Organisation réunion annuelle et prestation traiteur

Scope fonctionnel

Conception, organisation et réalisation d'une réunion annuelle interne (tranche ferme) et, en option, d'un événement institutionnel distinct (matinée + cocktail déjeunatoire).
Coordination opérationnelle complète : interlocuteur principal unique, gouvernance projet, réunion hebdomadaire, rétroplanning et reporting.

Missions AMO et gouvernance

Pilotage global du projet en interface avec la direction et l'ensemble des intervenants (animateurs, intervenants, direction artistique, prestataires techniques et logistiques).
Organisation des répétitions et filages (animateurs, intervenants) ; préparation du jour J (montage/démontage, briefing régie, chronologie des séquences).
Gestion proactive du planning, du budget, des risques (techniques, logistiques, flux participants) et mise en place de mesures préventives et plans d'actions.
Présence d'une équipe de régie dédiée pendant la durée de l'événement pour la gestion opérationnelle (briefs, déclenchements séquences, sonorisation, vidéo, éclairage, scènes, mobilier).

Production, direction artistique et supports

Travail conjoint avec le/la directeur/trice artistique : déclinaison du concept, proposition d'animations, mobilier et décor scène selon direction artistique.
Direction de projet pour la production du support de présentation (PPT) à partir d'une trame graphique fournie.
Proposition d'animations d'engagement des collaborateurs en amont et pendant l'événement.

Location de salle et prestations techniques associées

Mise à disposition d'une salle privatisée pour la durée définie (privatisation demandée 8h–01h) avec capacité plénière indiquée : 680 places assises (incluant places PMR), accueil, vestiaire, loges et espaces dédiés aux cocktails, îlots traiteur et zones d'animation.
Fourniture des prestations techniques packagées : vidéo (écrans, vidéoprojection, caméras, régie, streaming si nécessaire, logiciel de vote), son (système adapté à la jauge, micros HF et micro‑casques), lumière (ambiances plénière et soirée), fluide (alimentation électrique, chauffage, ventilation), mobilier (estrades, chaises, scène), nettoyage courant et permanent, accès Internet wifi, sécurité et secours médical.
Obligation d'assurance du lieu couvrant dommages matériels avec clause de renonciation à recours contre le contractant ; l'agence doit fournir ses attestations d'assurance.

Soirée et animations

Programmation d'animations festives : DJ ou groupe, photobooths (2), animations collectives, stands animés, options impliquant les collaborateurs.
Gestion logistique et technique spécifique pour la soirée dansante et l'animation (son, lumière, sécurité, flux participants).

Tranche optionnelle

Organisation d'une matinée événementielle complémentaire : supervision, coordination mutualisée des ressources techniques et logistiques, chiffrage distinct possible pour la tranche optionnelle.

Livrables et obligations opérationnelles

Conducteur détaillé actualisé (qui fait quoi, quand, comment), plans d'implantation des espaces, gestion des flux et signalétique, planning de montage/démontage.
Reporting régulier et justificatifs de conformité (sécurité, accessibilité PMR, assurances).
Clause d'adaptation en cas de crise sanitaire (format hybride/distanciel ou résiliation sans indemnité hors prestations réalisées).

Tous les détails du marché

Gagnez du temps, toutes les infos des documents sont déjà analysées: cahier des charges, infos clés, budget, contact, etc

Lot 1: AMO, communication et location de salle