Organisation d’un voyage scolaire au Pérou

Acheminer 24 voyageurs (21 élèves de 15 ou 16 ans et 3 accompagnateurs) entre Bordeaux ou la gare TGV d’Angoulême et Lima, avec les préacheminements nécessaires en train ou en avion et les vols aller-retour. Le trajet de Pons jusqu’à Bordeaux ou Angoulême est exclu ; les transferts au Pérou relèvent du lot 2.

• Prévoir un bagage en soute de 23 kg et un bagage cabine par voyageur, ainsi que des réservations groupées permettant au groupe de voyager ensemble.
• Décrire les transporteurs, horaires, durées, correspondances, formalités de transit et marges entre transports ; signaler les changements d’aéroport ou de gare, les sorties de zone internationale et tout transfert autonome. Les autocorrespondances non protégées ou séparations du groupe doivent être identifiées.
• Préciser les délais de transmission et de correction des identités, les conditions de remplacement d’un accompagnateur et l’assistance en cas de retard, d’annulation, de correspondance manquée ou de modification imposée. L’émission des titres intervient après validation écrite de l’établissement.
• Chiffrer séparément, en prestation supplémentaire éventuelle, une garantie ou assurance collective d’annulation couvrant au minimum maladie grave ou accident d’un participant, avec exclusions, franchises, justificatifs et plafonds. Elle ne s’applique que si elle est retenue à la notification.

Prestations terrestres — lot 2

Assurer les prestations au Pérou depuis la prise en charge à l’aéroport de Lima jusqu’au transfert final vers cet aéroport. Les hébergements, repas et visites pris en charge par les correspondants à Arequipa sont exclus, mais les transferts nécessaires avant, pendant et après cette période sont à chiffrer. La prise en charge des correspondants commence à la remise effective du groupe et prend fin à sa reprise par le titulaire pour le départ vers Cuzco ; les dates, heures et lieux de ces bascules seront précisés par le programme définitif et le bon de commande.

Transports. Prévoir les transferts entre l’aéroport de Lima et l’hébergement à l’arrivée et au départ, les déplacements des visites, ainsi que les liaisons Lima–Arequipa et Cuzco–Lima en vol intérieur et en autocar de nuit lorsque les deux options sont réalisables. Pour Arequipa–Cuzco, présenter une solution directe et, séparément, l’option par le Canyon du Colca. Les autocars doivent être adaptés au groupe, autorisés, assurés, entretenus et équipés conformément aux règles de sécurité ; pour les trajets de nuit, préciser les conditions de repos, le nombre de conducteurs et la durée prévisionnelle. Pour le retour Cuzco–Lima, privilégier un vol intérieur et, si les horaires l’exigent, une nuit tampon à Lima. Une option en autocar de nuit doit démontrer sa robustesse, prévoir une marge suffisante et inclure l’assistance et le réacheminement nécessaires en cas de rupture de correspondance imputable à l’organisation proposée.

Hébergements et repas. Hors séjour chez les correspondants, proposer des hébergements collectifs, propres et sécurisés, avec sanitaires adaptés. Les chambres ou dortoirs sont non mixtes : un ou deux espaces pour les filles et un pour les garçons, avec un adulte référent à proximité immédiate (deux accompagnatrices et un accompagnateur). Indiquer le nom, l’adresse et la catégorie ou le descriptif de chaque hébergement ; tout remplacement requiert l’accord de l’établissement et un niveau au moins équivalent. Prévoir la pension complète — petit-déjeuner, déjeuner et dîner, avec eau potable — ainsi que des paniers-repas lorsque les excursions ou déplacements couvrent l’horaire d’un repas. Prendre en compte les allergies et régimes alimentaires communiqués avant le départ.

Visites et assistance. Inclure et chiffrer séparément la visite guidée du centre de Lima et de Barranco, le Museo de Arte de Lima avec droits d’entrée, la visite guidée de Cuzco, l’excursion dans la Vallée sacrée (Ollantaytambo, Moray et Chinchero, transports, guide et entrées) et l’excursion d’une journée au Machu Picchu depuis Cuzco (transferts, train aller-retour, navettes, guide et entrées). Les guides sont francophones à Lima, Cuzco et au Machu Picchu ; préciser la langue d’accompagnement des autres visites. L’option Canyon du Colca doit décrire durée, transports, éventuel hébergement, repas, guide, entrées et incidence sur le programme ; elle n’est exécutée que si elle est retenue à la notification.

Désigner avant le départ un interlocuteur local francophone, ou à défaut anglophone ou hispanophone avec interprétariat, joignable 24 h/24 pendant les prestations. Décrire les moyens mobilisables en cas de maladie, d’accident, de retard, de perte de documents ou d’interruption d’un transport. Le mémoire technique doit inclure un protocole lié à l’altitude et au risque de mal aigu des montagnes : acclimatation, rythme des visites, accès à l’eau et au repos, signes d’alerte, conduite à tenir, évacuation vers une structure médicale et dispositions propres à l’option Colca. Aucun dispositif médicamenteux ne peut être imposé hors prescription et prise en charge médicales.

Pour les deux lots, identifier les principaux opérateurs connus ; le titulaire demeure l’interlocuteur contractuel unique de l’établissement pour son lot et responsable de ses sous-traitants et fournisseurs. Il doit être assuré en responsabilité civile professionnelle et pour les activités exécutées ou confiées. En cas de défaillance d’un transporteur, d’un hébergement ou d’une activité, proposer sans délai, sans surcoût lorsque la défaillance lui est imputable, une solution de remplacement de niveau au moins équivalent.