Organisation d’un voyage scolaire

Organisation d’un séjour scolaire pour 53 participants : 47 élèves (26 lycéens et 21 collégiens) et 6 encadrants. L’offre doit articuler les déplacements, l’hébergement, les repas et les activités autour des journées obligatoires du partenariat scolaire et musical.

Déplacements

Le trajet aller-retour prévoit le départ et le retour depuis la gare routière d’Aubusson, avec prise en charge et dépose des élèves du second établissement à Parsac, à l’aller comme au retour. Le calendrier visé est un départ entre le 23 et le 25 avril 2027, avec une arrivée préférée au plus tard le 25 avril en fin d’après-midi ; le retour est envisagé entre le 2 et le 4 mai 2027 au plus tard.

Le transport aérien doit prendre en compte les instruments de musique des élèves. Le candidat vérifie, avant la réservation définitive des billets, la compatibilité des dimensions, du poids et du transport en cabine ou en soute avec les exigences des compagnies. Le recensement des instruments sera communiqué au plus tard avant cette réservation ; les éventuels frais supplémentaires correspondants doivent être explicités dans l’offre.

Pour les déplacements pendant le séjour, les deux configurations doivent être proposées : six véhicules de 9 places, conduits par les accompagnateurs, ou un autocar avec chauffeur pour l’ensemble du groupe et du séjour. Les frais de carburant des déplacements prévus et, le cas échéant, les frais annexes liés à l’utilisation des véhicules sont à intégrer. Les moyens loués pour le transport exclusif des élèves doivent respecter les mesures de sécurité en vigueur.

En cas de retard important, grève ou incident de transport, une solution de réacheminement doit être prévue, avec gestion du transfert entre aéroports s’il y a lieu. Pour une correspondance de 7 h à 10 h, un repas par personne est pris en charge ; au-delà de 10 h, sont prévus un hébergement hôtelier limité à trois personnes par chambre au maximum et au moins un repas.

Hébergement et repas

L’hébergement est à organiser en centre d’hébergement ou établissement hôtelier, de préférence dans le secteur de Saint-Denis. La répartition prévisionnelle des élèves est de 36 filles et 11 garçons. Pour les six accompagnateurs, prévoir quatre chambres individuelles et une chambre double, ou trois chambres twin.

Les repas comprennent les petits-déjeuners, les dîners au centre d’hébergement et les repas nécessaires aux trajets, à l’exception du premier repas au départ, pris en charge par l’établissement pour les élèves et les accompagnateurs, hors chauffeur. Les déjeuners pris au collège partenaire ne sont pas compris dans la prestation : selon le programme, les autres déjeuners sont fournis par le centre d’hébergement. L’offre précise les modalités de restauration.

Activités et coordination

Le programme inclut deux journées de répétitions musicales avec les élèves du dispositif Orchestre à l’École et une journée comprenant répétition générale et concert. Ces trois journées obligatoires, prévues au cours de la semaine du 26 au 30 avril 2027, probablement en début de semaine, ne requièrent aucune prestation particulière du candidat hormis les déplacements.

Le candidat propose et organise plusieurs activités complémentaires culturelles, touristiques et pédagogiques, sans remettre en cause les journées obligatoires. Les pistes mentionnées comprennent une randonnée dans un cirque avec des élèves du dispositif, la découverte d’un volcan, un circuit de l’île avec des sites emblématiques, la découverte de lieux de culte et de la diversité culturelle, ainsi que la filière sucrière, une vanilleraie et un musée. La présence d’un guide pour certaines visites peut être proposée. Le programme prévisionnel doit être cohérent ; son ordre définitif peut être adapté.

Suivi et garanties

Le tarif doit inclure une assurance annulation et une assistance rapatriement. Un courriel de contact joignable pendant tout le séjour est fourni ; le candidat s’engage à répondre sous 24 h les jours ouvrés et sous 48 h les samedis et dimanches. Si un événement extérieur de force majeure rend impossible avant le départ le respect d’un élément essentiel du marché, le lycée peut résilier sans pénalité ni frais et obtenir le remboursement de la totalité des sommes versées.