Organisation d’un séjour de vacances neige

Organisation d’un séjour neige à dominante ski alpin pour 70 à 80 enfants âgés de 6 à 15 ans. La prestation comprend le transport aller-retour, l’encadrement, la pension complète, les activités de ski et les activités de découverte de la montagne en hiver.

Le programme prévoit cinq demi-journées de ski, avec cinq séances ESF de deux heures, la location du matériel et les remontées mécaniques sur différents domaines skiables. Deux activités neige supplémentaires sont demandées parmi trois proposées ; le cahier des charges cite une sortie nocturne en raquettes et une course d’orientation, sans préciser la troisième activité. Le programme doit aussi inclure des activités pédagogiques sur la montagne et son milieu environnant.

Hébergement, repas et vie quotidienne

L’hébergement doit être en dur et respecter la réglementation en vigueur. Les enfants doivent pouvoir accéder aux toilettes à toute heure, se doucher dans des installations cloisonnées protégeant leur intimité et se laver quotidiennement. L’entretien du linge doit leur permettre de disposer chaque jour de linge propre et sec ; le linge sale ou humide doit être nettoyé et séché avant rangement. Une indemnisation des familles pourra être demandée au prestataire en cas de dégradation due à un défaut d’entretien.

La pension complète comprend chaque jour petit déjeuner, repas de midi, goûter et dîner, avec au moins un repas chaud par jour et un accès à l’eau à tout moment. Des repas adaptés sont requis pour les régimes liés à un problème de santé justifié par certificat médical ou projet d’accueil individualisé. Les enfants ne doivent pas être contraints de manger ni privés de nourriture comme sanction ; l’équipe, direction comprise, prend ses repas à table avec eux. Aucun alcool ne peut être servi aux enfants ou aux adultes encadrants pendant leur temps de travail.

Encadrement et accompagnement

La capacité du groupe ne peut dépasser 80 enfants. Les animateurs doivent accompagner les enfants dans les activités et la vie quotidienne ; le même animateur suit chaque enfant, sauf pour le ski où les groupes sont constitués par niveau. La direction, les animateurs et les intervenants spécialisés doivent disposer des diplômes requis par la réglementation. L’équipe doit comprendre des femmes et des hommes, en veillant à la parité.

Les enfants doivent être associés à leurs vacances par des temps quotidiens d’expression et de concertation avec leur animateur référent, afin de favoriser leur bien-être et de définir collectivement des règles ou projets d’activités. L’organisateur assure la surveillance et la prise en charge des problèmes de santé, avec accès permanent à l’infirmerie ; il informe les familles de tout problème de santé, même mineur, et la Ville des situations plus sérieuses. Il avance les frais de santé remboursables, sur présentation des justificatifs nécessaires. En cas de difficultés comportementales persistantes, la Ville doit être consultée avant toute solution d’éviction.

Transports, information et suivi

Les bagages sont transportés simultanément aux enfants. Pour un circuit, l’itinéraire doit être communiqué et les animateurs prennent en charge les enfants pendant les transferts. Le prestataire répond des pertes ou détériorations des bagages, sauf objets personnels ou de valeur interdits par le règlement du séjour, et doit contracter les assurances nécessaires à l’indemnisation des familles.

Un interlocuteur privilégié doit être joignable à tout moment. L’organisateur tient régulièrement la Ville informée avant, pendant et après le séjour, et fournit une description numérique du séjour ainsi que des photos. Il communique les horaires de départ et de retour un mois avant le départ, participe à la réunion d’information des familles par son directeur ou directeur adjoint, et met à disposition des informations régulières par Internet et fax. Un temps de correspondance avec les familles est organisé au moins une fois dans la semaine. Le projet pédagogique du directeur est à remettre dix jours avant le départ ; des membres de l’équipe participent à la réunion de bilan et y apportent un diaporama des photos prises pendant le séjour. L’organisateur précise également les dispositions relatives à l’argent de poche, aux téléphones portables et à l’information sur la vie sexuelle. L’usage du tabac en collectivité et l’usage de stupéfiants sont interdits.