Organisation de séjours de vacances pour enfants et adolescents

Le titulaire organise des séjours en centres de vacances pour les enfants et adolescents de 6 à 17 ans. Il prend en charge l’organisation générale, le transport, l’hébergement, la restauration, l’encadrement et les activités. Trois propositions de destination sont attendues pour chaque séjour ; la commune choisit la destination par bon de commande. Le marché prévoit un maximum de 55 enfants par année, tous séjours cumulés.

Destinations et hébergement

Pour le séjour d’hiver, les propositions portent sur la Savoie, la Haute-Savoie ou les Vosges ; les destinations sont indiquées comme situées en France ou dans des pays frontaliers. Le prix comprend la location du matériel de ski ainsi que les forfaits et cours nécessaires aux activités proposées. L’hébergement est en chambres de 3 enfants minimum.

Pour le séjour d’été, les propositions comprennent un lieu en bord de mer, un lieu en montagne et un lieu au choix du candidat, en France ou dans un pays frontalier. L’hébergement peut varier au cours du séjour : chalet, auberge ou camping sous tente.

Transport, repas et activités

• Transport en bus du centre-ville de Violaines à la gare de Lille, puis en train, de préférence direct ; le titulaire prévoit les transferts jusqu’à l’hébergement, les déplacements locaux nécessaires aux activités et le retour selon les mêmes modalités. Un tarif exclusivement en bus est également demandé à titre comparatif.
• Pension complète comprenant petit-déjeuner, déjeuner, goûter et dîner ; repas équilibrés respectant les règles d’hygiène et de nutrition. Les régimes particuliers, allergies et projets d’accueil individualisés transmis par la commune sont pris en compte.
• Activités adaptées aux tranches d’âge 6–10 ans et 11–17 ans, au rythme des enfants, avec matériel nécessaire et projet éducatif et pédagogique communiqué à la commune.

Encadrement, sécurité et suivi

Le personnel d’animation accompagne les enfants depuis le départ de Violaines jusqu’au retour, y compris pendant les transports et les activités. Les effectifs et qualifications respectent au minimum la réglementation applicable aux accueils collectifs de mineurs. Le titulaire effectue les déclarations de chaque séjour sur la téléprocédure TAM, transmet la fiche initiale puis la fiche complémentaire comportant l’équipe d’encadrement et remet le justificatif de déclaration au plus tard 15 jours avant le départ. Les contrôles d’honorabilité des encadrants sont réalisés dans le cadre réglementaire prévu.

Le titulaire organise une réunion de présentation aux familles pour chaque séjour, informe la commune sans délai de tout incident ou accident et lui remet, dans les 30 jours suivant chaque séjour, un bilan portant sur la fréquentation, le déroulement, les incidents et les retours des participants. Il justifie de son assurance de responsabilité civile et prend en charge les frais médicaux engagés pendant les séjours ; aucune avance n’est demandée aux familles.

Le DQE indique des effectifs estimatifs sans engagement de la commune, avec des lignes à 35 enfants pour chacune des propositions d’hiver et 20 pour chacune des propositions d’été, tout en mentionnant une limite de 40 enfants par an. Cette indication coexiste avec le plafond contractuel de 55 enfants par année.