Espace numérique de travail pour établissements scolaires

Le marché porte sur la fourniture d’une solution logicielle d’espace numérique de travail (ENT), son hébergement, son exploitation, sa maintenance applicative et les prestations associées pour les établissements scolaires du second degré. La solution doit couvrir environ 600 établissements, avec près de 1,1 million de comptes utilisateurs et environ 14 millions de visites mensuelles en moyenne en 2025.

L’initialisation doit permettre une mise en production pour environ 600 établissements en août 2027. Elle comprend notamment le cadrage du projet, la définition fonctionnelle et technique, la récupération et l’intégration des données, le développement et l’intégration de la plateforme, les environnements de formation et de préproduction, les essais de charge, la validation fonctionnelle et technique par la maîtrise d’ouvrage, puis le déploiement en production.

Gouvernance, qualité et pilotage

Le titulaire désigne au minimum un directeur de projet, représentant contractuel unique, et un chef de projet, interlocuteur quotidien de la maîtrise d’ouvrage. Il anime les comités de projet, contribue aux comités techniques et aux comités de maintien en condition de sécurité, fournit les rapports d’avancement, les tableaux de bord, les analyses de risques et les fiches de configuration des évolutions.

Le plan de management doit notamment couvrir l’organisation, la qualité, la documentation, les risques, la configuration, les délais, les sous-traitants et les cotraitants. Les documents contractuels sont rédigés en français et remis dans un format électronique lisible.

Socle technique, sécurité et hébergement

La solution comprend des environnements de production, de formation et de préproduction. Les environnements de formation doivent pouvoir être activés à la demande de la maîtrise d’ouvrage et être opérationnels sous une semaine. La plateforme doit être compatible avec le SDET, le GAR, les annuaires fédérateurs et les annuaires des collectivités, avec alimentation automatique, synchronisation et gestion manuelle de comptes.

Les fonctions attendues couvrent notamment la fédération d’identités, le SSO, le MFA, la gestion des mots de passe, les comptes à privilèges, les rôles, profils, groupes, habilitations, délégations et traces. Les fournisseurs d’identité comprennent EduConnect, les académies de Montpellier et Toulouse, la DRAAF et l’ENT pour les comptes locaux.

La solution doit respecter les exigences RGPD, RGS, RGI, RGAA, RGSEN, PSSIE, SDET, le cadre de référence des services numériques éducatifs et le règlement européen sur l’intelligence artificielle. Elle doit garantir confidentialité, intégrité, disponibilité et traçabilité des données, assurer la gestion des vulnérabilités et protéger la plateforme contre les attaques DDoS, web, injections, force brute, logiciels malveillants et compromissions de comptes.

L’hébergement doit proposer, dès la rentrée scolaire 2027, un hébergement qualifié SecNumCloud, avec localisation des infrastructures, des sauvegardes et des traitements, garanties de souveraineté, redondance géographique, PCA, PRA avec RTO et RPO, plan d’assurance sécurité et séparation logique, technique et organisationnelle des instances mutualisées. L’exploitation est assurée 24 h/24, 7 j/7 et 365 j/an.

Les engagements de performance sont les suivants : affichage d’un écran de consultation en 2 secondes maximum dans 98 % des cas et en moins de 5 secondes dans 99,9 % des transactions ; mise à jour d’une page avec traitement en 3 secondes maximum dans 98 % des cas et en moins de 5 secondes dans 99,9 % des transactions. Le taux de disponibilité attendu est de 99,7 %, avec une garantie de rétablissement de 4 heures.

Le titulaire assure les supports de niveaux 1, 2 et 3 via l’outil de tickets ASAP². Le délai de réponse du niveau 1 est de 2 jours ouvrés. Les objectifs de résolution sont de 3 heures pour un incident bloquant, 7 heures pour un incident majeur et un traitement dans le train de maintenance pour un incident mineur ; les garanties de temps d’intervention associées sont respectivement de 1 heure, 4 heures et 48 heures.

