Organisation de sorties et séjours seniors

Le titulaire prépare et coordonne les sorties commandées par la Ville, depuis les réservations jusqu’au retour des participants. Selon le programme validé, la prestation comprend transport, accueil et accompagnement, visites et activités, billetterie, restauration et gestion des imprévus. Les sorties peuvent se dérouler dans les Bouches-du-Rhône, en Provence-Alpes-Côte d’Azur, dans d’autres régions françaises et, si la programmation le prévoit, à l’étranger. Les séjours avec une ou plusieurs nuitées sont possibles, sans engagement de commande.

La programmation indicative 2027 prévoit des journées Cabaret équestre, Fêtes du Mimosa, en Camargue, Croisière Mireio, Escapade Lour Marin et Palavas, de janvier à juin. Elle ne vaut pas commande : chaque prestation est définie et validée par la Ville, puis commandée par bon de commande. Le besoin est estimé entre 55 et 110 participants par sortie. La programmation des années suivantes est établie par la Ville; le titulaire peut proposer des destinations et programmes, soumis à validation.

Préparation et coordination

Avant chaque sortie, le titulaire vérifie disponibilités, réservations, horaires, accès, capacités d’accueil, accessibilité, stationnement, restauration et contraintes particulières. Il fournit un programme détaillé avec déroulement chronologique, itinéraire indicatif, visites, activités, pauses, temps libres, restaurant et menu, horaires, lieux de départ et de retour et informations d’accessibilité. Il coordonne transporteurs, guides, restaurants, sites et activités, conserve les confirmations de réservation et peut les transmettre à la Ville. Il remet aussi une documentation écrite complète du programme jour par jour et des informations pratiques aux participants.

Aucune modification substantielle ni dépense supplémentaire ne peut être décidée sans accord préalable de la Ville. En cas d’indisponibilité, le titulaire l’informe immédiatement et recherche une solution de niveau aussi proche que possible; en cas d’annulation, il limite les frais et justifie ceux qui sont engagés et non récupérables.

Transport, visites et restauration

Lorsque le transport est prévu, il s’effectue aller-retour depuis le point de rendez-vous défini par la Ville; les transferts en car se font en autocar grand tourisme. Les véhicules sont conformes, entretenus, propres, en état de fonctionnement, adaptés à l’effectif et équipés des dispositifs réglementaires de sécurité. Les conducteurs disposent des qualifications nécessaires et respectent les règles de sécurité, de conduite et de repos. Le titulaire veille à l’embarquement, au confort et à la sécurité; panne ou immobilisation implique une mesure immédiate de continuité, avec véhicule de remplacement adapté si nécessaire.

Le titulaire assure les réservations de visites et activités, vérifie ouverture, disponibilité, capacité d’accueil et conditions d’accès. Un guide ou intervenant spécialisé est prévu lorsque la commande le demande; les droits d’entrée sont inclus lorsqu’ils sont commandés. Pour les séjours à l’étranger, l’offre comprend un accompagnateur-guide francophone ou un correspondant local. La gratuité est prévue pour 2 à 5 accompagnateurs désignés par la Ville selon le nombre de participants. L’assistance administrative est assurée à l’aller et au retour, y compris en cas d’annulation d’un vol ou d’un train pour les déplacements lointains; l’assistance bagages et leur manutention sont assurées lors des transferts et à l’hôtel.

Quand un repas est prévu, le titulaire le réserve et communique le restaurant, son adresse, les horaires, le menu, les boissons comprises et les conditions particulières. Il prend en compte l’hygiène, le confort, l’accessibilité et les contraintes alimentaires signalées. Les temps libres sont encadrés par des informations précises sur leur lieu, leur durée et la reprise du groupe.

Séjours avec nuitées

L’hébergement est prévu en hôtel classé au minimum 3 étoiles selon la norme française, climatisé et adapté aux personnes à mobilité réduite. Les villages vacances sont exclus. L’hôtel se situe à proximité immédiate d’un centre animé ou d’une agglomération, avec navette gratuite ou payante. Pour un circuit, un seul lieu d’hébergement est proposé. L’hôtel comporte un ascenseur, sauf si toutes les chambres sont au rez-de-chaussée; une formule en bâtiment unique avec ascenseur ou en bâtiments regroupés près de la structure centrale est admise.

Les chambres comprennent douche (pas de baignoire) et WC adaptés, linge de toilette et lits jumeaux pour les chambres à partager. Les chambres individuelles ont une superficie équivalente aux chambres doubles ou twin et des prestations identiques; elles sont éloignées des lieux bruyants. Trois accompagnateurs sont hébergés en chambre individuelle, quel que soit l’effectif. En cas de nombre impair, aucune majoration n’est prévue pour une chambre double à usage individuel; après le désistement d’une personne partageant une chambre, l’autre conserve la chambre sans supplément. Le dernier jour, les chambres restent disponibles jusqu’à 10 h, voire 12 h selon l’horaire de départ définitif de l’hôtel et l’absence de sortie; un espace sécurisé pour les bagages est prévu si nécessaire. Les équipements mentionnés comprennent piscine, bar et salle de télévision; les équipements de confort ou de loisirs payants sont signalés avec leur prix indicatif.

La pension complète, boissons comprises, couvre le premier au dernier jour, y compris les repas pendant les trajets en car et ceux liés aux horaires de convocation et d’arrivée en gare ou aéroport; aucun supplément ne s’ajoute au prix du séjour pour ces repas. Avant validation, le titulaire précise notamment l’établissement, les nuitées, l’hébergement, les conditions d’accueil et de restauration, les horaires, les prestations incluses ou complémentaires et les conditions d’annulation.

Adaptation, sécurité et suivi

Les programmes tiennent compte de la mobilité, des pauses, de l’accès aux sanitaires, du confort, de l’accessibilité des sites et du rythme des visites; sauf demande expresse de la Ville, ils évitent les activités présentant des difficultés physiques disproportionnées. Le titulaire emploie du personnel compétent, désigne un interlocuteur principal et prend les mesures nécessaires pour prévenir les risques liés aux déplacements, transports, visites, activités, repas et météo. Il signale immédiatement les incidents significatifs.

La Ville peut contrôler le transport, les réservations, le programme, l’accueil et la qualité des prestations; le titulaire fournit les justificatifs nécessaires, corrige les dysfonctionnements et participe aux bilans périodiques.