Organisation de réceptions officielles

Le titulaire assure la préparation, le transport, l’installation, la présentation et le service de lunchs, cocktails, repas, plateaux-repas et lunchs dînatoires. Les commandes précisent notamment le type de réception, le nombre de convives, le lieu, la date et l’heure. Les prix unitaires sont appliqués aux quantités réellement exécutées et comprennent, selon la prestation, les denrées, le personnel, le conditionnement, l’emballage, le stockage, le transport jusqu’au lieu d’installation ou de livraison, la vaisselle, les vestiaires, les taxes, la casse et les pertes.

Lunchs

Les prestations comprennent notamment :

• Lunch d’environ 150 personnes : fours salés, pains surprises, charcuteries, viandes, salades, mini-fromages, pains, tartes et flans ; les boissons sont fournies par la personne publique.
• Lunchs de 500, 1 500 ou 1 700 personnes : assortiments de sandwiches, charcuteries, terrines, saumon fumé, viandes froides, crudités, préparations chaudes, fromages, pains, desserts, fruits et petits fours.
• Lunch dînatoire de 2 500 à 3 000 personnes : charcuteries, tartes chaudes, tartines, sandwiches, briochettes, pièces de présentation, viandes froides, salades, brochettes, fromages, pains, desserts, 2 550 petits fours, fruits et animations culinaires.

Pour les grands lunchs, les compositions indicatives comprennent notamment 32 kg de charcuterie, 1 600 tartes chaudes, 550 tartines, 900 sandwiches, 1 100 briochettes, 22 kg de viandes froides, 550 timbalines de salades, 600 brochettes et 2 550 petits fours. Des animations peuvent inclure un plat chaud et un atelier sucré.

Cocktails et repas

Le titulaire fournit le matériel de platerie, l’argenterie, les verres, les tables, les nappes en tissu et les bacs à glace. Les cocktails comprennent notamment canapés, feuilletés, pains surprises, sandwiches, spécialités froides et chaudes, pièces de décoration, fours frais et glacés, fruits et animations. Le cocktail de 100 personnes prévoit 15 pièces par personne ; celui de 3 000 personnes comporte notamment 7 400 canapés, 3 500 spécialités chaudes, 9 950 fours frais et glacés, 62 pains de seigle surprise et 75 bouteilles de whisky.

Les repas de 2 à 15 personnes sont servis à table dans la salle à manger du 11e étage de l’Hôtel de Ville, avec maître d’hôtel, cuisinier, cuisine équipée et propositions de menus préalables. Le repas champêtre de 100 à 120 personnes comprend notamment apéritif, mises en bouche, buffet d’entrées et de salades, plat chaud, fromages, pains et desserts.

Des plateaux-repas pour environ 350 personnes sont livrés. Leur prestation doit être équivalente à celle proposée aux convives de la réception, avec une présentation particulièrement soignée. Les exemples comprennent notamment une entrée, une viande ou un poisson, une salade, un fromage, un dessert, du pain et des boissons.

Matériel, personnel et présentation

Le personnel mis à disposition comprend un directeur de réception, des premiers maîtres d’hôtel, des maîtres d’hôtel et des femmes d’office. Les agents dressent les buffets, disposent les verres, couverts, assiettes et boissons, rafraîchissent les boissons avec les glaçons fournis par le titulaire et assurent le service dans les règles de l’art. Ils portent une veste blanche immaculée.

Les vestiaires sont prévus en quantité suffisante lorsque la commande le demande. Le champagne et l’eau plate sont fournis par la personne publique ; le champagne est ouvert au signal du commanditaire et servi frappé. Les autres boissons prévues, notamment vin, jus de fruits, Perrier et café, relèvent des prestations selon les types de réception.

L’installation doit être terminée une heure avant la réception pour les lunchs et repas de 2 à 15 personnes, et une demi-heure avant pour les cocktails. Des présentations florales peuvent être demandées ; elles font l’objet d’un devis préalable soumis à l’acceptation de la personne publique.

Hygiène, transport et contrôles

Les denrées sont préparées conformément aux règles légales, réglementaires, sanitaires et d’hygiène. Elles doivent provenir de laboratoires ou ateliers ayant reçu un avis sanitaire favorable. Les produits doivent être en parfait état sanitaire à la livraison et respecter les normes applicables aux composants et additifs.

Le transport utilise des contenants autorisés, résistants, imperméables et hermétiquement clos, ou des bacs en acier inoxydable, aluminium ou matière plastique rigide autorisée. Les paniers en osier, caisses en bois et bacs en matière plastique souple sont exclus ; les denrées sont protégées contre les souillures par une feuille propre à usage unique.

Des vérifications quantitatives et qualitatives sont réalisées à la livraison. Des prélèvements peuvent être effectués pour analyses officielles des composants ou analyses bactériologiques ; les frais d’analyse sont à la charge du titulaire en cas de non-conformité. Les fournitures non conformes doivent être remplacées immédiatement ou peuvent être acceptées avec réfaction. Les décisions de rejet pour contestation de salubrité sont sans appel.