Maintenance, transférabilité et données

La maintenance inclut les corrections d’anomalies, les correctifs, les mises à niveau des composants, les évolutions réglementaires, la compatibilité SDET et la compatibilité avec les services tiers. Chaque mise à jour ou nouvelle version est accompagnée de sa documentation française, de notes de version, des dossiers d’architecture actualisés et des modes opératoires nécessaires.

La transférabilité sortante comprend la restitution des données et contenus dans des formats standards et exploitables, des données de traçabilité, des sauvegardes complètes, des documents, des procédures et le transfert de compétences. Le service doit rester pleinement opérationnel pendant cette phase. La transférabilité entrante peut comprendre la reprise des données d’une plateforme antérieure, notamment les classeurs pédagogiques, contenus éditoriaux, messageries, fichiers, espaces collaboratifs et droits d’accès, avec conversion, intégration, tests et dossier de reprise.

Les utilisateurs disposent de fonctions d’import-export de leurs contenus dans des formats standards tels que HTML, XML, PDF et SCORM. Les archives des cahiers de textes des 5 années scolaires précédentes doivent pouvoir être conservées et accessibles. Les statistiques d’usage sont disponibles en temps réel avec un archivage d’au moins 12 mois glissants et peuvent être exportées en XML, CSV ou format compatible.

Fonctionnalités de l’ENT

La solution fournit des zones publiques et authentifiées pour les partenaires et les établissements, un site académique régional unifié, un espace central de gestion et des communications ciblées par profil, établissement, groupe, territoire ou autre critère. Elle est fournie en marque blanche, responsive et compatible avec les navigateurs courants ; une application Android et iOS doit être proposée.

Les fonctionnalités comprennent notamment :

• publication d’informations publiques et privées, sites d’établissement, communication ciblée et messagerie électronique ou instantanée ;
• agendas, emplois du temps, cahier de liaison, cahier de textes, stockage, partage de fichiers, espaces d’échanges et de collaboration ;
• administration à trois niveaux : plateforme, collectivités ou autorités académiques, puis établissement ;
• archivage de fin d’année scolaire et récupération autonome des données personnelles ;
• médiacentre compatible avec le GAR et accès aux services numériques institutionnels ;
• parcours pédagogiques, ressources et questionnaires interactifs, écriture collaborative, édition scientifique, retouche d’image, frises chronologiques, cartes mentales et annotation de vidéos en streaming ;
• visionneuses des formats bureautiques courants, espaces d’échanges entre élèves modérés par les personnels habilités et statistiques d’usage par période, service et profil.

Développements et suite bureautique

Des développements complémentaires peuvent être commandés sous forme d’unités d’œuvre simples, moyennes ou complexes. Ils comprennent les spécifications fonctionnelles et techniques, la maquette dynamique, le plan de tests, la mise en œuvre, le maintien en condition opérationnelle, ainsi que les étapes de VABF et VSR. Les fonctionnalités développées doivent être paramétrables, activables et accessibles sans surcoût aux autres membres de la maîtrise d’ouvrage qui le demandent.

Le titulaire propose également une suite bureautique souveraine permettant l’édition en ligne des formats de texte, tableur et présentation sans téléchargement préalable. Cette prestation peut être commandée pour tout ou partie des établissements.

Accompagnement et formation

La solution inclut une aide en ligne contextualisée, des webinaires par profil et service, un kit de déploiement ainsi qu’une documentation française imprimable et en ligne. Les documents de prise en main sont différenciés par type de public et téléchargeables en PDF ; les documentations détaillées et guides sont mis à jour à chaque montée de version.

Le transfert de compétence comprend deux sessions présentielles, l’une à Montpellier et l’autre à Toulouse, sans surcoût. Il vise notamment les formateurs de la DRANE et de la DRAAF ; le groupe DRANE compte environ 40 personnes, le groupe DRAAF 30 personnes, avec jusqu’à 20 agents de collectivités supplémentaires par groupe. Des formations complémentaires présentielles ou à distance peuvent être commandées, les sessions à distance étant interactives et assurées par un formateur dédié.