Fourniture d’ouvrages imprimés français et étrangers et services associés

Le lot couvre les livres imprimés disponibles à la vente, toutes disciplines confondues, ainsi que les services de recherche, commande et suivi des acquisitions. Les commandes permanentes dites « approval plan », établies selon un profil de sélection défini par l’Université, peuvent être proposées pour ce lot.

Les ouvrages visés comprennent les monographies scientifiques, techniques et pédagogiques, ouvrages généraux, encyclopédies, dictionnaires, répertoires, traités, manuels, méthodologies, ouvrages professionnels de documentation, catalogues d’exposition et publications universitaires, journées d’études ou congrès. Des ouvrages commercialisés sans ISBN (littérature grise, rapports, petits tirages) sont également concernés lorsque l’Université fournit leur référence et l’adresse précise de l’éditeur ; ils sont fournis dans les mêmes conditions de délai et de prix.

Sont exclus les livres anciens ou épuisés vendus d’occasion, les souscriptions, les publications à diffusion restreinte, les suites et collections « standing order », les mises à jour de publications déjà au fonds, les publications diffusées exclusivement par certains organismes éditeurs et les livres publiés à compte d’auteur. Les livres numériques sont hors marché. Les ouvrages papier peuvent être accompagnés de supports ou matériels, tels que CD audio, cartes, matériels pédagogiques ou créatifs et goodies.

Recherche, commande et suivi

Le titulaire fournit une interface de recherche et de commande multi-utilisateurs donnant accès aux informations bibliographiques et commerciales, dont prix, disponibilité et date de parution. Elle signale les changements bibliographiques, les autres éditions ou supports et les matériels d’accompagnement. Les commandes et données de facturation sont transmises en EDI, d’abord avec Aleph puis avec Koha lors de sa mise en production. Les notices bibliographiques complètes sont fournies principalement en UNIMARC et, de façon complémentaire, en MARC21.

L’interface de gestion permet de suivre les commandes à chaque étape et de télécharger individuellement ou par lots les bons de commande, bons de livraison, factures et avoirs. Des outils de statistiques permettent des bilans périodiques mensuels, trimestriels ou annuels, portant notamment sur les ouvrages non livrés, les livraisons dans les délais, les délais atteints pour 50 %, 75 % et 90 % de la commande, les motifs de non-livraison, le montant moyen des commandes et le nombre moyen de titres par commande.

Commandes, livraison et traitement des anomalies

Les commandes sont émises par bons de commande selon les besoins des différents sites, sans minimum de commande, de fréquence ni de volume. Le titulaire honore aussi les commandes de faible importance et les ouvrages difficiles à trouver, sans frais supplémentaires. Il informe systématiquement l’émetteur des indisponibilités et de leurs motifs, relance les éditeurs sans intervention de l’Université et applique les modalités de relance définies au début du marché, éventuellement selon le site. Au-delà du délai maximal d’un mois, l’Université peut annuler les ouvrages non livrés ; l’état détaillé d’annulation est retourné visé sous cinq jours ouvrables.

Les livraisons sont multisites, à l’adresse portée sur chaque bon de commande. Elles ont lieu du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 18 h pour les deux bibliothèques universitaires, et de 9 h à 12 h puis de 14 h à 17 h pour les autres services. Le conditionnement doit être adapté et sécurisé. Les envois peuvent regrouper plusieurs commandes, avec rapprochement possible de chaque ouvrage et de son bon ; chaque facture correspond à un seul bon de commande. Le suivi des colis est accessible en ligne et un courriel annonce chaque nouvel envoi.

Les vérifications portent sur la conformité des ouvrages à la commande, la facture et l’état matériel des livres. Les erreurs ou anomalies sont signalées sous huit jours ouvrables après livraison. Les fournitures défectueuses ou non conformes sont reprises sans supplément, avec enveloppes de réexpédition fournies par le titulaire, puis remplacées à ses frais dans un nouveau délai fixé entre les parties. Le titulaire prend en charge les réclamations auprès des éditeurs, désigne un interlocuteur unique et son remplaçant, et remet des statistiques ainsi qu’un relevé semestriel des questions, réclamations, réponses, actions correctives et retours.