Outil collaboratif d’animation de manifestations

Fourniture de droits d’utilisation d’un outil collaboratif d’animation de réunions, journées d’information, séminaires, commissions et autres manifestations. Le modèle peut reposer sur des licences fixes/nominatives ou flottantes ; les licences doivent permettre plusieurs animateurs et manifestations simultanés.

Le besoin indicatif est d’environ 70 comptes, 1 500 présentations et animations par an et des groupes de 10 à 300 participants. Le nombre de comptes peut être ajusté à la hausse ou à la baisse par bons de commande. Une extension ponctuelle de la jauge jusqu’à 500 participants par session est prévue au bordereau.

Fonctionnalités et conditions d’utilisation

L’outil doit être intuitif, ergonomique, responsive et accessible sur téléphone, tablette ou ordinateur portable. Il doit fonctionner depuis la métropole et l’outre-mer, avec accès identifié et accès simultané jusqu’à 300 participants par session. Le chargement des pages ne doit pas dépasser 3 secondes. Les comptes peuvent être partagés entre unités de travail situées dans des territoires régionaux différents.

Fonctions minimales attendues :

• chat et compteur des participants connectés ;
• quiz et jeux d’évaluation des acquis, sondages et votes, avec affichage clair des résultats quantitatifs ;
• récupération, export et impression des résultats, ainsi qu’un espace d’échange et de présentation de documents ;
• copie et transfert de sessions pour réutilisation par un autre utilisateur, sans modifier la session d’origine.

L’impression du contenu préparé et l’émargement ou la justification de présence sont souhaités. Une utilisation sans connexion internet est également souhaitée, avec mise à disposition sur demande d’un équipement de type boîtier Wi-Fi.

Déploiement, accompagnement et maintenance

Le titulaire assure l’installation, la mise en service et les paramétrages nécessaires, avec vérification du fonctionnement. Il fournit des supports didactiques et opérationnels, tutoriels ou dispositifs d’accompagnement ; des formations en ligne et/ou en présentiel, générales ou ciblées sur certaines fonctionnalités, peuvent être organisées à la demande.

La maintenance logicielle comprend les mises à jour, montées de version, adaptations et paramétrages nécessaires au maintien du fonctionnement et des performances. Les évolutions sont communiquées aux référents avec des supports de présentation et d’accompagnement. La maintenance corrective couvre les anomalies, qu’elles soient signalées par l’ANFH ou repérées par le titulaire ; la réparation ou le remplacement d’accessoires défaillants non réparables incombe au titulaire.

Un support téléphonique et électronique répond aux demandes et traite les incidents. Les opérateurs maîtrisent le français écrit, parlé et lu. L’ouverture minimale est du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h et de 13 h 30 à 17 h 30, hors jours fériés. La prise en charge d’une demande intervient sous 30 minutes maximum ; le rétablissement ou la correction est prévu sous 4 heures ouvrées pour une anomalie bloquante, 1 jour ouvré pour une anomalie majeure et 3 jours ouvrés pour une anomalie mineure. L’accompagnement à l’utilisation intervient sous 1 h 30 ouvrée. La réparation ou le remplacement d’accessoires intervient sous 5 jours ouvrés en métropole et 15 jours ouvrés en Corse et dans les DOM.

La mise en place de l’outil et la mise à disposition des supports de formation interviennent sous 5 jours ouvrés maximum. Les évolutions sont annoncées au plus tard le jour de leur mise en production et, en principe, 15 jours ouvrés en amont. Un compte rendu ou reporting est transmis au minimum chaque trimestre : statistiques d’utilisation par compte, demandes de maintenance et d’assistance avec délais d’intervention, formations et évolutions des fonctionnalités. Les données doivent permettre des retraitements et analyses.