Organisation d’un séjour intergénérationnel

Organisation d’un voyage municipal pour 220 à 230 participants, avec 225 personnes comme effectif de référence. Le séjour comprend les prestations de transport, d’hébergement, de restauration, d’animation et d’accompagnement, coordonnées par le titulaire.

Hébergement et restauration

Hébergement de tout le groupe dans un seul hôtel ou hôtel-club, classé au moins 4 étoiles selon le classement local, en bord de mer avec accès direct à la plage et piscine. Les chambres doubles ou twin doivent comporter climatisation, salle de bains, télévision, coffre et sèche-cheveux ; les douches sont à privilégier. L’offre doit décrire les ascenseurs, l’accessibilité PMR, les chambres adaptées disponibles et les distances de circulation. Des chambres individuelles peuvent être proposées, avec capacité et éventuelles gratuités précisées.

La pension complète en formule tout compris couvre les repas des journées de séjour et les 7 nuits : petits-déjeuners, déjeuners, dîners, boissons selon le descriptif contractuel, collations éventuelles et cocktail de bienvenue. Les horaires, restaurants, menus ou choix de plats, régimes particuliers, boissons incluses et exclusions doivent être décrits ; aucun supplément obligatoire non annoncé ne peut être imposé.

Transports et accompagnement

Le transport comprend les autocars aller-retour entre la commune et l’aéroport, les vols aller-retour, un bagage en soute par personne, les taxes et frais obligatoires, puis les transferts en autocars climatisés entre l’aéroport et l’hôtel. L’offre précise les horaires prévisionnels, compagnies, escales éventuelles, attentes, franchises bagages, accessibilité des personnes à mobilité réduite et gestion des retards. Une assistance à l’enregistrement et aux formalités est prévue.

Un accompagnateur identifié par le titulaire est présent du départ au retour. Le titulaire fournit un contact d’urgence joignable pendant le séjour, coordonne les échanges avec les responsables municipaux, informe les voyageurs et assiste aux formalités. Le dispositif d’accès aux soins, les établissements médicaux à proximité et les mesures d’évacuation médicale sont à décrire.

Animations, excursions et garanties

Le programme prévoit des animations de journée et de soirée adaptées à différents âges, des spectacles, une soirée festive et la possibilité d’une soirée blanche ; la langue d’animation et un programme type sont à préciser. Les excursions sont facultatives et doivent être décrites séparément, avec contenu, durée, accessibilité, prix TTC et conditions de réalisation. Aucune excursion facultative ne peut être imposée.

Le prix comprend les garanties d’assistance, de rapatriement médical, de bagages et d’annulation prévues au contrat. Les notices doivent préciser plafonds, franchises, exclusions, délais de déclaration et procédure de sinistre. Le candidat justifie également des assurances professionnelles, de son immatriculation et de sa garantie financière requises pour son activité.

Une prestation de repérage est incluse pour deux représentants de la commune : deux nuits, hébergement et prestations sur place, transport aller-retour et transferts compris. Le titulaire remet le programme détaillé, la liste des prestations incluses, les documents de voyage, les contacts utiles et les procédures d’urgence dans les délais contractuels.