Organisation d’un séjour de ski pour enfants

Le titulaire organise un séjour de vacances à dominante ski et sports d’hiver pour des enfants de 6 à 17 ans. Le forfait comprend le transport, l’hébergement, la restauration, les activités et leur encadrement. Le programme doit s’adapter aux différences de niveau des participants.

Activités et transport

Le programme comprend au minimum 6 séances de ski alpin et/ou de snowboard, d’au moins 2 heures chacune, ainsi qu’au moins une séance de découverte d’une autre activité, par exemple raquettes ou ski de fond. Le matériel nécessaire à la pratique du ski et des autres activités programmées est mis à disposition. Le ski est encadré par des moniteurs ESF, conformément aux normes en vigueur.

Le transport aller-retour et l’accompagnement des enfants jusqu’à la destination sont inclus, quel que soit leur nombre. Le dispositif prévoit un trajet nocturne en car ; si le trajet s’effectue en train, les modalités de prise en charge correspondantes sont prévues. Le transport doit respecter la réglementation d’encadrement et les interdictions de circulation applicables, et offrir des conditions adaptées de sécurité et de confort. Le titulaire doit être assuré pour le transport des enfants et de leurs bagages.

• Les accompagnateurs sont présents une demi-heure avant le départ et leur nombre est adapté à l’effectif, dans le respect de la réglementation.
• La liste des accompagnateurs et leurs coordonnées téléphoniques sont transmises au service municipal au moins 48 heures avant le départ.
• L’offre décrit le mode de transport proposé et démontre son adéquation aux exigences de sécurité, de confort et de durée du trajet.

Hébergement et restauration

Le titulaire indique les capacités d’accueil selon les tranches d’âge au sein de la même structure. Les locaux doivent comprendre une salle à manger, des chambres adaptées à l’âge et au nombre d’enfants et distinctes de celles du personnel, des sanitaires propres et en nombre suffisant, une infirmerie équipée, une chambre d’isolement, des salles d’activités et de jeux ainsi que des espaces extérieurs aménagés pour les enfants. Les locaux, le mobilier et le matériel utilisés doivent être propres et entretenus. Le titulaire fournit l’attestation d’assurance et les documents relatifs aux bâtiments, notamment ceux concernant la commission de sécurité et les agréments.

La pension complète comprend un petit-déjeuner, un déjeuner chaud ou, pour les sorties à la journée, un pique-nique froid, un goûter et un dîner chaud. Les repas doivent être de qualité, équilibrés, en quantité adaptée et conformes aux règles d’hygiène et de sécurité de la restauration collective. Au moins un repas à thème doit mettre à l’honneur des spécialités gastronomiques régionales. Un repas adapté est prévu pour tout enfant présentant des allergies alimentaires, en lien étroit avec la famille et le service municipal et, si nécessaire, avec le médecin de famille.

Information, inscriptions et bilan

Le titulaire met en place des échanges de contacts entre ses responsables et le service municipal, afin qu’ils puissent se joindre à tout moment en cas d’urgence et que tout problème soit signalé rapidement. Pendant le séjour, il organise l’information des familles et de la mairie, prévoit un numéro d’urgence, rend compte succinctement des activités journalières, diffuse des photos et permet le dialogue avec les familles. Il informe aussi la mairie et les familles de l’arrivée effective des enfants selon une modalité préalablement validée. Il participe à la réunion de présentation destinée aux familles et propose systématiquement à celles-ci une assurance annulation.

L’offre précise le nombre total de places ouvertes, les capacités minimale et maximale proposées pour la commune, les dates limites d’inscription et les possibilités éventuelles d’inscriptions supplémentaires. Le prestataire fournit la fiche de renseignements à faire compléter et signer par les familles en mairie avant sa transmission avant le départ. Un bilan d’exécution conjoint avec les services municipaux est inclus dans la prestation.