Organisation et coordination d'événements

Recherche, sélection et remise en état des espaces

• Proposition d'au moins trois sites adaptés par événement, incluant prix, conditions d'utilisation, disponibilités et justificatifs d'accessibilité.
• Exigences de performance environnementale et retour énergétique pour les sites proposés.
• Remise en état et nettoyage post-utilisation; coordination avec prestataires imposés par les bailleurs si nécessaire.

Location et gestion de matériels et mobiliers

• Fourniture et installation (montage/démontage, livraison/reprise, assurance) : tentes et structures légères, gradins/tribunes/podiums, mobilier, matériel informatique, audiovisuel, enregistrement, transmission, sonorisation, éclairage, traduction technique (équipements), vote électronique, musique d'ambiance.

Aménagements et signalétique

• Signalétique d'accueil et d'orientation, juponnage, revêtements de sol, vestiaire, fonds de scène, kakémonos, bâches, panneaux et supports d'orientation.

Conception et production de supports de communication

• Création graphique (web & print), déclinaison d'identité visuelle, édition et façonnage des supports, préparation de documents remis aux participants.

Site web, contenus et mailing

• Reprise et adaptation de contenus existants, création/maintenance d'un site dédié, mises à jour, conception et envoi de campagnes emailing.

Ressources humaines événementielles

• Proposition d'animateurs/journalistes (minimum trois noms sur demande); recrutement et formation d'hôtes/hôtesses et chefs d'accueil, avec consignes opérationnelles et formation aux bonnes pratiques.

Gestion administrative et inscriptions

• Secrétariat général, gestion des fichiers et des inscriptions (gratuites et payantes), recouvrement et suivi comptable, gestion des participants et listes.

Restauration et politique durable

• Organisation de la restauration selon principes durables : menus locaux/biologiques, réduction du gaspillage, vaisselle réutilisable, eau du robinet, bilan restauration.

Interprétariat, transcription et production multimédia

• Mise à disposition d'interprètes sur demande (simultané/consécutif, langues des signes), services de transcription et comptes rendus mis en page, reportages photo/vidéo/podcasts, post-production et gestion des droits à l'image.

Animations et services complémentaires

• Propositions d'animations culturelles et artistiques; gestion commandes et prise en charge des déplacements/hébergements selon règles définies; organisation des livraisons et enlèvements des supports.

Évaluation, livrables et conformité

• Production d'un ensemble de livrables avant et après événement : rétro-planning, conducteur technique, devis détaillés, bilans environnementaux prévisionnels et post-événement, bilans financiers, fichiers source, restitutions d'enquêtes de satisfaction, et reporting opérationnel.

Sécurité et conformité des données

• Coordination des prestations de sécurité et gardiennage assurées par agents qualifiés; obligations de gestion et protection des données personnelles et mesures de sécurité applicables aux traitements.