Organisation d’une soirée d’entreprise

La prestation associe la mise à disposition d’un lieu entièrement équipé et les services nécessaires à une soirée interne d’anniversaire. La jauge prévue est de 800 à 900 personnes sur l’ensemble de la soirée. Plusieurs espaces doivent permettre des ambiances et des usages différents, les échanges et une circulation fluide. La dimension dansante est centrale.

Le dispositif prévoit l’accueil et la sécurité des invités, ainsi que les moyens humains nécessaires à l’accueil, au service, à la technique et à la sécurité. Un espace extérieur suffisamment vaste et sécurisé est attendu, avec possibilité de chauffage et accès pour les fumeurs.

Équipements et animations

Le lieu doit disposer d’un dispositif son et lumière adapté, permettre la diffusion de contenus vidéo et sonores et accueillir des prises de parole ainsi qu’une programmation DJ. La proposition précisera les équipements inclus et les éventuels besoins complémentaires. Les possibilités de personnalisation et de scénographie sont à présenter.

Les animations proposées peuvent comprendre un photocall ou studio photo, un dispositif vidéo, une installation participative autour des souvenirs et messages des collaborateurs, la diffusion de contenus anniversaire réalisés par les rédactions, ou d’autres propositions ludiques liées à France 24, RFI et leurs anniversaires. Elles doivent être simples, accessibles, ludiques et fédératrices. Des photographies, archives, témoignages, messages et contenus audio ou vidéo pourront être intégrés ou recueillis au cours de la soirée. Une séquence anniversaire avec des gâteaux géants et originaux est à prévoir pour les photos souvenir. Le choix, le contenu ou le format des animations retenues pourra être ajusté pendant la préparation, dans le respect de l’enveloppe forfaitaire.

Restauration et boissons

L’offre comprend une restauration conviviale et généreuse, facile à consommer debout, avec plusieurs propositions pour différents régimes alimentaires, notamment sans porc, végétarien et sans gluten. Les boissons comprennent des softs, bières, vins et/ou champagne, selon des modalités restant à définir.

L’offre précisera le dispositif de service, le nombre de points de restauration et de boissons et les quantités prévues pour la jauge. Le fonctionnement inclut le contrôle continu des espaces pour le débarrassage, le réapprovisionnement, le nettoyage et la sécurité (« running »), avec une attention portée à la fluidité et à la limitation des files d’attente.

Déroulé indicatif

• 19 h : arrivée et accueil, ouverture des bars et de la restauration, lancement des animations et ambiance musicale.
• 20 h : séquence anniversaire avec gâteaux et prises de parole.
• À partir de 20 h 30 / 21 h : poursuite des animations et début de la programmation musicale ou DJ.
• Fin prévisionnelle du service de restauration à 23 h, du service des boissons à 1 h ; fin de soirée et départ des derniers invités entre 1 h 30 et 2 h.

Ces horaires sont indicatifs et pourront évoluer selon le lieu retenu et le déroulé définitif.