Outil de gestion des donateurs et traitement des dons par courrier

Lot 1 — Solution SaaS de gestion des donateurs

• Fourniture, configuration et exploitation d'une solution SaaS pour la gestion des contacts, interactions et transactions liées aux dons.
• Référentiels unifiés (contacts, interactions, transactions, marketing), dédoublonnage, qualité et RNVP des données.
• Gestion des paiements et transactions (SEPA, éditions et modifications de transactions, gestion des reçus fiscaux), rapprochements et flux comptables.
• Fonctionnalités marketing : segmentation, campagnes, scoring, ciblage, génération d'envois et intégration avec outils d'emailing.
• Editique : modèles de courriers et reçus fiscaux, génération et routage des envois électroniques et papier.
• Intégration et interopérabilité : APIs et interfaces pour Outlook, outils d'emailing, solutions tierces (iRaiser,...), flux entrants/sortants et exports vers comptabilité.
• Reporting et BI : tableaux de bord, extractions, rapports standard et sur-mesure, options d'analytique et d'IA pour cas d'usage.
• Administration : gestion des utilisateurs et habilitations, SSO optionnel, journaux d'audit.
• Migration et mise en service (phase Build) : migration des données, tests (recette VABF/VSR), documentation, formation (19 utilisateurs identifiés) et accompagnement au démarrage.
• Exploitation (phase Run) : hébergement sécurisé, sauvegardes, SLA, support et maintenance, sécurité (MFA, sauvegardes, disponibilité) et réversibilité.

Lot 2 — Prestation de fulfillment pour les dons reçus par courrier

• Réception, tri, traitement et numérisation des courriers et coupons reçus par voie postale.
• Lecture/OCR des éléments utiles (identification donateur, montant, mandats SEPA), saisie, contrôles qualité et fiches suiveuses pour anomalies.
• Remises en banque régulières des moyens de paiement et gestion des transferts de fonds, traçabilité et sécurité des flux financiers.
• Transmission quotidienne des flux et intégration des données traitées vers la solution CRM (Lot 1) ; gestion des non-conformités et exceptions.
• Edition et envoi des courriers et des reçus fiscaux selon modèles fournis ; archivage physique et numérique des pièces.
• Pilotage et reporting opérationnel : indicateurs qualité, comptes rendus, audit, SLA et traçabilité complète.
• Réversibilité : procédures de restitution et transfert de données en fin de contrat.

Gouvernance, sécurité et exigences opérationnelles

• Organisation via comités projet/COPIL, pilotage conjoint des interfaces entre Lot 1 et Lot 2.
• Exigences RGPD et protection des données sensibles, exigences de sécurité technique et sauvegarde, audits et conformité légale.
• Interfaces techniques : APIs, services web, flux quotidiens, mécanismes d'audit et de traçabilité, réconciliation comptable.
• Exigences de qualité des données (dédoublonnage, contrôles, règles de saisie) et procédures de gestion des incidents.