Outil de gestion administrative et logistique de formation
Description fonctionnelle et technique
Objet
Fourniture, mise en service et maintenance d'une solution logicielle SaaS de gestion administrative et logistique des formations, incluant interfaces et prestations d'accompagnement.
Fonctionnalités principales
- Gestion catalogue et planification : publication et mise à jour des offres, planification des sessions, gestion des salles et options distanciel (synchrone/asynchrone).
- Parcours d'inscription : parcours public unique, prise en charge de trois cas d'usage (inscription individuelle, inscription par structure, inscription multiple), génération des conventions et signature électronique horodatée.
- Tarification et paiements : tarification modulable (par apprenant/jour/niveau/intra-entreprise), activation de paliers de tarification selon volume d'apprenants, automatisation du calcul tarifaire et liens vers CRM pour gestion commerciale.
- Émargement et conformité Qualiopi : émargement par session/journée, génération et archivage des feuilles d'émargement, attestations de fin et documents exigés pour conformité Qualiopi.
- Bilans et pilotage : tableaux de bord, indicateurs (taux de satisfaction, bilan pédagogique et financier), rapports annuels, alertes et droits d'accès différenciés par profils.
Interopérabilité et sécurité
- API et intégrations : API REST et webhooks pour échanges bidirectionnels, interfaçage avec CRM Efficy et intégration optionnelle avec LMS 360Learning, gestion des flux et synchronisations.
- Authentification et gestion des droits : SSO via Keycloak/ORION, gestion granulaire des droits par profil, traçabilité et horodatage des actions.
- Hébergement et conformité : solution SaaS hébergée par l'éditeur avec stockage dans l'Union européenne, sauvegardes, conformité RGPD, conformité d'accessibilité (RGAA 4.1 AA) et plan de sécurité/vulnérabilités.
Déploiement, accompagnement et réversibilité
- Reprise des données : migration des historiques (au moins 3 ans) depuis CSV/exports fournis.
- Accompagnement : réunion de lancement, formations des gestionnaires/formateurs/coordinateurs, documentation en français, hot-line/support et PAQ.
- Validation et livrables : recette, mise en ordre de marche (MOM), vérification d'aptitude (VA), vérification de service régulier (VSR), livrables techniques et fonctionnels.
- Réversibilité : transfert des données et droits sur une période de 6 mois vers le bénéficiaire ou tiers, avec assistance associée.
SLA et maintenance
- Niveaux de service précisés (disponibilité, délais de prise en charge et résolution), maintenance corrective/évolutive, mises à jour et évolutions selon SLA.
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Critères d'évaluation
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