Fourniture de livres et manuels scolaires

Le marché porte sur des livres publiés en France et référencés par un ISBN, dont la langue principale est le français, ainsi que sur des manuels scolaires au sens des textes cités au CCP : manuels et modes d’emploi, cahiers d’exercices ou de travaux pratiques qui les complètent, ou ensembles de fiches qui s’y substituent, conçus pour un programme défini ou agréé et utilisés dans les niveaux et formations concernés. Le besoin couvre la documentation d’un établissement d’enseignement supérieur et de recherche pluridisciplinaire, notamment celle destinée au troisième cycle et à la recherche. Les ouvrages sont généralement sur papier, mais peuvent être accompagnés de supports tels que CD-ROM, DVD ou objets 3D.

Sont exclus les livres numériques, les souscriptions, les publications à diffusion restreinte ou diffusées exclusivement par des organismes éditeurs, les livres publiés à compte d’auteur et les livres d’occasion.

Commandes et traitement

La fourniture est commandée par bons de commande, pour le nombre d’exemplaires indiqué sur chacun d’eux. Pour un ouvrage en stock, le délai indiqué est de 72 h à compter de l’envoi du bon de commande. Le CCP précise également que le délai court à compter de la réception de la commande dans le système d’information du titulaire, attestée par l’acquittement. Pour les ouvrages non détenus en stock, le titulaire doit proposer dans son offre un délai précis.

Le titulaire communique les disponibilités et, si une commande ne peut exceptionnellement être honorée dans le délai prévu, informe par écrit le responsable des achats des motifs et du délai prévisionnel. Le service émetteur peut maintenir ou annuler la commande. Le titulaire s’engage à permettre l’achat auprès d’un autre prestataire lorsqu’il ne peut fournir un document.

Les fournitures défectueuses ou non conformes sont reprises sans supplément de coût et remplacées aux frais du titulaire, dans un nouveau délai fixé conjointement lors du traitement de la réclamation. Les retards peuvent néanmoins donner lieu aux pénalités prévues au marché. Une prestation de même niveau et de durée équivalente est exigée pour toute adresse de livraison.

Suivi, échanges et données bibliographiques

Le titulaire fournit un suivi des phases de commande via une plateforme en ligne. Les échanges de commande ou de facturation sont prévus en EDI avec le SIGB Alma. En cas d’interconnexion par API, l’émission, la modification et la transmission des bons de commande ainsi que les échanges de facturation sont automatisés. Les API doivent être sécurisées et respecter les spécifications communiquées par l’acheteur ; les architectures prévues comprennent notamment REST/JSON ou des protocoles standardisés du secteur du livre.

Les données bibliographiques minimales à fournir sont : ISBN 13, PPN, titre et complément de titre, auteur(s), édition, lieu d’édition, éditeur, année d’édition et collection. Chaque requête de commande ou de facture donne lieu à un acquittement ; pour une requête API, celui-ci est immédiat. L’horodatage du SIGB fait foi pour la date de réception. Une facture rejetée par le SIGB pour non-conformité des données de commande est considérée comme non avenue.

Pour les composantes ne recourant pas à Alma, une procédure hors EDI est proposée, avec envoi des commandes par courriel ou via un portail professionnel dédié. En cas d’indisponibilité technique de l’EDI supérieure à 48 heures, cette procédure est mise en œuvre sans délai. Un correspondant francophone permanent, ainsi qu’un suppléant ou un binôme, suit les commandes et réclamations ; un correspondant est également désigné pour les échanges informatisés. Les factures sont déposées sur Chorus Pro, en parallèle des flux SIGB, dans un format reconnu tel que Factur-X, UBL ou CII.

Livraison et documents associés

Les adresses indiquées sur les bons de commande doivent être respectées. Les ouvrages sont livrés au bureau de réception de la bibliothèque concernée, et non à l’accueil du bâtiment. L’expédition postale ou par transporteur est sous la responsabilité du fournisseur jusqu’au lieu de livraison et s’effectue franco de port, d’emballage, de manutention et d’assurance. Les emballages restent sous la responsabilité et la propriété du titulaire.

Chaque bon de livraison correspond à un seul numéro de commande SIFAC. Il indique notamment le créancier, les numéros de commande SIFAC et Alma, l’organisme débiteur, les prix unitaires HT et TTC avant et après remise, ainsi que les montants totaux HT et TTC avant et après remise.

Le titulaire peut aussi participer à un événement culturel de l’Université lié à la publication d’ouvrages et, le cas échéant, vendre les ouvrages exposés ou concernés.