Organisation d’un voyage scolaire

Le prestataire organise le transport, l’hébergement, la restauration, les réservations et les activités prévues pour un groupe d’environ 54 personnes : 50 élèves et 4 accompagnateurs. Le programme indiqué est souhaité ; toute adaptation doit être justifiée et proposée au collège. Les trois jours proposés doivent être consécutifs, compatibles avec le calendrier scolaire et les disponibilités des sites. Les dates définitives sont soumises à validation du collège.

Transport et hébergement

• Autocar de grand tourisme adapté à 54 personnes, équipé de ceintures de sécurité et mis à la seule disposition du groupe pendant le séjour. Le service comprend les déplacements du programme ainsi que le kilométrage, le carburant, les péages, les éventuels frais de stationnement et les charges liées au transport.
• Le candidat précise les horaires prévisionnels des trajets aller et retour et l’organisation des chauffeurs, dans le respect de la réglementation sur les temps de conduite et de repos.
• Deux nuits en auberge de jeunesse, hôtel ou hébergement collectif dans le centre de Vielha ; les accompagnateurs sont hébergés dans le même établissement que les élèves. Le candidat indique l’adresse, la répartition des chambres, les sanitaires, les conditions d’accueil du groupe et les éventuelles taxes comprises.

Repas et programme

Le prestataire fournit les dîners des deux premières journées, les petits déjeuners des deuxième et troisième journées ainsi que les pique-niques des deuxième et troisième journées. Le pique-nique du premier jour est fourni par les familles. Les régimes particuliers et allergies signalés par le collège doivent pouvoir être pris en compte.

Le programme comprend les visites guidées du musée du Val d’Aran et du musée de la laine, une visite libre de l’église Sant Andreu, une activité culturelle à proposer et une visite du parc animalier Aran Park avec guide et ateliers. Des temps de marche libre sont prévus dans le centre de Vielha et dans les villages de Salardú et Unha. Les visites guidées sont à proposer en espagnol et en occitan. Les entrées, réservations, guides et ateliers sont inclus dans la prestation.

Assurances et modalités de service

La proposition précise les garanties et exclusions de l’assurance annulation individuelle et collective couvrant le groupe complet, ainsi que des garanties pour les bagages. Le titulaire désigne un interlocuteur exclusif joignable pendant le séjour. Toute prestation non réalisée ou non conforme doit être remplacée par une prestation équivalente ou, à défaut, donner lieu à une réduction proportionnelle.

Le candidat décrit les conséquences sur le coût d’une baisse d’effectif signalée un mois avant le départ et indique la date limite de confirmation de l’effectif définitif. Il détaille aussi les modalités d’annulation et les indemnisations selon le délai avant le départ. En cas de force majeure rendant impossible un élément essentiel avant le départ, le collège doit pouvoir résilier sans pénalité ni frais et obtenir le remboursement intégral des sommes versées.