Organisation d’un séjour de sports d’hiver pour mineurs

Le marché porte sur l’organisation d’un séjour de vacances d’hiver à contenu éducatif, culturel, sportif et ludique, pour des enfants et adolescents de 6 à 17 ans. L’effectif est limité à 35 jeunes et 8 encadrants au maximum.

Programme et encadrement

Le programme doit respecter le rythme des participants et combiner les sports d’hiver avec des activités sportives, culturelles, éducatives et de découverte adaptées aux âges accueillis. Il doit notamment prévoir des pistes vertes pour les débutants et des cours ESF le matin, sauf le jour du départ, avec passage d’insigne pour tous les participants. Un domaine assez vaste pour les skieurs confirmés est souhaité si possible. Les activités spécifiques ou à risques sont encadrées par des personnes ayant les qualifications réglementaires requises.

Le programme détaillé retenu est annexé aux documents contractuels. Toute modification substantielle doit être signalée au préalable à l’acheteur et au directeur du séjour; si une activité ne peut avoir lieu, notamment pour raison météorologique ou de sécurité, une activité de remplacement de caractéristiques et de valeur équivalentes est proposée lorsque cela est possible. Un budget d’activités d’au moins 30 € par enfant, hors ski, est intégré à la proposition financière; son utilisation au bénéfice des participants doit pouvoir être justifiée. Une liste détaillée et chiffrée des activités sportives et culturelles est jointe à l’offre. Les directeurs gèrent ces budgets au moyen d’un compte ou d’un moyen de paiement propre au titulaire.

La collectivité conserve le recrutement des animateurs et du personnel d’encadrement ainsi que le versement de leurs salaires. Les activités spécifiques sur place doivent toutefois être assurées par des encadrants diplômés selon la réglementation applicable.

Hébergement et restauration

L’hébergement est prévu dans un bâtiment doté d’une salle d’activités, idéalement au pied des pistes et à moins de 200 m des remontées mécaniques; cette distance doit être indiquée dans l’offre. Il est également souhaité à proximité du centre-ville ou du village, dans une station offrant des pistes adaptées à tous les niveaux. Une restauration typique de la région et des produits locaux sont souhaités si possible.

Pour les séjours en France, l’établissement doit disposer des agréments ou autorisations réglementaires requis et, lorsque nécessaire, d’un avis favorable de la commission de sécurité. Tout retrait, suspension ou modification d’agrément, d’autorisation ou avis défavorable susceptible d’affecter l’accueil est communiqué sans délai. Un descriptif actualisé des lieux est fourni; les locaux sont en très bon état et sécurisés. Les chambres sont disponibles à l’arrivée, avec un lit individuel par enfant, et les chambres des enfants et des adultes sont proches les unes des autres. Le centre comprend notamment des sanitaires en nombre suffisant, une infirmerie avec chambre d’isolement, des salles d’activités adaptées à l’âge et réservées au groupe, une lingerie et une salle à manger. Le matériel nécessaire, notamment mobilier, literie, couettes, couvertures et vaisselle, est fourni; le titulaire assure l’entretien quotidien et la propreté des locaux.

La pension complète comprend quatre repas par jour: petit-déjeuner, déjeuner, goûter et dîner. Les repas sont consistants, équilibrés et de qualité; lors des excursions, le pique-nique est préparé le matin. Les habitudes alimentaires et régimes particuliers sont pris en compte, notamment sur présentation d’une liste d’aliments interdits ou fortement déconseillés en cas d’allergie, ou pour motif religieux, sans supplément.

L’hébergement effectivement mis à disposition doit correspondre aux caractéristiques et à la localisation retenues à l’attribution. Tout changement après attribution requiert l’accord préalable écrit de l’acheteur, sauf urgence ou circonstance indépendante de la volonté du titulaire, auquel cas celui-ci l’informe immédiatement et propose une substitution. L’établissement de remplacement doit être au moins équivalent, respecter les exigences du marché et ne pas entraîner d’augmentation du prix contractuel; l’accord écrit préalable de l’acheteur est requis sauf urgence. Une substitution objectivement inférieure peut donner lieu à une réfaction.

Transport et situations particulières

Le transport est à proposer en option et à chiffrer au bordereau. Les autocars grand tourisme doivent être récents, contrôlés techniquement, munis de ceintures de sécurité, de toilettes et d’appareils télévisés avec films. Le titulaire prend en charge la manutention des bagages et souscrit une assurance couvrant ce risque. Si le transport est mutualisé avec d’autres groupes, les décisions du directeur du groupe concernant notamment le fonctionnement dans le car et le rythme des pauses doivent être prises en compte; un plan de route peut être proposé.

L’intégration d’enfants en situation de handicap ou porteurs d’une maladie chronique peut être sollicitée par la collectivité après concertation avec le titulaire. Les surcoûts nécessaires à de bonnes conditions d’accueil sont convenus d’un commun accord. En cas de rapatriement médical ou disciplinaire, les frais sont avancés et facturés à la collectivité selon les modalités prévues; sauf prise en charge par les familles, le rapatriement s’effectue avec un animateur. Pour un rapatriement disciplinaire, un trajet en train de deuxième classe pour l’enfant et son accompagnateur est privilégié, sauf prescription contraire de la collectivité; les parents ou tuteurs sont informés et viennent chercher l’enfant au point d’arrivée.

Coordination et vérifications

Le titulaire met à disposition du groupe un téléphone et un ordinateur avec connexion internet. Les prestations peuvent être vérifiées quantitativement et qualitativement pendant ou après le séjour, notamment pour l’hébergement, la restauration, les activités, les équipements, le transport lorsqu’il est compris, le respect du programme et l’utilisation du budget d’activités. Le titulaire doit pouvoir fournir les justificatifs correspondants; l’acheteur peut prononcer l’admission, l’ajournement, la réfaction ou le rejet selon les stipulations contractuelles.