Conception et organisation de la cérémonie de remise des diplômes

La mission porte sur la conception éditoriale, scénographique et opérationnelle d’une cérémonie unique réunissant les diplômés de toutes les formations. Le format doit mettre en valeur la diversité des parcours et renforcer l’expérience des diplômés et de leurs proches. Le public attendu est d’environ 1 200 personnes.

Concept et contenus

Élaboré avec l’équipe projet, le concept comprend un fil rouge narratif, un conducteur détaillé, une scénographie et une mise en scène audiovisuelle. Le déroulé alterne remises de diplômes, témoignages, vidéos, interventions et animations.

Le dispositif prévoit notamment :

• une mise en valeur propre à chaque formation, ainsi que des parcours, programmes et options;
• des prises de parole étudiantes courtes et dynamiques, favorisant des témoignages authentiques et représentatifs;
• des séquences consacrées aux distinctions académiques, aux parcours et à l’engagement étudiant, ainsi qu’à la vie associative, sportive, citoyenne, culturelle et solidaire.

Plusieurs scénarios doivent fluidifier l’appel des diplômés : appel par groupes ou parcours, affichage numérique automatisé, synchronisation audiovisuelle et optimisation des flux d’entrée et de sortie de scène. L’objectif est de réduire la durée des séquences tout en préservant le caractère individuel et solennel de la remise.

Pilotage et réalisation

Le titulaire assure l’appui méthodologique, organisationnel et opérationnel, le pilotage du rétroplanning, la préparation des réunions, leurs comptes rendus, la coordination technique et logistique et la direction opérationnelle le jour de l’événement. Il accompagne l’équipe de l’établissement, d’environ vingt personnes mobilisées, et coordonne les intervenants et prestataires.

La mission comprend aussi l’identification des prestataires adaptés et la proposition de devis; les engagements financiers avec ceux-ci sont gérés par l’établissement. Sont également à accompagner la gestion des flux et de l’accueil, la billetterie des réservations pour la cérémonie et le cocktail via BilletWeb, ainsi que la conception et l’organisation d’animations et d’un show audiovisuel selon le programme retenu.

Le déroulement opérationnel comprend le lancement et la préparation du préprogramme, la finalisation du programme et la répartition des tâches, la préparation et l’installation, la gestion de l’événement, puis le débriefing.

Livrables et validation

Livrables a minima : concept général, programme avec conducteur détaillé, plan de scénographie, rétroplanning complet, recommandations d’organisation et bilan détaillé assorti de préconisations pour les éditions futures. Des réunions de validation sont organisées à l’issue des phases; les prestations font l’objet d’une validation systématique.