Organisation de la cérémonie de remise des diplômes

Le marché confie à un prestataire unique la coordination des moyens nécessaires aux quatre cérémonies. Le besoin prévoit une cible de 2 000 personnes réparties entre les événements, avec un maximum de 650 personnes présentes à une cérémonie. La tranche ferme porte sur 2 000 personnes ; quatre tranches optionnelles peuvent porter la jauge à 2 100, 2 200, 2 300 ou 2 400 personnes. La jauge maximale retenue doit être communiquée au titulaire au moins 10 jours avant les festivités.

Les dates souhaitées sont les 20 et 21 mars, les 2 et 3 avril ou les 10 et 11 avril 2027. Le candidat peut proposer plusieurs dates disponibles. La salle doit être disponible le jour des cérémonies et peut l’être dès la veille pour l’installation. Le déroulement prévu comprend une cérémonie le vendredi soir (17 h–21 h 30) et trois le samedi (9 h–13 h 30, 13 h–17 h 30 et 17 h–21 h 30). Les horaires sont estimatifs : un décalage de 15 à 30 minutes est possible. Si le chevauchement entre fin de cocktail et accueil suivant est impossible, une amplitude de 8 h 45 à 22 h 30 est envisagée, avec départ des équipes organisatrices à 23 h.

Chaque cérémonie comprend trois temps, pour une durée estimative totale de 4 h 30 à 4 h 45 : accueil et vestiaire (45 à 60 minutes), plénière (1 h 30 à 2 h), puis remise des diplômes et cocktail (1 h 15 à 1 h 30).

Accueil, vestiaire et remise des tenues

• L’accueil comprend 4 bornes, 4 chaises ou tabourets, une signalétique par borne, des potelets pour séparer les 4 files et des bracelets de 4 couleurs. Cet espace est géré par le personnel de l’organisateur.
• Le vestiaire dispose de portants pour 650 personnes, d’une signalétique spécifique, de tickets et d’un nombre suffisant d’hôtes ou d’hôtesses.
• Un stand de retrait des toques et toges, avec comptoirs et tabourets, est prévu en début d’événement, ainsi qu’un stand de retour en fin d’événement. Les deux stands peuvent être réunis selon la salle ; le stand de retour peut aussi être placé avec le vestiaire.

Plénière et remise des diplômes

La salle doit accueillir 650 personnes assises. La scène, équipée d’un pupitre, doit pouvoir recevoir au moins 70 personnes pour les photographies de promotion ; elle comprend un écran pour projeter des titrages. Une régie son et lumière doit permettre la captation vidéo de la cérémonie.

Pour la remise des diplômes par département de formation, il faut 5 îlots de 2 tables de 2 places chacun, avec tables habillées de coton gratté, chaises, éclairage adapté et signalétique.

Cocktail et espaces associés

Un espace distinct de la plénière doit permettre le cocktail sans déplacer tout le parterre de sièges. La prestation prévue comprend, par cocktail, 7 pièces salées dont 3 chaudes, 3 pièces sucrées, du crémant, de la bière à la pompe ou au fût et des boissons sans alcool. Pour la cérémonie du samedi après-midi, une variante de 3 pièces salées froides et 7 pièces sucrées est possible selon le phasage et les coûts induits.

L’espace doit permettre au moins 2 bars, un espacement pour 3 bars constituant un avantage, et un service suffisamment doté en personnel pour couvrir tout l’espace. Un temps de cocktail de 30 minutes peut être réservé au personnel avant celui des diplômés et accompagnateurs ; le nombre de participants est communiqué au titulaire au moins 10 jours calendaires avant l’événement. Le candidat décrit l’ambiance musicale envisagée et la possibilité de faire intervenir un DJ ou un groupe. Sont également prévus des mange-debout, un espace photo-call et un espace privatif pour stocker les diplômes et les effets personnels de l’organisation.

Le site doit disposer d’un parking permettant d’identifier une zone VIP de 50 places. Le mémoire technique détaille les moyens humains par domaine et leurs qualifications, notamment pour la sécurité, la logistique, la technique, l’accueil et le cocktail, ainsi que les matériels, équipements, prestations de traiteur, organisation et planning.