Organisation d’un voyage scolaire

La prestation comprend le transport du groupe, l’hébergement, la pension complète et la réservation des activités culturelles prévues. Le groupe compte 101 élèves de 15 à 17 ans et 11 accompagnateurs.

Transport

• Autocars grand tourisme dotés des équipements de sécurité réglementaires et conformes aux règles de sécurité applicables, notamment pour le remplacement du chauffeur.
• Autocars et conducteurs à disposition sur place selon un forfait kilométrique total à proposer, suffisant au regard des visites et circuits prévus. Péages, tunnels, autoroutes et parkings à inclure.
• Le départ est annoncé depuis Valence, tandis que la clause de transport mentionne un départ de l’établissement : ce point mérite clarification dans l’offre. Le trajet est décrit entre le départ et le dernier site visité, sans visite d’autres villes.

Hébergement et restauration

Hébergement en hôtel ou auberge de jeunesse, aussi proche du centre que possible. Pension complète pour l’ensemble des participants, conducteurs compris : petits déjeuners et dîners à l’hébergement, déjeuners sous forme de paniers-repas préparés par l’hébergement. Prévoir le repas du troisième soir à la Friterie « La Chapelle ».

Activités et déplacements sur place

Le prestataire réserve les activités et prend en charge les droits d’entrée et frais de réservation des sites et musées ; il avance les fonds nécessaires au paiement des entrées. Le programme souhaité comprend l’Atomium, le musée Magritte, le Parlement européen, le Parlamentarium, une représentation théâtrale et les studios de la RTBF. Un déroulement différent peut être proposé en fonction des horaires d’arrivée et de départ et des contraintes d’immobilisation de l’autocar. Prévoir les transports urbains si l’autocar de tourisme ne peut pas être utilisé ; aucun guide n’est nécessaire.

Documents, assurances et assistance

• Fournir un contrat ou une convention reprenant de façon exhaustive, claire et chiffrée les éléments de l’offre, ainsi que l’agrément tourisme.
• Préciser les assurances assistance et rapatriement et l’assurance annulation individuelle pour tous les participants.
• Remettre un carnet de voyage et un dossier complet détaillant le séjour, notamment les distances et temps de route entre l’hébergement et les sites prévus.
• Mettre à disposition un numéro d’appel d’urgence et une assistance 24 h/24, ainsi qu’un serveur vocal d’information pour les familles pendant le séjour.