Organisation de séjours pour retraités

Hébergement

• Hébergement en hôtels minimum 3 étoiles (normes internationales) sur base chambre double.
• Option et tarif séparé pour supplément chambre individuelle à indiquer.

Restauration

• Pension complète : petit déjeuner, déjeuner, dîner.
• Boissons incluses au minimum : eau et boissons non alcoolisées (softs).

Programme et activités

• Conception d’un programme détaillé incluant excursions, visites et entrées sur site.
• Indication obligatoire de la durée et de la difficulté des marches/promenades ainsi que du kilométrage journalier.
• Intégration d’au moins un temps libre (au minimum une demi‑journée) lorsque demandé.
• Audioguides à prévoir lorsque possible.

Encadrement et accompagnement

• Fourniture d’un guide accompagnateur francophone pendant le séjour.
• Possibilité d’option pour un accompagnateur d’agence ; l’offre doit préciser l’existence de l’option et son incidence financière si l’accompagnateur local n’est pas fourni par l’organisme commettant.
• Répartition des groupes : respect des capacités maximales par groupe ; si la demande excède la capacité maximale, organisation et tarification de plusieurs groupes distincts.

Assurances, formalités et prestations incluses

• Assurances multirisques obligatoires (assistance, rapatriement, annulation, perte de bagages) avec extension pandémie COVID.
• Inclusion dans le prix par participant des entrées prévues au programme, taxes (taxes de séjour, taxes aéroport) et frais de visa si nécessaires.
• Conditions d’annulation détaillées à fournir (barème d’indemnités selon nombre de jours avant départ).

Organisation opérationnelle et documents exigés

• Remise d’un programme détaillé et d’un mémoire technique décrivant capacités, organisation, moyens, mesures qualité et mesures environnementales proposées.
• Remise des éléments contractuels demandés (acte d’engagement signé, bordereau des prix unitaires, conditions d’annulation détaillées, justificatifs d’assurances et de conformité sociale/fiscale).

Réunion d’information

• Participation à une réunion d’information/pré‑présentation destinée aux futurs participants (date précisée dans le dossier) ; organisation de la présentation et gestion des préinscriptions et des informations pratiques.

Modalités de facturation et garanties

• Tarification traitée en prix unitaires (prix par personne selon bases indiquées) ; prix fermes non révisables.
• Modalités de facturation et de paiement conformes aux obligations contractuelles (facturation et règles de paiement à respecter).