Organisation de séjours en centres de vacances pour enfants et adolescents

Le titulaire propose quatre configurations : deux séjours de 10 jours en juillet, deux en août, deux séjours de 7 jours en juillet et deux en août. Pour chaque année, l’acheteur choisit de commander uniquement les séjours de 7 jours ou uniquement ceux de 10 jours. Les propositions portent sur des lieux et des thématiques différents.

Les destinations doivent se situer en Île-de-France ou dans un département limitrophe. Pour juillet, le premier départ a lieu au cours des huit premiers jours suivant la fin de l’année scolaire. Pour août, il a lieu entre le 30 juillet et le 6 août, après accord du responsable de la Direction Loisirs et Vacances. Les séjours peuvent être consécutifs, au même endroit et sans retour à Épinay-sur-Seine ; le titulaire doit alors garantir le personnel nécessaire et prévoir des dates compatibles.

• Capacité de 10 places par séjour, soit 20 places par mois et 40 places au total ; jusqu’à 5 places supplémentaires par séjour peuvent être inscrites avec l’accord du prestataire et sous réserve de disponibilité.
• En autocar, le transport est pris en charge depuis Épinay-sur-Seine à l’aller et au retour. En train, un car municipal assure les transferts vers et depuis une gare parisienne ; les animateurs prennent en charge les enfants depuis Épinay-sur-Seine et les y accompagnent au retour, quel que soit le mode de transport.
• Le titulaire adresse un courrier aux familles une fois pour chaque séjour.

Prescriptions communes aux deux lots

Le lieu d’accueil doit être agréé par la Direction Loisirs et Vacances. Le mobilier doit être en nombre suffisant et adapté à l’âge des participants ; la literie doit être propre et de qualité. La non-mixité est respectée, les locaux permettent la vie en petits groupes et un encadrant est responsable des enfants et adolescents pendant la nuit. Les sanitaires doivent être conformes aux normes, suffisamment nombreux, adaptés, bien répartis et sans signes de vétusté.

Les repas sont variés, copieux, équilibrés et de bonne qualité ; les produits frais sont vivement souhaités. Le titulaire fournit des repas avec substitution au porc et répond aux régimes liés à la santé et aux allergies. Un pique-nique doit être complété dans la journée par un repas traditionnel afin de préserver l’équilibre alimentaire quotidien.

L’encadrement respecte les taux réglementaires. L’équipe fournit les certificats médicaux requis et les animateurs d’activités spécifiques possèdent les diplômes exigés. Les directeurs des centres et un responsable délégué participent à une réunion d’information en soirée, un jour de semaine en juin, à la Caisse des écoles. Le titulaire précise le nombre d’enfants par animateur, notamment directeur, adjoint et animateurs, et transmet les numéros d’habilitation des séjours ainsi que les déclarations initiales et complémentaires.

Le séjour doit favoriser une pédagogie adaptée, la prise de responsabilités, le respect des règles de vie, d’autrui et du bien collectif, ainsi que le plaisir des vacances partagées. Le titulaire fournit le projet éducatif et le projet pédagogique. Si une activité spécifique ne peut avoir lieu pour un motif indépendant de sa volonté, une activité de substitution de nombre, durée et fréquence équivalents est proposée.

Les fiches sanitaires sont examinées à l’arrivée et l’état de santé des participants suivi. Les locaux sont entretenus quotidiennement ; le linge, y compris literie et vêtements, est blanchi une fois par semaine. Au retour, les valises doivent contenir du linge sec et rangé, conforme au trousseau initial. Des photos de groupe prises dans la structure et en activité sont remises à la Caisse des écoles avec le bilan de fin de séjour, sans supplément de prix. Le titulaire suit l’argent de poche confié par les familles et remet aux parents un état écrit des dépenses à la fin du séjour.

En cas d’incident, la Direction Loisirs et Vacances est informée dans les meilleurs délais. En cas d’accident ou de maladie, le titulaire appelle selon le cas un médecin, une ambulance, le SAMU ou les pompiers ; la famille et la Direction sont informées en temps réel. Le titulaire avance les frais médicaux, remboursés par la Caisse des écoles sur transmission des justificatifs. Le directeur du centre reste joignable jour et nuit, et le titulaire contacte la Direction dès les premières heures suivant l’arrivée. Si un établissement ou séjour devient indisponible après notification, le titulaire propose au même tarif une solution de catégorie similaire ou supérieure disposant des agréments requis.

Les commandes sont émises par bons de commande selon les besoins et les inscriptions des familles ; aucun séjour sans inscription ne donne lieu à commande. L’offre précise les conditions de réservation, facturation et rétrocession des places inutilisées ; la date de rétrocession ne peut être antérieure au 2 mai de l’année concernée.