solution alternative par fichiers sécurisés selon formats convenus.
• Couverture minimale : création/mise à jour des dossiers salariés, intégration des évolutions contractuelles et événements de temps, états de traitement et anomalies, production des écritures comptables, fichiers de virement et états de paiement, transmission des déclarations sociales.
• Exigences de contrôle : journalisation, contrôle d’exhaustivité, détection des doublons, gestion et reprise des flux en erreur.

Règles et traitements de paie

• Paie mensuelle avec calendrier annuel validé par l’organisation maître ; traitement des éléments variables (M-1) et mécanismes de correction/régularisation.
• Paramétrage des types de contrats (forfait, grille indiciaire, temps partiel, apprentissage, rétroactifs), organismes de retraite, frais de santé et prévoyance ; intégration DSN et suivi des retours.
• Génération d’écritures de paie multi-axes analytiques et répartition analytique.

Mise en œuvre et exploitation

• Phase de déploiement : pilotage de projet, dossier de paramétrage, reprise des données (salariés, cumuls, compteurs), tests de paie à blanc (DSN de test), habilitations, formations et support renforcé lors des deux premiers cycles après mise en production.
• Production mensuelle : intégration des flux SIRH/GTA, prépaie, calculs, contrôles, états de contrôle, corrections, production des bulletins (papier/électronique), archives et export comptable.
• Déclarations sociales : DSN mensuelle et autres signalements, suivi des retours et gestion des anomalies.

Sécurité, conformité et hébergement

• Description des traitements, hébergeurs et sous-traitants, gestion des habilitations, traçabilité des accès.
• Hébergement en UE/EEE sauf dérogation justifiée ; conformité et plan d’action SSI/NIS2 ; audits et actualisations annuelles des mesures de sécurité.

Reversibilité et continuité

• Plan de reversibilité détaillé : restitution des données et documents dans des formats standards, plan de transfert et suppression des données, continuité et reprise d’activité.

Livrables et reporting

• Livrables mensuels : bulletins, livre/journal de paie, états des nets à payer, écritures comptables, fichier de virements, états de contrôle, rapports de masse salariale et indicateurs.
• Portail salarié et tableaux de bord pour consultation et traçabilité des contrôles.