Organisation de séjours de vacances pour mineurs

Encadrement et qualifications :

• Mise à disposition minimale attendue : 3 accompagnateurs par séjour (1 directeur + 2 animateurs) affectés au suivi des groupes.
• Personnel encadrant des activités doit détenir les qualifications réglementaires pour les activités proposées.

Hébergement et équipements :

• Hébergements avec chambres enfant regroupées au même étage et contiguës ; pas de mélange d’âges dans les mêmes chambres sauf tranches identiques.
• Présence d’une infirmerie équipée (lit), armoire fermant à clé pour médicaments et local fermé à clé pour le matériel pédagogique.
• Salles d’activités modulables et mobilier adapté à l’âge.
• Inventaire du matériel pédagogique (jeux, baby‑foot, ping‑pong, etc.) à fournir avant le séjour.
• Équipements saisonniers minimaux : parasols pour période plage, salles de séchage et équipement de déneigement/luge pour période hivernale.

Transport :

• Prise en charge du transport aller/retour depuis un point de départ unique prédéfini, incluse dans le prix ; privilégier modes à plus faible empreinte (train/avion) puis bus si nécessaire.
• Transports locaux pour activités inclus.

Restauration :

• Quatre repas quotidiens (petit‑déjeuner, déjeuner chaud sauf exception, goûter, dîner chaud sauf exception) ; menus variés et équilibrés adaptés à l’âge (au moins un légume et un fruit par jour).
• Menus types et menus de substitution (PAI, allergies, végétarien, pique‑niques) à transmettre avant le séjour.
• Prévoir un repas supplémentaire pour l’équipe d’animation lors de la dernière soirée et friandises/boissons pour enfants.

Activités :

• Au moins une activité encadrée par jour ; au moins une activité sportive ou culturelle sur la durée minimale du séjour (≥2 si séjour >1 semaine).
• Planning d’activités détaillé jour par jour à fournir.

Préparation et documents exigés :

• Dossier descriptif complet par séjour (descriptif hébergement, preuve de réservation, attestation de visite préalable du site par le fournisseur, photocopies agréments de sécurité).
• Plans des locaux, planning des menus et inventaire matériel à transmettre selon calendrier contractuel.
• Visite du site en phase de préparation du séjour, à la charge du titulaire.

Communication et sécurité :

• Permanence téléphonique pendant les départs/retours et astreinte 24h/24 pendant le déroulement des séjours (numéro communiqué).
• Support de communication sécurisé pour information centralisée aux familles (blog/site/serveur vocal).
• Procédure d’alerte et remontée en cas d’accident ou situation grave avec obligations de notification et mesures immédiates.

Blanchissage :

• Lavage du linge au moins une fois durant le séjour ; changement des draps au moins une fois par semaine ou dès nécessité.

Conditions commerciales et annulations :

• Modalités d’annulation détaillées : cas de force majeure sans indemnité ; annulation par le fournisseur = remboursement intégral des sommes perçues ; annulation par la collectivité avec règles de remboursement des frais irrécupérables et indemnités forfaitaires selon délais.
• Maintien du séjour et tarification à partir d’un seuil minimal d’inscrits (seuils précisés contractuellement).