Organisation et scénographie d’une cérémonie de fin d’études

Le titulaire conçoit, coordonne et accompagne la cérémonie de fin d’études. La proposition créative doit placer les étudiants au cœur d’une expérience collective, solennelle mais dynamique, et renouveler la manière d’articuler discours, valorisation des promotions et séquences audiovisuelles. Jusqu’à deux concepts peuvent être proposés, avec naming, fil rouge, promesse expérientielle, scénographie, besoins techniques et conducteur prévisionnel.

Le dispositif doit valoriser les formations, niveaux de diplôme, promotions et étudiants, susciter l’émotion et ménager des moments forts sans demander une forte mobilisation des étudiants en amont. Le conducteur détaillé prévoit l’alternance des prises de parole, des temps consacrés aux étudiants, des transitions, des contenus audiovisuels et des temps techniques ; la cérémonie ne dépasse pas 1 h 30. L’agence propose un dispositif d’animation et peut concevoir et réaliser des contenus audiovisuels. Le grand témoin est pris en charge par le Groupe éklore ; l’agence peut suggérer un profil et proposer sa mise en scène.

Inscriptions, accueil et déroulé

À partir de la liste initiale d’invités fournie par le Groupe éklore, l’agence met en place la solution d’inscription et de billetterie, gère les inscriptions et leur suivi, génère et envoie les billets ou QR Codes, effectue si nécessaire les relances selon les modalités convenues et assure la gestion technique de la billetterie jusqu’à l’événement. Elle fournit une solution simple et fiable d’émargement et de contrôle d’accès, adaptée à une gestion par les équipes éklore. L’accueil physique et l’émargement sont réalisés par les équipes éklore et des bénévoles étudiants.

La jauge maximale envisagée est de 250 étudiants, accompagnés de deux proches au maximum chacun, soit jusqu’à 750 participants. Le déroulé indicatif prévoit l’accueil et l’émargement de 17 h 30 à 18 h, la cérémonie de 18 h à 19 h 30, les photos de groupe par promotion de 19 h 30 à 20 h, puis le cocktail dînatoire, les animations et les spectacles de 20 h à 00 h 30.

Aménagement et coordination technique

En concertation avec le Groupe éklore et le Palais Beaumont, le titulaire prépare, monte et démonte les installations, pose et enlève les éléments de décoration, met en place les végétaux éventuellement prévus et aménage les espaces de cérémonie, de cocktail et de soirée. Il coordonne les équipes du lieu et le traiteur sélectionné par éklore, transmet les plans et besoins techniques, coordonne les installations et veille à la mise en œuvre des éléments de scénographie et de décoration communiqués au traiteur.

Les prestations techniques comprennent, en coordination avec le Palais Beaumont et dans la limite de ce qui est déjà compris dans le contrat du lieu, l’installation des équipements, écrans et dispositifs de projection et de diffusion vidéo, les régies lumière et son, les équipements de cérémonie et d’animation, ainsi que la mise à disposition et l’installation des pupitres. Le titulaire pilote les répétitions et tests techniques, la coordination générale le jour J, les transitions, la gestion des imprévus et la supervision du démontage. Un chef de projet ou directeur de production identifié est présent pendant toute la manifestation.

Cocktail, soirée et responsabilités des intervenants

Pour le cocktail dînatoire dans la salle des Ambassadeurs, l’agence propose un concept d’ambiance cohérent avec la cérémonie, des animations et spectacles, une scénographie, des principes de décoration et d’éclairage, un séquencement de la soirée et des dispositifs favorisant les échanges entre étudiants, proches, Alumni, collaborateurs et enseignants.

Le Groupe éklore prend directement en charge les prestations du Palais Beaumont et du traiteur, qu’il sélectionne et finance. La sécurité réglementaire est assurée par le Palais Beaumont et prise en charge directement par le Groupe ; le titulaire en coordonne les prestations avec le lieu. Le photographe/vidéaste et le grand témoin sont également pris en charge par le Groupe. Celui-ci se réserve la possibilité de recourir directement à certains prestataires externes, notamment pour l’animation ou le grand témoin.