Fourniture d'ouvrages imprimés et numériques et gestion des commandes

Délais de fourniture (maxi en jours ouvrés depuis réception commande)

• Ouvrages/normes papier nationaux : 15 jours.
• Ouvrages/normes papier étrangers : 25 jours (voir Lot 2 pour précisions internationales).
• Ouvrages/normes au format électronique : 7 jours.
• Dispositif de livraisons urgentes : le soumissionnaire doit décrire la procédure et les délais proposés.
• Possibilité de résiliation d'une commande en cas de délai dépassant 1 mois pour ouvrages/normes ou 3 mois pour autres prestations listées (sans frais pour le bénéficiaire).

Acheminement et livraison

• Livraisons groupées hebdomadaires par centre (jour à convenir) avec possibilité de livraisons exceptionnelles/urgentes.
• Conditionnement adapté : cartons/bacs de taille adaptée, réutilisables ou recyclables ; filmage non systématique.
• Bordereau de livraison obligatoire pour chaque envoi, comportant au minimum référence de commande, référence de l'accord‑cadre, numéro de lot, adresse et nom du destinataire, titre, année, éditeur, quantité, etc.
• Remplacement des ouvrages défectueux ou non conformes à la charge du titulaire ; retours pris en charge par le titulaire.

Ouvrages électroniques et licences

• Devis détaillés selon nombre de sites/accès pour ebooks et licences (incluant modalités d'accès et éventuels frais de gestion annuels).
• Pour fichiers PDF (ex. normes), envoi direct au destinataire avec accusé d'envoi transmis au service de gestion documentaire.
• Pour ebooks en accès local, information au bénéficiaire de l'ouverture des accès et modalités d'administration des permissions.

Métadonnées et catalogage

• Fourniture des métadonnées au format UNIMARC (export/téléchargement) pour l'ensemble des références fournies, sous réserve d'autorisation éditeur pour certains éléments.
• Mise à disposition, si autorisée, de vignettes d'images de couverture.
• Fourniture, dans l'offre technique, d'un extrait (copie écran) des métadonnées UNIMARC pour deux ouvrages.

Plateforme de commande et outils informatiques

• Mise à disposition d'une plateforme en ligne consultable pour l'ensemble du catalogue et permettant la passation des commandes.
• La plateforme doit offrir suivi détaillé des commandes (référence, titre, ISBN/ISSN, éditeur, quantité, prix HT, dates de réception, statut, motifs de non‑livraison, n° bordereau, n° facture, transporteur, etc.).
• Fourniture d'une description fonctionnelle, copies d'écran, lien et identifiants de test ; planning de déploiement et formation des utilisateurs.
• Support technique gratuit et contact unique pour le service.

Facturation et échanges informatiques

• Possibilité de fournir, sur demande, fichier d'import des facturations (format Excel ou compatible avec format attendu par le système cible) ; format précis communiqué au démarrage.

Suivi qualité et pilotage

• États trimestriels récapitulatifs des ouvrages en attente, motifs et délais.
• Organisation d'un comité de pilotage annuel avec bilan statistique et propositions d'amélioration.
• Traitement systématique des réclamations et relances éditeurs par le titulaire.

Prestations complémentaires

• Recherche et devis pour ouvrages d'occasion si demandé.
• Regroupement et personnalisation du conditionnement par adresse/service/destinataire ou imputation budgétaire.

Contraintes techniques et RSE

• Respect strict des modalités locales de livraison (fournir procédures d'adaptation par site dans le mémoire technique).
• Conditionnement recyclable/réutilisable privilégié ; le soumissionnaire devra présenter ses engagements RSE et actions en matière d'achats responsables.

Volumétrie

• Accord‑cadre conclu sans minimum contractuel ; estimations de besoins non contractuelles fournies séparément.